Aunque la mayoría de los gerentes o ejecutivos hacen un buen trabajo promoviendo los viajes de incentivo en sus empresas, suelen tener dificultades y a veces no consiguen organizarlos adecuadamente. Ahí es donde entra usted. Pero, ¿cómo puede convencer a sus clientes y prospectos de que pueden confiar en usted para las tareas que no podrían realizar ellos mismos? Para empezar, demuéstreles que está mejor equipado que ellos. Es probable que ya esté utilizando un software para ayudarle en sus listas de tareas diarias como agente de viajes especializado en MICE, pero ¿tiene todas las características clave necesarias para garantizar el éxito de cada uno de sus proyectos?
La siguiente lista de comprobación le aclarará la visión de cuáles son las herramientas necesarias que necesita su software para poder ofrecer una propuesta impecable a su cliente en todo momento.
LAS CARACTERÍSTICAS QUE NECESITA EN SU SOFTWARE DE VIAJES DE INCENTIVO ✅
1/ Generador de planificación de viajes y eventos 📅
Para que pueda gestionar todos sus proyectos sin problemas, es imprescindible contar con un constructor de planificación de eventos eficiente y fácil de usar. Como es muy probable que varias personas trabajen en un mismo proyecto, también es esencial que éste sea interactivo. Así, todas las partes estarán al tanto de las últimas actualizaciones y modificaciones realizadas en cada proyecto.
Equípese con una herramienta capaz de modificar instantáneamente cada documento o factura al arrastrar, hacer clic o teclear en el calendario interactivo, y lo que es más importante, capaz de almacenarlo todo en un solo lugar para reducir la confusión en la gestión del evento.
Si es totalmente personalizable y le permite tener una visión general no vinculada al tiempo de todos los movimientos, hará que usted y su equipo se sientan más seguros a la hora de asumir más proyectos.
2/ Herramienta de RFP en línea 💻
No deje que su negocio pierda tráfico durante las horas de cierre y considere la posibilidad de utilizar un widget de RFP. Incorporarlo a su sitio web permitirá a sus clientes potenciales navegar por todas sus propuestas y acostumbrarse a sus productos antes de ponerse en contacto con usted.
Con una RFP, sus clientes potenciales podrán presentar una solicitud exactamente como la tienen en mente. No sentirán ninguna presión para comprar y tendrán tiempo para explorar todas las posibilidades y solicitar una propuesta las 24 horas del día. Le ayudará a ganar un tiempo precioso, ya que usted, a cambio, conocerá sus necesidades de antemano.
Esta herramienta garantiza una comunicación fluida entre proveedor y comprador, para B2C e incluso B2B.
Sin tener que mover un dedo, seguirá teniendo oportunidades de impulsar las ventas desde su sitio web en cualquier momento, tanto de día como de noche. Con un sistema de reserva de eventos en línea integrado en su sitio web, los clientes sabrán exactamente lo que tiene que ofrecer y lo que pueden comprar. Esto le situará definitivamente un paso por delante de la competencia directa.
3/ Ofertas digitales 🤝🏽
Una forma indudable de ir más rápido en todas tus acciones es digitalizarse. No sólo le ahorrará tiempo, sino que además podrá personalizar todas sus propuestas con elementos visuales convincentes que vendan, ya sean fotos, presentaciones o vídeos. ¿Cómo te ahorrará tiempo exactamente, te preguntarás? Bueno, el simple hecho de que pueda generar plantillas ya hechas y personalizables con sólo unos pocos espacios vacíos para rellenar con información actualizada en función del proyecto en el que esté trabajando debería convencerle. No es necesario volver a hacerlo en cada solicitud.
Evite las molestias de comunicación enviando las facturas con un solo clic y permitiendo la firma digital. Hará que la transacción se realice sin problemas, evitando que corras detrás de tus clientes para que aprueben rápidamente tu propuesta para que puedas seguir adelante con la organización del evento. Digitalizar todo el proceso hará que vaya más rápido y se le notificará al instante la aprobación en cuestión de minutos. Lo siguiente que sabrás es que estarás programando viajes y eventos a montones.
4/ Facturación automática e interactiva con variables 🧾
Convierta su rutina de facturación en un juego de niños automatizando su proceso de facturación.
Dado que ya estás utilizando un constructor de planificación de eventos interactivo vinculado a tu facturación (lo estás, ¿verdad? 🤨), generar facturas precisas y actualizadas debería ser fácil, ya que todas las modificaciones se tienen en cuenta inmediatamente.
No se puede hablar de facturación sin abordar el tema del IVA. No hay duda de que algunos de tus clientes querrán recuperarlo, y tener el importe exacto del IVA escrito en la factura podría ser crucial para ellos.
Todos los países aplican un IVA diferente a los distintos productos o servicios. En Francia, por ejemplo, el derecho común exige que haya impuestos específicos por proveedor. Algunos clientes incluso prefieren que el IVA de los productos o servicios empaquetados se mencione por unidad.
Conozca más en detalle la gestión del IVA de las agencias de viajes en este artículo. Ezus le permite detallarlo tanto en el software como en las facturas. Reserve una demostración para descubrir más.
5/ Galería de fichas y documentos 🗂️
Para diferenciarse de la competencia, su software de viajes de incentivo debe permitirle editar y personalizar todos sus documentos, ya sean propuestas, roadbooks, billetes, vales, listas de proveedores u hojas de trabajo.
No hay nada mejor que un documento bien diseñado que muestre la identidad visual de su empresa. No sólo le diferenciará de sus competidores, que todavía utilizan herramientas básicas para generar estos documentos, sino que también mostrará a sus clientes que la experiencia por la que le están pagando empieza ahí mismo.
6/ CRM y gestión de tareas 📑👩🏽💻
¿Te imaginas tener todos los contactos que necesitas para organizar tus viajes, eventos y otros seminarios en un solo lugar? Y nos referimos a todos los contactos. Desde clientes, colegas y empleados, hasta proveedores y socios. Una gran comunicación es el primer paso para un gran evento; y todo es posible con un software de viajes de incentivo con una potente función de CRM. La gestión de eventos nunca será tan fácil como tener acceso a los contactos adecuados, poder asociarlos a la tarea correcta y ver todos los movimientos en tiempo real.
Una vez que tenga todos esos contactos registrados, podrá asignarlos completamente a tareas concretas que han sido totalmente integradas en el constructor de planificación de eventos del que hablábamos unas líneas más arriba. Podrás tener una visión clara de la gestión de los participantes del viaje, de las listas de habitaciones, del estado de las reservas, etc.
Un software con estas características le beneficiará definitivamente. La automatización de todas estas tareas le ahorrará mucho tiempo y dinero a largo plazo. Además, podrá concentrarse en otros proyectos, o mejorar sus estrategias de comunicación, la atención al cliente u otras tareas que también requieren atención.
Estas "nuevas" capacidades para trabajar con mayor rapidez y eficacia atraerán sin duda a clientes y proyectos cada vez más ambiciosos. Póngase en contacto con nosotros para saber cómo podemos trabajar juntos hacia este objetivo 😉
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