"Me hizo la mejor oferta."
Sí, eso es lo que deberían decir todos tus clientes cuando hablan de ti.
¡y también deberían sentir cierta emoción y satisfacción mucho antes de irse de vacaciones o de viaje gracias a ti!
Por otro lado, no podemos contar el número de documentos publicados al viento, propuestas perdidas de antemano...
La propuesta que envíes a tu cliente potencial será decisiva para la marca de tu agencia.
Merece la pena prestarle algo de atención, ¡por eso vamos a ver cómo poner todas las posibilidades de tu lado!
Entonces, ¿cómo redactar correctamente una propuesta de venta para vender tu viaje de forma más eficaz? 👀
I. Qué es una propuesta de venta en Turismo 🎯
El momento crítico de la venta es la propuesta: ¡según P-Val Conseil y su estudio realizado sobre una muestra de 150 participantes, ésta representa el 35% de la decisión final del viajero!
La elaboración de una propuesta comercial es, por tanto, una etapa necesaria del proceso de venta, para validar la necesidad del cliente y permitirle proyectarse con sus servicios.
La propuesta comercial es una parte esencial del proceso de captación de clientes.
No es un presupuesto, que sólo menciona los aspectos presupuestarios y contractuales, sino una presentación del servicio que ofrecerán los servicios de la agencia.
Será leída, comparada con sus competidores y compartida internamente, para que pueda ser estudiada por quienes aún no tienen una opinión sobre su empresa.
¿Cómo es el sector turístico?
Estamos hablando de vender sueños, ¡así que la propuesta tiene que estar a la altura! ✨
Ce soporte comercial dará una idea del tipo de viajes que ofrece, los valores que transmite, el cuidado de sus servicios y la identidad de su empresa.
Y puesto que estamos comprando la experiencia del Organizador Profesional, ya sea una Agencia de Viajes tradicional, un Tour Operador especializado, una Destination Management Company (DMC), una Agencia de Eventos o incluso un Planificador de Viajes, esto debe reflejarse en su propuesta, para que sea lo más convincente posible.
➡️ En resumen, la propuesta es:
- Específica para cada uno de tus clientes (resumen de necesidades, contexto...) ;
- Un medio accesible y compartido ;
- La identidad, el saber hacer y las habilidades interpersonales de tu agencia: tu diferencia ;
- La realización de tu venta.
II. Cómo redactar una propuesta de venta de viajes eficaz 🚦
Por regla general, la propuesta debe ser detallada, personalizada y reflejar la imagen de su empresa.
Sin embargo, algunos formatos son más apropiados dependiendo del tipo de viaje que vendas y de tu público objetivo.
Según el tipo de viaje :
🔄 Circuitos
Vender un viaje significa vender un itinerario y un programa detallados que incluyan transporte, alojamiento, restauración y actividades específicas.
La mejor manera de presentar una propuesta de viaje es:
- Describir el programa recomendado día por día;
- Incluir un resumen y un mapa interactivo que muestre la ruta del viaje;
- Destacar varios destinos a la vez;
- Especificar lo que está incluido y lo que no.
📜 Formato recomendado :
Para dar una descripción clara del viaje, será preferible un documento Retrato, con al menos texto e imágenes para cada etapa del viaje; si la estancia es corta, entonces un documento Paisaje favorecerá las imágenes sobre el texto.
💡 La prima :
Cada vez son más las soluciones informáticas que permiten compartir su viaje en formato digital, como hace, por ejemplo, Voyageurs du Monde.
Ezus es una de estas soluciones, que le permite automatizar la creación de estos documentos, ahorrándole un tiempo considerable y aumentando su tasa de conversión en un 25%.
🏖️ Viajes privados
Vender un viaje privado es ante todo vender un destino, un tema de viaje unido a los servicios de una agencia.
Aquí, el objetivo es principalmente BtoC, con individuos, grupos de amigos, familias o parejas con presupuestos más o menos sustanciosos: a continuación se desglosan los diferentes presupuestos por viajero, recopilando datos de Harris Interactive :
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Para presentar bien una propuesta de viaje privado, es necesario:
- Adaptar los elementos visuales a su público objetivo y a su marca;
- Incluir fotos y vídeos de calidad;
- Redactar párrafos cortos para que sean más fáciles de recordar;
- Incluir servicios;
- Proponer distintas opciones;
- Destacar a sus socios y proveedores de servicios in situ;
- Personalizar la oferta en función del briefing y las especificaciones;
- Evitar una propuesta demasiado voluminosa: unas diez páginas son suficientes, sus clientes potenciales tienen poco tiempo y quieren ir al grano;
- Acompañar la propuesta de anexos si es necesario.
📜 Formato recomendado :
Para impresionar e inspirar al cliente en su viaje, a veces es mejor la forma que el contenido. Así que opte por un formato apaisado con un mínimo de texto y un diseño de alta calidad.
💡 La prima :
Ahorre tiempo a sus clientes: imprima un presupuesto, ofrézcales billetes de avión, facilíteles la firma de su formulario de inscripción/contrato de venta.
Y no olvide resaltar los valores y servicios de la agencia, que a veces se asemejan a los servicios de conserjería.
💼 Viajes de negocios, conferencias e incentivos
Vender viajes de negocios significa presentar una propuesta comercial de alta calidad, precisa y específica para las necesidades de la empresa.
El cliente final buscará un retorno de la inversión con objetivos de RRHH, comerciales o de comunicación.
En general, hablamos del sector MICE (Meetings, Incentive, Conferences, Exhibitions) con la posibilidad de dirigirse tanto a grupos de todos los tamaños (PYMES, ETIs y/o Grandes Grupos) a menudo en temas de viajes de recompensa, team building, seminarios, galas o promoción de producto; como tanto a trabajadores individuales en el caso de Travel Management / Business Trip.
Presentar bien una propuesta de viaje de negocios significa:
- Personalice el contenido de la propuesta en función de las necesidades del cliente;
- Demuestre adaptabilidad, creatividad y que tiene la "solución para todo";
- Respete el presupuesto previsto presentando un retorno de la inversión: "sus equipos saldrán más unidos", "potencie su fuerza de ventas con este seminario", etc.;
- Incluya un resumen para navegar fácil y rápidamente por sus piezas;
- Destaque su especialidad, su ventaja competitiva y el valor añadido de su agencia.
📜 Formato recomendado :
Aunque existen soluciones más modernas, la herramienta tradicional es Powerpoint, por lo que el formato apaisado será la norma. Es importante seguir los códigos de la empresa adoptando un soporte de presentación que pueda compartirse en el equipo del cliente y al que se pueda acceder en distintos medios (ordenador, proyectores, tabletas, etc.)
La forma de su documento debe ser más estructurada que en el caso de una propuesta de viaje BtoC.
💡 La prima :
Sea receptivo y esté disponible para ir y venir sobre su propuesta durante el proceso de negociación/validación. Interésate por la cultura corporativa de tu cliente, para que encajes lo mejor posible.
👰 Lunas de miel
Vender una luna de miel significa vender algo excepcional, una experiencia inolvidable para la feliz pareja.
Presentar bien un paquete de luna de miel significa:
- Vender el sueño, crear la impresión de un viaje inolvidable que quedará grabado en la memoria;
- Ofrecer un todo incluido, inusual y del más alto nivel (en función del presupuesto);
- Integrar claramente las necesidades de las dos personas para personalizar lo mejor posible y satisfacer a ambos participantes;
- Destacar su historia, su experiencia en este tema que requiere ciertos valores y habilidades;
- ¡Ofrecer regalos incluidos, momentos románticos y una organización impecable!
📜 Formato recomendado :
Al igual que en los viajes privados, el formato apaisado es el preferido por la prominencia de sus elementos visuales.
💡 La prima :
Destaque los testimonios de sus antiguos clientes. Puedes utilizar una herramienta como TripAdvisor, Google Reviews o Trustpilot para centralizar tus opiniones.
🚍 GIR o salidas organizadas
Vender una salida organizada es ante todo vender una organización, un evento a un grupo de individuos reunidos por una misma pasión.
Presentar bien una propuesta de GIR o de salida organizada significa por tanto:
- Facilitar la lectura del programa y permitir a los participantes validar rápidamente su participación o su inscripción;
- Mostrar las ventajas del grupo: red social, apasionados, etc.;
- Permitir a cada uno disponer de extras a petición;
- Precisar lo que está y lo que no está incluido en las condiciones de venta;
- Destacar su especialidad, su pericia logística en la materia.
📜 Formato recomendado :
Se recomienda un documento en formato de retrato en el caso de las RIG con un programa detallado, sobre todo porque a menudo las ventas pueden realizarse a través de redes de distribución específicas: asociaciones, autoridades locales, grupos existentes, etc.
💡 La prima :
Permitir compartir fácilmente los documentos de viaje (de modo que un participante pueda invitar a otro, lo que resulta aún más viral si se aplica un descuento). Gestionar las inscripciones directamente en su sitio web.
🙇 Viajes de asociaciones
Vender un viaje asociativo significa vender un viaje en grupo basado en un tema o una necesidad específica, generalmente con un contacto que ya ha identificado los pormenores del viaje.
Presentar una propuesta de viaje asociativo significa:
- Personalizar al máximo según las necesidades y el tema elegido;
- Asegurar a la gente sobre la logística y los servicios incluidos;
- Presentar a los proveedores de servicios in situ;I
- dentificar las responsabilidades del equipo de gestión y apoyarles en sus tareas.
📜 Formato recomendado :
En función del público destinatario, opte por un formato apaisado para las asociaciones profesionales o estudiantiles, o por un formato vertical para las asociaciones temáticas (deportivas, culturales). En el primer caso, lo visual es más importante; en el segundo, suele primar la descripción de los escenarios.
💡 La prima :
Tomar buena nota de la historia de los intercambios y establecer una relación de confianza a lo largo del tiempo es la piedra angular.
En función de su público objetivo :
Lógicamente, su propuesta de viaje debe adaptarse en forma y contenido a su público objetivo, y establecer una relación personalizada con el cliente.
Algunos consejos en este sentido :
- Para las empresas, sepa diferenciarse de la competencia en sus servicios desarrollando temas específicos y creativos o conocimientos sobre el destino.
- Para las asociaciones, desarrolle una relación a largo plazo basada en la confianza comprendiendo las necesidades específicas de sus clientes.
- Para las personas mayores, preste atención a los detalles e incluya en su propuesta todas sus garantías, servicios incluidos y no incluidos.
- Para familias y grupos de amigos, identifique quién es su contacto principal y ayúdele a compartir su viaje con los demás participantes. El aspecto financiero será a menudo decisivo en comparación con sus competidores.
III. Los 10 mandamientos de una propuesta de viaje⚡️
1. Respete el plazo de respuesta sin precipitarse.
Para una propuesta sencilla, envíe una respuesta en 24 horas. Para una propuesta compleja puedes tardar más. Para ser más rápido que tus competidores, asegúrate de contar con plantillas sencillas y rápidas para generar propuestas de venta.
Ezus ofrece varias plantillas en las que puede inspirarse o personalizar a su imagen. Para obtener más información e ilustraciones precisas de nuestros servicios, reserve una demostración.
2. Lleve a sus clientes de viaje desde la primera página.
Utilice elementos visuales de alta calidad para diferenciarse y vender el sueño desde los primeros segundos de lectura, permitiendo a los viajeros potenciales proyectarse en la experiencia propuesta.
3. No descuide una página de resumen.
Si hay una página que hay que leer, es ésta, en la que se resume todo, desde el presupuesto hasta las distintas excursiones.
Las personas que van a leer tu propuesta no necesariamente han seguido el proceso de venta desde el principio. Por tanto, la propuesta debe incluir toda la información intercambiada durante el estudio del proyecto, para que puedan entenderla fácilmente.
4. Los mejores precios no bastan.
Su cliente potencial tiene que ser capaz de evaluar si usted ha comprendido plenamente sus necesidades y entender qué valor añadido puede ofrecerle por encima de los proveedores de servicios que ha seleccionado.
Esta es la parte más complicada para usted, ya que implica evaluar su servicio con la mayor precisión posible para que sea aceptado por el cliente, sin tener que hacer concesiones en sus precios.
5. Viajes personalizados y a medida
Pruebe a sustituir el nombre de su cliente por otro. Si su documento parece intercambiable, ¡no está suficientemente orientado!
Así que adapte sus productos y servicios a las necesidades de su cliente. Este es el momento de demostrar tu experiencia como gestor de proyectos para presentar a tu cliente potencial el proveedor o los servicios adecuados.
Algunos de sus clientes ya saben con detalle lo que quieren para su viaje, mientras que otros no. Para estos clientes, puede, por ejemplo, darles la oportunidad de pensar fuera de la caja mediante la creación de su propio proyecto de viaje personalizado utilizando Typeform y Ezus. Te contamos más en este artículo.
6. Proyecte rápidamente a su cliente.
La propuesta debe permitirle actuar con rapidez y optimizar la experiencia del cliente. Por tanto, debe contener todos los elementos necesarios en un único documento: condiciones generales, mandato de domiciliación bancaria, etc.
Y, sobre todo, los pasos siguientes deben ser claros.
7. Fomente los contenidos visuales.
Ilustre al máximo la propuesta de viaje con un calendario, itinerarios, fotos y vídeos.
Para no sobrecargar el contenido de la propuesta de venta, complétela con documentos en apéndices.
8. Tranquilice a su cliente.
No olvide incluir todos los elementos incluidos y los no incluidos en su propuesta. Incluye también tu historial, experiencia y referencias para dar credibilidad a tu propuesta. Las condiciones de venta también son importantes.
9. Priorice a sus clientes.
No pierda demasiado tiempo con un nuevo cliente que ha contactado con todo el mercado, o que aún no está seguro de marcharse. Evalúa siempre de antemano tus posibilidades reales para no perder el tiempo.
10. Diviértete.
Las habilidades interpersonales son esenciales en la profesión de agente de viajes, lo que te permitirá ganar confianza en tus aptitudes como especialista en viajes. ¡Transmite tu pasión, tu compromiso y lo mucho que te mueve este sector!
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