¿Qué software de agencia de viajes debería elegir para su agencia?

Si se ha registrado recientemente en su Registro de Operadores (Atout, Francia para los operadores de viajes en Francia, por ejemplo) o si desea mejorar la gestión de sus eventos, estancias, viajes o excursiones, el software de agencia de viajes es hoy en día el socio ideal para cualquier profesional.

¿Estás buscando el mejor software de agencia de viajes para tu equipo?

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Dependiendo de las actividades que ofrezcas, algunos programas de viajes se adaptarán más o menos a tu agencia.

Para ayudarlo a elegir su software de viaje, Ezus detalla las diferentes funcionalidades, así como las comprobaciones antes de seleccionar su software de viajes.

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1. ¿Qué es un software de agencia de viajes?

Un software de viajes es un programa informático que te permite, como profesional, gestionar mejor tu actividad como agencia de turismo, ya sea para crear estancias o viajes a medida.

Un software de viajes se refiere a agencias de viajes, agencias receptivas y operadores turísticos o incluso agencias de eventos para servicios combinados: viajes, incentivos de fin de semana, seminarios de empresa, etc.

El turismo también se preocupa por la tecnología digital a través de soluciones llamadas #TravelTech o #EventTech. Para seguir siendo innovador y competitivo en el mercado, es importante facilitar su actividad gracias a un software completo y práctico.

2. Las diferentes funcionalidades del software turístico.

Desde la década de 2000, existen paquetes de software específicos para operadores de viajes y turismo. Muchas funcionalidades son comunes y facilitan la vida diaria de los profesionales de viajes.

¿Cuáles son las funcionalidades integradas en el mejor software de viajes?

La gestión de su catálogo de productos y paquetes turísticos.

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Una agencia de viajes o eventos vende un producto que contiene actividades, catering, alojamiento, transporte, personal, lugares, etc.

Un buen software turístico le permitirá ensamblar sus productos correctamente para empaquetar la oferta adecuada para su grupo objetivo.

El Embalaje dinámico ha tenido su tiempo y sus tecnologías, como el software creado a principios del año 2000, especialmente dedicado a los operadores turísticos con, por ejemplo, Orchestra.

¡El embalaje dinámico ha muerto! ¡Viva el envase abierto!

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Consejos y sugerencias:

• Opte por un software turístico que le permita modular la clasificación y la creación de sus paquetes.
• Conserve sus conocimientos a medida manteniendo la personalización en su catálogo, pero también en la presentación de sus productos en un proyecto.
• Tenga cuidado con el software de viajes que aún funciona con los sistemas de «bloques de productos» resaltados en una cotización.
  

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El CRM integrado para su relación comercial.

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El CRM (Customer Relationship Management) es, ante todo, una herramienta de ventas y fidelización de clientes para sus clientes.

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Existe una gran cantidad de paquetes de software específicos para CRM en el mercado: Salesforce, Active Campaign o Hubspot son las referencias en este mercado.

Un CRM específico para el turismo debe contener campos de acuerdo con los intereses de sus clientes potenciales: por ejemplo, fecha de nacimiento, centros de interés, edad, etc.

Gracias a una herramienta para gestionar su relación de ventas, podrá desarrollar mejor su negocio.

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Consejos y sugerencias:

• Comprueba que tu sección de Ventas pueda conectarse a tu sección de Producciones para evitar entradas dobles o errores.
• Configura estadísticas, objetivos u otras estadísticas en tu panel de control. Haz una distinción entre tu facturación real y la prevista.
• Una forma más eficiente de gestionar tus campañas de marketing desde tu CRM.

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🚨 Tenga cuidado de controlar los derechos de admisión de sus empleados en sus archivos de clientes para que no exporten ninguno de sus archivos.

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Generación automática de sus documentos de viaje.

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Por supuesto, el software de viajes debe poder editar sus documentos de viaje de forma personalizada. Es decir, de acuerdo con plantillas de diseño para resaltar tus conocimientos, pero también para poder modificar estos documentos directamente para especificar cada elemento.

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Los diferentes documentos que puede generar en un software de viajes son:

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• Breve (opcional) resumiendo los elementos esenciales de la solicitud del cliente (destino, tipo de evento o viaje, número de personas, presupuesto, intereses, transporte, etc.). El resumen puede evolucionar en cuanto a su calificación y sirve de base para su propuesta comercial. Puede enviarse a sus proveedores en la fase de producción, reserva y logística del proyecto.

• Propuesta comercial presentar el progreso de su programa para convencer a su cliente de que compre. Este documento puede contener páginas en las que se presenta a su equipo, un resumen resumido, una sección del presupuesto, etc. Es el primer y más importante documento que envías después de una solicitud para validar el proyecto.

• Presupuesto se pueden enviar por separado a menudo en formato pdf para hacer una estimación resumida del monto del proyecto. También se puede enviar en una propuesta, especialmente si un presupuesto total es suficiente. El presupuesto proporcionará una descripción detallada de los productos vendidos.

• Cotización es su oferta legal, incluidos sus productos y sus precios, que usted propone a su cliente. A menudo se envía tras la validación de la propuesta comercial (a veces al mismo tiempo). En algunos casos, no es necesario o incluso puede reemplazar la propuesta. El envío y la función del documento de cotización en la venta varían según el tipo de viaje propuesto y si su agencia vende con mucho dinero, si el paquete turístico se refiere a un grupo.

• Contratos mercantiles también se puede enviar para recordarle las condiciones del seguro de viaje, la garantía de cancelación/reembolso u otras cláusulas específicas de su actividad. El presupuesto suele ser un compromiso comercial, pero también se puede enviar un contrato en función del ciclo de ventas. El sommaire es un resumen del programa que se comunicará a los proveedores validados, pero también al cliente.

• El resumen puede incluirse en su propuesta o en su diario de viaje.

• El Libro de ruta o la hoja de ruta es el cronograma diario del programa del organizador. Contiene toda la información práctica necesaria para garantizar que el viaje se desarrolle sin problemas. En ocasiones, el cliente puede consultar su cuaderno de viaje en su teléfono móvil.

• Lista de proveedores es un documento logístico para el organizador, la recepcionista o la persona responsable sobre el terreno, de modo que todos los datos de contacto y la información relativa a los proveedores del programa estén a mano.

• Cupones se utilizan para obtener el servicio turístico. Este servicio se puede pagar por adelantado o no, como una reserva de hotel, un traslado al aeropuerto o el alquiler de un automóvil.

• Facturas para su cliente. Pueden ser varios tipos de facturas, como facturas de depósito, de nota de crédito, de regularización o de cierre.

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Consejos y sugerencias:

Asegúrese de que sus documentos se puedan personalizar.

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Creación a medida de programas/circuitos/eventos.

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Esta es la esencia de su trabajo como organizador: saber cómo crear un programa que se adapte a las necesidades de sus clientes. La creación de sus productos turísticos se realiza de forma previa a sus «programas estándar» o en función de las solicitudes de los proyectos. Para un organizador que personaliza su programa para cada solicitud, es importante disponer de una herramienta eficaz.

Se acabaron las hojas sueltas o la creación de programas en Word, Excel o Powerpoint, hay muchas herramientas digitales que le ayudarán a planificar sus viajes.

Por ejemplo: Ezus le permite diseñar viajes día a día y vincularlos a su catálogo para sus presentaciones o precios. Otras herramientas, como X, permiten crear itinerarios en mapas interactivos.

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Consejos y sugerencias:

Adopte la solución de software que se adapte a su tipo de viaje (viajes por carretera, excursiones, viajes a un destino, eventos, etc.).

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El cálculo de sus márgenes y su presupuesto.

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Para una agencia hecha a medida, lo que más tiempo lleva es aplicar las tarifas correctas a los servicios correctos, sobre todo porque es posible que sus proveedores ya le ofrezcan tarifas preferenciales o que su margen cambie según la demanda.

Algunos programas, como Ezus, te permite elaborar presupuestos interactivos, es decir, aplicar tarifas personalizadas a cada uno de tus productos. Tanto si tus precios están pregrabados en tu catálogo como si se recuperan automáticamente en tiempo real a través de un GDS, tendrás que poder modificarlos para calcular tus márgenes correctamente.

Se pueden agregar otros campos del presupuesto, como tarifas, extras, descuentos generales, etc. Gracias a esta funcionalidad, sus agentes ya no necesitan ser expertos en fórmulas de Excel.

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Consejos y sugerencias:

• Adopte un software que le permita guardar las tasas predeterminadas.
• No utilice un sistema rígido en el que se le impongan los precios de sus proveedores. Tienes que poder cambiar las tarifas y aplicar tus cálculos.
• Asegúrese de que estén presentes ciertos campos obligatorios: regímenes de IVA, comisiones, márgenes netos/brutos.

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La gestión de sus proyectos, sus tareas, su seguimiento.

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Estas funcionalidades son específicas para el puesto de gerente de proyecto o representante de ventas. Le permiten seguir el progreso de sus solicitudes para traducirlas mejor en archivos.

Además, también son herramientas de monitoreo que te permiten avanzar de manera eficiente con tu equipo. Como gerente de sucursal, también es posible ver el progreso de cada proyecto.

Un buen software de administración podrá registrar las actividades de la cuenta en tiempo real. Un buen software de administración podrá registrar las actividades de la cuenta en tiempo real y, en el mejor de los casos, también podrá sincronizar sus correos electrónicos.

Consejos y sugerencias:

• No te metas en software complejo ni siquiera en diagramas de Gant... Un sistema de tareas por gerente con plazos ya es suficiente.
• Lo ideal es que recibas correos electrónicos de notificación en caso de que no se complete o noticias en las hojas de tus proyectos.

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Facturación específica para el turismo.

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La facturación es un tema central para las agencias de turismo, especialmente para los operadores de viajes o las agencias de eventos. De hecho, existen varios regímenes de IVA: el derecho consuetudinario, el IVA no imponible y el sistema de márgenes de beneficio.

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Más información en ¿Cómo gestionar el IVA de una agencia de viajes y/o eventos?

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Consejos y sugerencias:

• Asegúrese de que la herramienta edita tanto las facturas provisionales (o proforma) como las finales. Estas son las facturas provisionales que puede modificar para su cliente antes de la facturación final.
• Distinga entre su sección de ventas con documentos comerciales (propuestas y cotizaciones) y su sección de producción, donde intervienen la facturación y la logística.

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🚨 Tenga cuidado con ciertos programas que afirman facturar. Las facturas generadas deben contener la información requerida y no pueden modificarse (creación de una factura en forma de nota de crédito a cambio).

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La gestión logística de sus proveedores.

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Su software de viajes debe poder recuperar la lista de proveedores en cuestión de su programa. Una vez que tu cliente haya validado tu evento, tendrás que validar las opciones configuradas en tus proveedores.

Existen algunas funcionalidades para automatizar el envío de reservas y comprobar la disponibilidad de sus proveedores.

El objetivo de un software de gestión logística es automatizar sus reservas y permitirle comprobar rápidamente la disponibilidad de cada uno de sus proveedores.

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Consejos y sugerencias:

• Valide el hecho de que puede gestionar sus proveedores con al menos la gestión de los desembolsos, las facturas y las reservas directamente en su software de viajes.
• Automatice el envío de correos electrónicos a sus proveedores para involucrarlos en su solicitud de cotización.
• Asegúrese de que puede exportar la información de los proveedores en cuestión.

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Un área para el cliente final con pago y firma en línea

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Para optimizar el ritmo de transformación de las cotizaciones de sus eventos o viajes, es imprescindible facilitar el intercambio con su cliente. Para ello, algunos programas de viajes te permiten encontrar los documentos comerciales en línea.

Un área de clientes es su ventana digital en sus paquetes turísticos.

Consejos y sugerencias:

• Tenga la posibilidad de descargar sus documentos y recuperarlos en Powerpoint/Excel o PDF.
• Eche un vistazo también a los posibles intercambios en esta plataforma.

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3. ¿Qué software informático utilizan las agencias de viajes?

Ya sabes un poco más sobre las funcionalidades de un software de viajes o vacaciones hecho a medida.

¿Es la primera vez que implementa un software en su agencia? ¡No olvides los criterios generales para añadirlos a tu búsqueda!

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El B.A.-BA para elegir tu software de agencia de viajes:

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Para concluir este artículo, también recomendamos algunos criterios de selección esenciales:

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• El personalización de sus parámetros (cada agencia es única, cada director de proyecto lleva a cabo proyectos a medida);

• El seguridad de sus datos (un software de viajes conservará los datos de sus proveedores y clientes. El almacenamiento debe ser seguro y encriptado para garantizar la protección y la confidencialidad);

• Disponibilidad en la nube (lo que se denomina «software de viaje en línea», que no está instalado en sus ordenadores, sino que se puede acceder a él de forma remota, con soporte múltiple);

• Escalabilidad (su nuevo software debe poder evolucionar y actualizarse);

• Soporte (¡considere un software con recursos humanos al alcance de la mano! Consulte la documentación en línea (como guías, centros de ayuda o tutoriales);

• Cómo empezar (ya sea que se trate de la configuración o de la capacitación para usar el software, intente validar que se incluirá soporte para ayudarlo).

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Ahora depende de usted seleccionar el software que también corresponda a sus criterios personales.

Porque un instrumento no es más que un instrumento: un violín sin músico no hace música 🎻.

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Este artículo fue escrito por Ezus utilizando los comentarios de más de 400 agencias sobre el software de viajes que han elegido.

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