¿Cómo escribir una propuesta de viaje?

«Me hizo la mejor propuesta».

¡Sí! Eso es lo que todos tus clientes deberían decir cuando hablen de ti.

¡También deberían sentir emoción y satisfacción mucho antes de irse de vacaciones o viajar gracias a ti! ‍

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Por el contrario, no hay que contar la cantidad de documentos publicados en el viento y las propuestas perdidas por adelantado...

La propuesta que envíes a tu cliente potencial será decisiva para la marca de tu agencia.

Es importante prestarle atención, y por eso veremos cómo puedes hacer la mayor parte de tus posibilidades!

Entonces, ¿cómo escribes una propuesta de venta para vender mejor tu viaje? 👀

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I. Qué es una propuesta de venta en Turismo 🎯

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El momento crítico del proceso de venta es la propuesta: según P-Val Conseil y su estudio realizado en una muestra de 150 participantes, lo que representa 35% de la decisión final del viajero!

La elaboración de una propuesta de venta es, por lo tanto, un paso necesario en el proceso de venta, para validar las necesidades del cliente y permitirle proyectarse con sus servicios.

La propuesta de venta es indispensable en la captación de clientes.

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‍ No es una cotización, que solo menciona los aspectos presupuestarios y contractuales, sino una presentación del servicio que ofrecerán los servicios de la agencia. ‍

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Esto se leerá, lo comparará con sus competidores y lo compartirá internamente, para que lo estudien quienes aún no tienen una opinión sobre su empresa. ‍

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¿Qué aspecto tiene la industria del turismo? ‍

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Estamos hablando de vender sueños, ¡así que la propuesta tiene que ceñirse a ellos! ✨ ‍

Este apoyo comercial dará una idea del tipo de viaje propuesto, los valores transmitidos, el cuidado con los servicios y la identidad de su empresa.

Y dado que nos basamos en la experiencia de un organizador profesional, ya sea una agencia de viajes tradicional, un operador turístico especializado, una empresa de gestión de destinos (DMC), una agencia de eventos o incluso un planificador de viajes, es importante que esto brille en su propuesta para que sea lo más convincente posible.

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‍ ➡️ En resumen, la propuesta es: ‍

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• Específico a cada uno de sus clientes (resumen de necesidades, contexto... );
• Un accesible, compartido medio;
• La de tu agencia identidad, saber hacer y habilidades interpersonales: tu diferencia;
• El realización de tu venta. ‍

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II. Cómo redactar una propuesta de viaje eficaz 🚦

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Como regla general, la propuesta debe ser detallada, personalizada y reflejar la imagen de su empresa, pero ciertos formatos son más apropiados para la tipo de viaje tú vendes y tu mercado objetivo.
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Según el tipo de viaje:

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🔄 Excursiones‍

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Vender un recorrido significa vender un itinerario y un programa detallados que incluyen transporte, alojamiento, catering y actividades específicas.

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Para presentar bien una propuesta de viaje, es necesario:

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• Describa el programa recomendado día a día;
• Incluya un resumen y un mapa interactivo con la ruta del viaje;
• Resalta varios destinos a la vez;
• Especifique qué está incluido y qué no.
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📜 Formato recomendado:

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Para describir bien el recorrido del viaje, se preferirá un documento de retrato presentando, como mínimo, texto e imágenes para cada etapa del viaje.

Si la estancia es de corta duración, un documento de paisaje favorecerá las imágenes sobre el texto.

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💡Bonificación:

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Cada vez son más las soluciones de software que permiten compartir el viaje en formato digital, ya que Voyageurs du Monde la agencia lo hace, por ejemplo.

Ezus es una de estas soluciones, que le permite automatizar la creación de estos documentos, lo que le permite ahorrar un tiempo considerable, y aumentar tu conversión en un +25%!

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🏖️ Viajes privados

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Vender un viaje privado es, ante todo, vender un destino, un tema de viaje junto con los servicios de una agencia.

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En este caso, el objetivo es principalmente BtoC, con personas, grupos de amigos, familias o parejas con presupuestos más o menos sustanciales: a continuación se muestra un desglose de los diferentes presupuestos por viajero, que complementa los datos de Harris Interactive:

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Presentar bien una propuesta de viaje privado significa: ‍

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• Adaptar tus imágenes a tu objetivo y a tu marca; I
• Incluyendo fotos y vídeos de calidad;
• Escribir párrafos cortos para una mejor memorización;
• Incluir los servicios incluidos; proponer diferentes opciones;
• Destacar a sus socios y proveedores de servicios in situ;
• Personalizar la oferta de acuerdo con el resumen y las especificaciones;
• Evitar una propuesta demasiado voluminosa: unas diez páginas son suficientes, sus clientes potenciales tienen poco tiempo y quieren ir al grano;
• Acompañar la propuesta con apéndices si es necesario.

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📜 Formato recomendado:

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Para impresionar y proyectar a su cliente en su viaje, la forma es a veces mejor que el contenido. Así que adopta un formato horizontal con un mínimo de texto y un diseño de calidad.

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💡Bonificación:

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Ahorre tiempo a sus clientes: imprima un presupuesto, ofrézcales billetes de avión y facilite la firma de su formulario de registro/contrato de venta.

¡Y no olvides destacar los valores y servicios de la agencia, que a veces son similares a los servicios de conserjería! ‍

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💼 Viajes de negocios, conferencias e incentivos
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Vender viajes de negocios significa presentar una propuesta comercial de calidad, precisa y específica para las necesidades de la empresa. El cliente final buscará un retorno de la inversión con objetivos de recursos humanos, comerciales o de comunicación.

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En términos generales, estamos hablando del sector MICE (reuniones, incentivos, conferencias, exposiciones), con la posibilidad de dirigirse tanto a grupos de todos los tamaños (pymes, ETI y/o grupos principales), a menudo sobre los temas de viajes de recompensa, formación de equipos, seminarios, galas o promoción de productos, como a trabajadores individuales en el caso de la gestión de viajes o viajes de negocios.

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Presentar bien una propuesta de viaje de negocios significa:

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• Personalice el contenido de la propuesta de acuerdo con las necesidades del cliente;
• Demuestre adaptabilidad, creatividad y la «solución para todo»;
• Respete el presupuesto proporcionado al tiempo que presenta un retorno de la inversión: «sus equipos saldrán más unidos», «aumente su fuerza de ventas con este seminario», etc.;
• Incluya un resumen para navegar fácil y rápidamente por sus piezas;
• Destaque su especialidad, su ventaja competitiva y el valor agregado de su agencia.

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📜 Formato recomendado:

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Aunque existen soluciones más modernas, la herramienta tradicional es Powerpoint, por lo que el formato horizontal será la norma. Es importante seguir los códigos de la empresa y adoptar un medio de presentación que pueda compartirse con el equipo del cliente y accesible en diferentes medios (ordenador, proyectores, tabletas...)

La forma de su documento debe estar más estructurada que en el caso de una propuesta de viaje BtoC.

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💡Bonificación:

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Sea reactivo y esté disponible para revisar su propuesta durante la negociación/validación. Y preocúpate por la cultura corporativa de tu cliente para que se adapte lo más posible a ella.

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👰 Lunas de miel

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¡Vender una luna de miel significa vender una experiencia excepcional e inolvidable para la feliz pareja!

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Presentar bien una propuesta de luna de miel significa:

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• Vende el sueño, crea la impresión del viaje de tu vida que quedará grabado en los recuerdos;
• Ofrece todo incluido, inusual y del mejor nivel (según el presupuesto);
• Integre las necesidades de ambas personas para personalizar y satisfacer mejor a ambos participantes;
• Resalte su historia, experiencia en este tema que requiere ciertos valores y habilidades;
• Ofrece regalos incluidos, momentos románticos y una organización impecable.

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📜 Formato recomendado:

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Al igual que en un formato de viaje privado, el formato horizontal es ampliamente preferido debido a su prominencia visual.

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💡Bonificación:

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Destaque los testimonios de antiguos clientes. Una herramienta como TripAdvisor, Google Reviews o Trustpilot te permite centralizar tus opiniones.

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🚍 GIR o salidas organizadas

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Vender una salida organizada es, ante todo, vender una organización, un evento a un grupo de personas unidas por la misma pasión.

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Para presentar correctamente las GIR o las propuestas de salida organizadas, es necesario:

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• Haga que el Programa sea fácil de leer y permita a los participantes validar rápidamente su participación o registro;
• Muestre las ventajas del grupo: red social, entusiastas, etc.;
• Permita que todos tengan extras a pedido;
• Especifique qué está incluido y qué no está incluido en las condiciones de venta;
• Destaque su especialidad, su experiencia logística en este tema.

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📜 Formato recomendado:

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En el caso de los GIR con un programa detallado, se recomienda llevar un retrato, sobre todo porque las ventas a menudo se pueden realizar a través de redes de distribución específicas: asociaciones, autoridades locales, grupos existentes, etc.

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💡Bonificación:

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Permita compartir fácilmente los documentos de viaje (de modo que un participante pueda invitar a otro, lo que es aún más viral si se aplica un descuento).

Gestione el registro directamente en su sitio web.

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🙇 Viaje asociativo

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Vender un viaje asociativo significa vender un viaje grupal en función de un tema o necesidad en particular, normalmente con un contacto que ya ha identificado los entresijos de su viaje. ‍

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Presentar una propuesta para un viaje asociativo significa: ‍

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• Personalízalo lo más posible según tus necesidades y el tema elegido;
• Garantizarle la logística y los servicios incluidos;
• Presentar a los proveedores de servicios in situ;
• Identifique lo que recae en el equipo directivo y apóyelo en sus tareas.
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📜 Formato recomendado:

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Dependiendo de su público objetivo, opte por el formato horizontal para asociaciones profesionales o estudiantiles, o el formato retrato para asociaciones temáticas (deportivas, culturales). En el primer caso, lo visual es más importante; en el segundo, lo importante suele ser la descripción de los pasos.

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💡Bonificación:

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Mantener un buen registro de la historia de los intercambios y establecer una relación de confianza a lo largo del tiempo es la clave del éxito.

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En función de tu objetivo:

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Lógicamente, su propuesta de venta de viajes tendrá que adaptarse en contenido y forma a su objetivo y a establecer una relación personalizada con el cliente. ‍

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Algunos consejos al respecto:

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• Para empresas, diferencie sus servicios de los de la competencia mediante el desarrollo de temas creativos y específicos o experiencia en destinos.
• Para asociaciones, desarrolle una relación de confianza a largo plazo entendiendo las necesidades específicas de sus clientes.
• Para personas de la tercera edad, presta atención a los detalles e incluye en tu propuesta todas tus garantías, servicios incluidos y no incluidos.
• Para familias y grupos de amigos, identifique quién es su contacto principal y ayúdelo a compartir su viaje con los demás participantes. El aspecto financiero será con frecuencia decisivo en comparación con sus competidores.

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III. Los 10 mandamientos de una propuesta de viaje ⚡️
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1. Respeta la fecha límite sin apresurar tu trabajo.
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Para una propuesta sencilla, envía una respuesta en un plazo de 24 horas. Puedes tardar más en tratar una propuesta compleja. Para ser más rápido que tus competidores, asegúrate de configurar plantillas rápidas y sencillas para generar propuestas de ventas.

‍Ezus ofrece varias plantillas en las que puedes inspirarte o personalizarlas según tu imagen. Para obtener más información e ilustraciones precisas de nuestros servicios, reserve una demostración!

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2. ¡Lleve a sus clientes a un viaje desde la primera página!

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Utiliza imágenes de alta calidad para destacar y vender el sueño desde los primeros segundos de lectura, lo que permite a los viajeros potenciales proyectarse en la experiencia propuesta.

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3. No descuides una página de resumen.

Si hay una página para leer, es esta, que resume todo, desde la cita hasta las distintas excursiones.

Las personas que leerán tu propuesta no necesariamente han seguido el proceso de venta desde el principio. Por lo tanto, debe incluir toda la información intercambiada durante la fase de estudio del proyecto, para que puedan entender fácilmente la propuesta.

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4. Los mejores precios no bastan.

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Su cliente potencial debe evaluar si usted ha entendido sus necesidades y comprender qué valor agregado proporciona además de los proveedores de servicios seleccionados.

Esta es la parte más complicada para ti, ya que implica evaluar tu servicio de la mejor manera posible para que sea aceptado por el cliente, sin hacer concesiones en tus tarifas.

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5. ¡Viajes personalizados y hechos a medida!

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Intente reemplazar el nombre de su cliente por otro. Si tu documento parece intercambiable, ¡no está lo suficientemente segmentado! ‍

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Así que adapte sus productos y servicios a los requisitos de sus clientes. Ahora es el momento de demostrar tu experiencia como gerente de proyectos para presentar el proveedor o los servicios adecuados a tu cliente potencial.

Algunos de sus clientes ya saben en detalle lo que quieren para su viaje, mientras que otros no. Para aquellos que no lo sepan, puedes darles la oportunidad de pensar de forma innovadora creando su propio proyecto de viaje personalizado con Typeform y Ezus. Obtenga más información en este artículo.

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6. Proyecte a su cliente rápidamente.

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La propuesta debe permitirle tomar medidas rápidamente y optimizar la experiencia del cliente. Por lo tanto, debe contener todos los elementos necesarios en un solo documento: términos y condiciones, mandato de domiciliación bancaria, etc. Y, sobre todo, los próximos pasos deben estar claros.

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7. Fomente el contenido visual.

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Ilustra tu propuesta de la forma más completa posible, con horarios, recorridos, fotos, vídeos, etc.

Para evitar sobrecargar el contenido de su propuesta de ventas, complétela con los documentos incluidos en los apéndices.

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8. Tranquiliza a tu cliente.

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No olvides incluir todos los elementos incluidos y los no incluidos en tu propuesta. Incluye tu historia, experiencia y referencias para dar credibilidad a tu propuesta. Las condiciones de venta también son importantes.

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9. Priorice a sus clientes.

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No pierdas demasiado tiempo con un nuevo cliente que se ha puesto en contacto con todo el mercado o que aún no está seguro de marcharse. Evalúe siempre sus posibilidades reales de antemano, para no perder el tiempo.

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10. Disfruta.

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Las habilidades interpersonales son esenciales en la profesión del agente de viajes, ya que le dan confianza en sus habilidades como especialista en viajes.

¡Transmita su pasión, su compromiso y su pasión por este sector!

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