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Sep 2020
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12
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Producto
Si se ha registrado recientemente en su Registro de Operadores (Atout, Francia para los operadores de viajes en Francia, por ejemplo) o si desea mejorar la gestión de sus eventos, estancias, viajes o excursiones, el software de agencia de viajes es hoy en día el socio ideal para cualquier profesional.
Dependiendo de las actividades que ofrezcas, algunos programas de viajes se adaptarán más o menos a tu agencia.
Para ayudarlo a elegir su software de viaje, Ezus detalla las diferentes funcionalidades, así como las comprobaciones antes de seleccionar su software de viajes.
Un software de viajes es un programa informático que te permite, como profesional, gestionar mejor tu actividad como agencia de turismo, ya sea para crear estancias o viajes a medida.
Un software de viajes se refiere a agencias de viajes, agencias receptivas y operadores turísticos o incluso agencias de eventos para servicios combinados: viajes, incentivos de fin de semana, seminarios de empresa, etc.
El turismo también se preocupa por la tecnología digital a través de soluciones llamadas #TravelTech o #EventTech. Para seguir siendo innovador y competitivo en el mercado, es importante facilitar su actividad gracias a un software completo y práctico.
Desde la década de 2000, existen paquetes de software específicos para operadores de viajes y turismo. Muchas funcionalidades son comunes y facilitan la vida diaria de los profesionales de viajes.
¿Cuáles son las funcionalidades integradas en el mejor software de viajes?
Una agencia de viajes o eventos vende un producto que contiene actividades, catering, alojamiento, transporte, personal, lugares, etc.
Un buen software turístico le permitirá ensamblar sus productos correctamente para empaquetar la oferta adecuada para su grupo objetivo.
El Embalaje dinámico ha tenido su tiempo y sus tecnologías, como el software creado a principios del año 2000, especialmente dedicado a los operadores turísticos con, por ejemplo, Orchestra.
¡El embalaje dinámico ha muerto! ¡Viva el envase abierto!
Consejos y sugerencias:
El CRM (Customer Relationship Management) es, ante todo, una herramienta de ventas y fidelización de clientes para sus clientes.
Existe una gran cantidad de paquetes de software específicos para CRM en el mercado: Salesforce, Active Campaign o Hubspot son las referencias en este mercado.
Un CRM específico para el turismo debe contener campos de acuerdo con los intereses de sus clientes potenciales: por ejemplo, fecha de nacimiento, centros de interés, edad, etc.
Gracias a una herramienta para gestionar su relación de ventas, podrá desarrollar mejor su negocio.
Consejos y sugerencias:
🚨 Tenga cuidado de controlar los derechos de admisión de sus empleados en sus archivos de clientes para que no exporten ninguno de sus archivos.
Por supuesto, el software de viajes debe poder editar sus documentos de viaje de forma personalizada. Es decir, de acuerdo con plantillas de diseño para resaltar tus conocimientos, pero también para poder modificar estos documentos directamente para especificar cada elemento.
Los diferentes documentos que puede generar en un software de viajes son:
Consejos y sugerencias:
Asegúrese de que sus documentos se puedan personalizar.
Esta es la esencia de su trabajo como organizador: saber cómo crear un programa que se adapte a las necesidades de sus clientes. La creación de sus productos turísticos se realiza de forma previa a sus «programas estándar» o en función de las solicitudes de los proyectos. Para un organizador que personaliza su programa para cada solicitud, es importante disponer de una herramienta eficaz.
Se acabaron las hojas sueltas o la creación de programas en Word, Excel o Powerpoint, hay muchas herramientas digitales que le ayudarán a planificar sus viajes.
Por ejemplo: Ezus le permite diseñar viajes día a día y vincularlos a su catálogo para sus presentaciones o precios. Otras herramientas, como X, permiten crear itinerarios en mapas interactivos.
Consejos y sugerencias:
Adopte la solución de software que se adapte a su tipo de viaje (viajes por carretera, excursiones, viajes a un destino, eventos, etc.).
Para una agencia hecha a medida, lo que más tiempo lleva es aplicar las tarifas correctas a los servicios correctos, sobre todo porque es posible que sus proveedores ya le ofrezcan tarifas preferenciales o que su margen cambie según la demanda.
Algunos programas, como Ezus, te permite elaborar presupuestos interactivos, es decir, aplicar tarifas personalizadas a cada uno de tus productos. Tanto si tus precios están pregrabados en tu catálogo como si se recuperan automáticamente en tiempo real a través de un GDS, tendrás que poder modificarlos para calcular tus márgenes correctamente.
Se pueden agregar otros campos del presupuesto, como tarifas, extras, descuentos generales, etc. Gracias a esta funcionalidad, sus agentes ya no necesitan ser expertos en fórmulas de Excel.
Consejos y sugerencias:
Estas funcionalidades son específicas para el puesto de gerente de proyecto o representante de ventas. Le permiten seguir el progreso de sus solicitudes para traducirlas mejor en archivos.
Además, también son herramientas de monitoreo que te permiten avanzar de manera eficiente con tu equipo. Como gerente de sucursal, también es posible ver el progreso de cada proyecto.
Un buen software de administración podrá registrar las actividades de la cuenta en tiempo real. Un buen software de administración podrá registrar las actividades de la cuenta en tiempo real y, en el mejor de los casos, también podrá sincronizar sus correos electrónicos.
Consejos y sugerencias:
La facturación es un tema central para las agencias de turismo, especialmente para los operadores de viajes o las agencias de eventos. De hecho, existen varios regímenes de IVA: el derecho consuetudinario, el IVA no imponible y el sistema de márgenes de beneficio.
Más información en ¿Cómo gestionar el IVA de una agencia de viajes y/o eventos?
Consejos y sugerencias:
🚨 Tenga cuidado con ciertos programas que afirman facturar. Las facturas generadas deben contener la información requerida y no pueden modificarse (creación de una factura en forma de nota de crédito a cambio).
Su software de viajes debe poder recuperar la lista de proveedores en cuestión de su programa. Una vez que tu cliente haya validado tu evento, tendrás que validar las opciones configuradas en tus proveedores.
Existen algunas funcionalidades para automatizar el envío de reservas y comprobar la disponibilidad de sus proveedores.
El objetivo de un software de gestión logística es automatizar sus reservas y permitirle comprobar rápidamente la disponibilidad de cada uno de sus proveedores.
Consejos y sugerencias:
Para optimizar el ritmo de transformación de las cotizaciones de sus eventos o viajes, es imprescindible facilitar el intercambio con su cliente. Para ello, algunos programas de viajes te permiten encontrar los documentos comerciales en línea.
Un área de clientes es su ventana digital en sus paquetes turísticos.
Consejos y sugerencias:
Ya sabes un poco más sobre las funcionalidades de un software de viajes o vacaciones hecho a medida.
¿Es la primera vez que implementa un software en su agencia? ¡No olvides los criterios generales para añadirlos a tu búsqueda!
Para concluir este artículo, también recomendamos algunos criterios de selección esenciales:
Ahora depende de usted seleccionar el software que también corresponda a sus criterios personales.
Porque un instrumento no es más que un instrumento: un violín sin músico no hace música 🎻.
Este artículo fue escrito por Ezus utilizando los comentarios de más de 400 agencias sobre el software de viajes que han elegido.
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