Como escrever uma proposta de viagem?

“Ele me deu a melhor proposta.”

Sim! É isso que todos os seus clientes deveriam dizer ao falar sobre você.

Eles também deveriam sentir uma sensação de empolgação e satisfação muito antes de saírem de férias ou viajarem, graças a você!

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Pelo contrário, não há como contar o número de documentos publicados ao vento e propostas perdidas de antemão...

A proposta que você envia ao seu cliente potencial será decisiva para a marca de sua agência.

É importante prestar atenção nisso, e é por isso que vamos analisar como você pode aproveitar ao máximo suas chances!

Então, como escrever uma proposta de vendas para vender sua viagem de forma mais eficaz? 👀

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I. O que é uma proposta de venda em turismo? 🎯

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O momento crítico no processo de vendas é a proposta: de acordo com Conselho P-Val e o estudo realizado em uma amostra de 150 participantes, isso representa 35% da decisão final do viajante!

Elaborar uma proposta de vendas é, portanto, uma etapa necessária no processo de vendas, a fim de validar as necessidades do cliente e permitir que ele se projete com seus serviços.

A proposta de vendas é indispensável na aquisição de clientes.

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Não é um orçamento, que menciona apenas os aspectos orçamentários e contratuais, mas uma apresentação do serviço que será oferecido pelos serviços da agência.

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Isso será lido, comparado com seus concorrentes e compartilhado internamente, para ser analisado por aqueles que ainda não têm uma opinião sobre sua empresa.

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Como isso se apresenta na indústria do turismo?

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Estamos falando de vender sonhos, então a proposta precisa estar alinhada a eles! ✨

Esse suporte comercial dará um aperitivo do tipo de viagem proposta, dos valores transmitidos, do cuidado dedicado aos seus serviços e da identidade da sua empresa.

E como estamos adquirindo a expertise do Organizador Profissional, seja de uma Agência de Viagens tradicional, um Operador Turístico especializado, uma Empresa de Gestão de Destinos (DMC), uma Agência de Eventos ou até mesmo um Planejador de Viagens, é importante que isso transpareça em sua proposta, para que ela seja o mais convincente possível.

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➡️ Em resumo, a proposta é:

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• Específica para cada um de seus clientes (resumo das necessidades, contexto... );
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• Um meio acessível e compartilhado;
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• A identidade da sua agência, o know-how e as habilidades interpessoais: a sua diferença;
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• A realização de sua venda.

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II. Como escrever uma proposta de viagem eficaz 🚦

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Como regra geral, a proposta deve ser detalhada, personalizada e refletir a imagem de sua empresa, mas certos formatos são mais apropriados para o tipo de viagem que você vende e para o seu público-alvo.

Dependendo do tipo de viagem:

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🔄 Passeios‍

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Vender um passeio significa vender um itinerário detalhado e um programa que inclui transporte, acomodação, alimentação e atividades específicas.

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Para apresentar bem uma proposta de turnê, você precisa:

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• Descreva o programa recomendado dia a dia;
• Inclua um resumo e um mapa interativo com a rota da viagem;
• Destaque vários destinos ao mesmo tempo;
• Especifique o que está incluído e o que não está.

📜 Formato recomendado:

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Para descrever bem o percurso da viagem, será favorecido um documento de Retrato, apresentando, no mínimo, texto e imagens para cada etapa da viagem.

Se a estadia for de curta duração, então um documento em Paisagem favorecerá as imagens em vez do texto.

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💡Bônus:

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Cada vez mais soluções de software estão permitindo compartilhar a viagem em formato digital, à medida que o Viajantes do Mundo a agência faz,

por exemplo. O Ezus é uma dessas soluções, permitindo automatizar a criação desses documentos, economizando um tempo considerável e aumentando sua conversão em +25%!

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🏖️ Viagens privadas

Vender uma viagem privada é, antes de tudo, vender um destino, um tema de viagem aliado aos serviços da agência.

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Aqui, o público-alvo é principalmente B2C, com indivíduos, grupos de amigos, famílias ou casais com orçamentos mais ou menos substanciais: abaixo está a divisão dos diferentes orçamentos por viajante, complementando os dados da Harris Interactive:

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Apresentar bem uma proposta de viagem privada significa:

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• Adapte seus visuais ao seu público-alvo e à sua marca;
• Incluir fotos e vídeos de qualidade; Escrever parágrafos curtos para melhor memorização;
• Incluir serviços incluídos; Propor diferentes opções; Destacar seus parceiros e fornecedores no local;
• Personalizar a oferta de acordo com o briefing e as especificações;
• Evite uma proposta excessivamente volumosa: cerca de dez páginas são suficientes, seus clientes potenciais têm pouco tempo e querem ir direto ao ponto;
• Acompanhe a proposta com anexos, se necessário.

📜 Formato recomendado:

Para impressionar e projetar seu cliente em sua jornada, às vezes a forma é melhor do que o conteúdo. Portanto, adote um formato de paisagem com um mínimo de texto e um design de qualidade.

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💡Bônus:

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Economize tempo para seus clientes: imprima uma cotação, ofereça passagens aéreas, facilite a assinatura do formulário de registro/contrato de venda.

E não se esqueça de enfatizar os valores e serviços da agência, que às vezes são semelhantes aos serviços de concierge! ‍

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💼 Viagens de negócios, conferências e incentivos
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Vender viagens de negócios significa apresentar uma proposta comercial de qualidade, precisa e específica para as necessidades da empresa. O cliente final buscará um retorno sobre o investimento com objetivos de RH, comerciais ou de comunicação.

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De um modo geral, estamos falando sobre o setor MICE (Reuniões, Incentivos, Conferências, Exposições), com a possibilidade de abordar grupos de todos os tamanhos (PMEs, ETIs e/ou grandes grupos), geralmente sobre os temas de viagens de recompensa, formação de equipes, seminários, galas ou promoção de produtos; e trabalhadores individuais no caso de gerenciamento de viagens/viagem de negócios.

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Apresentar bem uma proposta de viagem de negócios significa:

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• Personalizar o conteúdo da proposta de acordo com as necessidades do cliente;
• Demonstrar adaptabilidade, criatividade e a “solução para tudo”;
• Respeite o orçamento fornecido ao mesmo tempo em que apresenta um retorno sobre o investimento: “suas equipes surgirão mais unidas”, “impulsionarão sua força de vendas com este seminário”, etc.;
• Inclua um resumo para navegar de forma fácil e rápida por suas peças;
• Destaque sua especialidade, sua vantagem competitiva e o valor agregado de sua agência.

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📜 Formato recomendado:

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Embora existam soluções mais modernas, a ferramenta tradicional é o Powerpoint, então o formato paisagem será a norma. É importante seguir os códigos da empresa e adotar um meio de apresentação que possa ser compartilhado com a equipe do cliente, acessível em diferentes mídias (computador, projetores, tablets...)

A forma do seu documento deve ser mais estruturada do que no caso de uma proposta de viagem BtoC.

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💡Bônus:

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Seja reativo e esteja disponível para discutir sua proposta durante a negociação/validação. E se interesse pela cultura corporativa de seu cliente, de modo a combiná-la o mais possível.

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👰 Luas de mel

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Vender uma lua de mel significa vender uma experiência excepcional e inesquecível para o casal feliz!

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Apresentar uma proposta de lua de mel significa bem:

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• Venda o sonho, crie a impressão da viagem de uma vida que ficará gravada nas memórias;
• Oferta com tudo incluído, incomum e do melhor padrão (de acordo com o orçamento);
• Integre as necessidades de ambas as pessoas para melhor personalizar e satisfazer os dois participantes;
• Destacar sua história, expertise neste assunto que exige certos valores e habilidades;
• Ofereça presentes incluídos, momentos românticos e organização impecável.

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📜 Formato recomendado:

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Assim como em um formato de viagem particular, o formato de paisagem é amplamente favorecido por causa de sua proeminência visual.

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💡Bônus:

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Destaque depoimentos de antigos clientes. Uma ferramenta como TripAdvisor, Google Reviews ou Trustpilot permite que você centralize suas avaliações.

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🚍 GIRs ou partidas organizadas

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Vender uma partida organizada é, acima de tudo, vender uma organização, um evento para um grupo de pessoas unidas pela mesma paixão.

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Para apresentar GIRs ou propostas de partida organizadas adequadamente, você precisa:

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• Facilite a leitura do Programa e permita que os participantes validem rapidamente sua participação ou registro;
• Mostre as vantagens do grupo: rede social, entusiastas, etc.;
• Permita que todos tenham extras mediante solicitação;
• Especifique o que está e o que não está incluído nas condições de venda;
• Destaque sua especialidade, sua experiência logística sobre esse assunto.

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📜 Formato recomendado:

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Um documento com retrato é recomendado no caso de GIRs com um programa detalhado, especialmente porque as vendas geralmente podem ser feitas por meio de redes de distribuição específicas: associações, autoridades locais, grupos existentes etc.

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💡Bônus:

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Permita o compartilhamento fácil de documentos de viagem (para que um participante possa convidar outro, ainda mais viral se um desconto for aplicado).

Gerencie o cadastro diretamente no seu site.

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🙇 Viagem associativa

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Vender uma viagem associativa significa vender uma viagem em grupo com base em um tema ou necessidade específica, geralmente com um contato que já identificou os meandros de sua viagem. ‍

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Apresentar uma proposta para uma viagem associativa significa: ‍

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• Personalize-o o máximo possível de acordo com suas necessidades e o tema escolhido;
• Tranquilizá-lo sobre a logística e os serviços incluídos;
• Apresente os prestadores de serviços no local;
• Identifique o que cabe à equipe de gerenciamento e apoie-a em suas tarefas.
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📜 Formato recomendado:

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Dependendo do seu público-alvo, opte pelo formato paisagem para associações profissionais ou estudantis ou pelo formato retrato para associações temáticas (esportivas, culturais). No primeiro caso, o visual é mais importante; no segundo, geralmente é a descrição das etapas que é importante.

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💡Bônus:

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Manter um bom controle da história das trocas e estabelecer uma relação de confiança ao longo do tempo é a chave para o sucesso.

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Dependendo do seu alvo:

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Logicamente, sua proposta de venda de viagens precisará ser adaptada em conteúdo e forma para se adequar à sua meta e estabelecer um relacionamento personalizado com o cliente. ‍

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Algumas dicas a esse respeito:

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• Para empresas, diferencie seus serviços da concorrência desenvolvendo temas criativos específicos ou experiência em destinos.
• Para parcerias, desenvolva uma relação de confiança de longo prazo entendendo as necessidades específicas de seu cliente.
• Para cidadãos idosos, preste atenção aos detalhes e inclua todas as suas garantias, serviços incluídos e não incluídos em sua proposta.
• Para famílias e grupos de amigos, identifique quem é seu contato principal e ajude-os a compartilhar sua viagem com os outros participantes. O aspecto financeiro geralmente será decisivo em comparação com seus concorrentes.

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III. Os 10 mandamentos de uma proposta de viagem ⚡️
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1. Respeite o prazo sem apressar seu trabalho.
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Para uma proposta simples, envie uma resposta dentro de 24 horas. Você pode demorar mais para fazer uma proposta complexa. Para ser mais rápido que seus concorrentes, certifique-se de configurar modelos rápidos e fáceis para gerar propostas de vendas.

‍Ezus oferece vários modelos nos quais você pode se inspirar ou personalizar para sua imagem. Para obter mais informações e ilustrações precisas de nossos serviços, agende uma demonstração!

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2. Leve seus clientes em uma jornada desde a primeira página!

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Use imagens de alta qualidade para se destacar e vender o sonho desde os primeiros segundos de leitura, permitindo que viajantes em potencial se projetem na experiência proposta.

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3. Não negligencie uma página de resumo.

Se há uma página para ler, é esta, resumindo tudo, desde a cotação até as várias excursões.

As pessoas que lerão sua proposta não necessariamente acompanharam o processo de vendas desde o início. Portanto, deve incluir todas as informações trocadas durante a fase de estudo do projeto, para que eles possam entender facilmente a proposta.

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4. Os melhores preços não bastam.

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Seu cliente potencial precisa avaliar se você entendeu as necessidades dele e entender o valor agregado que você oferece, além dos prestadores de serviços selecionados.

Essa é a parte mais complicada para você, pois envolve avaliar seu serviço da melhor maneira possível para que ele seja aceito pelo cliente, sem fazer concessões em suas tarifas.

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5. Viagens personalizadas e feitas sob medida!

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Tente substituir o nome do seu cliente por outro. Se seu documento parecer intercambiável, ele não é direcionado o suficiente! ‍

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Portanto, adapte seus produtos e serviços às necessidades de seus clientes. Agora é a hora de mostrar sua experiência como gerente de projetos para apresentar o fornecedor ou os serviços certos ao seu cliente potencial.

Alguns de seus clientes já sabem em detalhes o que querem para a viagem, enquanto outros não. Para aqueles que não o fazem, você pode dar a eles a oportunidade de pensar fora da caixa criando seu próprio projeto de viagem personalizado usando o Typeform e o Ezus. Saiba mais neste artigo.

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6. Projete seu cliente rapidamente.

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A proposta deve permitir que você aja rapidamente e otimize a experiência do cliente. Portanto, ele deve conter todos os elementos necessários em um único documento: termos e condições, mandato de débito direto etc. E, acima de tudo, as próximas etapas devem ser claras.

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7. Incentive o conteúdo visual.

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Ilustre sua proposta da forma mais completa possível, com horários, passeios, fotos, vídeos etc.

Para evitar sobrecarregar o conteúdo de sua proposta de vendas, preencha-a com documentos em apêndices.

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8. Tranquilize seu cliente.

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Não se esqueça de incluir todos os elementos incluídos e os não incluídos em sua proposta. Inclua sua história, experiência e referências para dar credibilidade à sua proposta. As condições de venda também são importantes.

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9. Priorize seus clientes.

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Não perca muito tempo com um novo cliente que entrou em contato com todo o mercado ou que ainda não tem certeza de sair. Sempre avalie suas chances reais de antemão, para não perder seu tempo.

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10. Aproveite.

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As habilidades interpessoais são essenciais na profissão do agente de viagens, dando a você confiança em suas habilidades como especialista em viagens.

Transmita sua paixão, seu compromisso e sua paixão por esse setor!

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