Come scrivere una proposta di viaggio?

«Mi ha fatto la proposta migliore».

Sì! Questo è ciò che tutti i tuoi clienti dovrebbero dire quando parlano di te.

Dovrebbero anche provare un senso di eccitazione e soddisfazione molto prima di andare in vacanza o viaggiare grazie a te! ‍

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Viceversa, senza contare il numero di documenti pubblicati nel vento e le proposte perse in anticipo...

La proposta che invierai al tuo potenziale cliente sarà decisiva per il marchio della tua agenzia.

È importante prestarci attenzione, ed è per questo che vedremo come puoi farlo la maggior parte delle tue possibilità!

Quindi, come si scrive una proposta di vendita per vendere meglio il proprio viaggio? 👀

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I. Cos'è una proposta di vendita nel settore del turismo 🎯

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Il momento critico del processo di vendita è la proposta: secondo Consiglio P-Val e il loro studio condotto su un campione di 150 partecipanti, rappresenta 35% della decisione finale del viaggiatore!

La stesura di una proposta di vendita è quindi una fase necessaria del processo di vendita, al fine di convalidare le esigenze del cliente e consentirgli di proiettarsi con i tuoi servizi.

La proposta di vendita è indispensabile per l'acquisizione dei clienti.

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‍ Non è un preventivo, che menziona solo gli aspetti di bilancio e contrattuali, ma una presentazione del servizio che verrà offerto dai servizi dell'agenzia. ‍

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Questo verrà letto, confrontato con i tuoi concorrenti e condiviso internamente, per essere studiato da chi non ha ancora un'opinione sulla tua azienda. ‍

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Che aspetto ha nel settore del turismo? ‍

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Stiamo parlando di vendere sogni, quindi la proposta deve attenersi a loro! ✨ ‍

Questo supporto commerciale vi darà un assaggio del tipo di viaggio proposto, dei valori trasmessi, della cura dedicata ai vostri servizi e dell'identità della vostra azienda.

E poiché stiamo acquistando l'esperienza dell'organizzatore professionista, che si tratti di un'agenzia di viaggi tradizionale, di un tour operator specializzato, di una società di gestione delle destinazioni (DMC), di un'agenzia di eventi o persino di un pianificatore di viaggi, è importante che questo traspaia nella tua proposta, in modo che sia il più convincente possibile.

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‍ ➡️ In breve, la proposta è: ‍

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• Specifico a ciascuno dei tuoi clienti (riepilogo delle esigenze, contesto... );
• Un accessibile, condiviso medio;
• La tua agenzia identità, know-how e capacità relazionali: la tua differenza;
• Le realizzazione della tua vendita. ‍

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II. Come scrivere una proposta di viaggio efficace 🚦

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Come regola generale, la proposta deve essere dettagliata, personalizzata e riflettere l'immagine della tua azienda, ma alcuni formati sono più appropriati per tipo di viaggio tu vendi e il tuo mercato di riferimento.
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A seconda del tipo di viaggio:

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🔄 Escursioni‍

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Vendere un tour significa vendere un itinerario e un programma dettagliati che includono trasporto, alloggio, catering e attività specifiche.

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Per presentare bene una proposta di tour, devi:

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• Descrivi giorno per giorno il programma consigliato;
• Includi un riepilogo e una mappa interattiva con il percorso del viaggio;
• Evidenzia più destinazioni contemporaneamente;
• Specifica cosa è incluso e cosa no.
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📜 Formato consigliato:

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Per descrivere bene il corso del viaggio, sarà preferito un documento Ritratto che presenti almeno testo e immagini per ogni fase del viaggio.

Se il soggiorno è di breve durata, un documento Landscape favorirà le immagini rispetto al testo.

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💡Bonus:

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Sempre più soluzioni software consentono di condividere il viaggio in formato digitale, in quanto Voyageurs du Monde l'agenzia lo fa, per esempio.

Ezus è una di queste soluzioni, che consente di automatizzare la creazione di questi documenti, risparmiando molto tempo e aumentando la tua conversione del +25%!

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🏖️ Viaggi privati

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Vendere un viaggio privato è prima di tutto vendere una destinazione, un tema di viaggio abbinato ai servizi di agenzia.

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Qui, l'obiettivo è principalmente il BtoC, con individui, gruppi di amici, famiglie o coppie con budget più o meno consistenti: di seguito è riportata una ripartizione dei diversi budget per viaggiatore, integrando i dati di Harris Interactive:

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Presentare bene una proposta di viaggio privata significa: ‍

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• Adattare le tue immagini al tuo target e al tuo marchio; I
• incluse foto e video di qualità;
• Scrivere brevi paragrafi per una migliore memorabilità;
• Compresi i servizi inclusi; Proporre diverse opzioni;
• Evidenziando i tuoi partner e fornitori di servizi in loco;
• Personalizzazione dell'offerta in base al brief e alle specifiche;
• Evitare una proposta troppo voluminosa: una decina di pagine sono sufficienti, i tuoi prospect hanno poco tempo e vogliono arrivare al dunque;
• Se necessario, accompagnare la proposta con appendici.

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📜 Formato consigliato:

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Per stupire e proiettare il cliente nel suo percorso, a volte la forma è migliore del contenuto. Quindi adotta un formato orizzontale con un minimo di testo e un design di qualità.

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💡Bonus:

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Fai risparmiare tempo ai tuoi clienti: stampa un preventivo, offri loro biglietti aerei, facilita la firma del modulo di registrazione/contratto di vendita.

E non dimenticare di valorizzare i valori e i servizi dell'agenzia, che a volte sono simili ai servizi di portineria! ‍

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💼 Viaggi d'affari, conferenze e incentivi
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Vendere viaggi d'affari significa presentare una proposta commerciale di qualità, precisa e specifica per le esigenze dell'azienda. Il cliente finale cercherà un ritorno sull'investimento con obiettivi HR, commerciali o di comunicazione.

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In generale, stiamo parlando del settore MICE (Meetings, Incentive, Conferences, Exhibitions), con la possibilità di rivolgersi sia a gruppi di tutte le dimensioni (PMI, ETI e/o Major Groups), spesso sui temi dei viaggi premio, del team building, dei seminari, delle serate di gala o della promozione di prodotti; sia ai singoli lavoratori nel caso di Travel Management/Business Trip.

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Presentare bene una proposta di viaggio d'affari significa:

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• Personalizzare il contenuto della proposta in base alle esigenze del cliente;
• Dimostrare adattabilità, creatività e «soluzione a tutto»;
• Rispetta il budget previsto presentando un ritorno sull'investimento: «i tuoi team ne usciranno più uniti», «aumenta la tua forza vendita con questo seminario», ecc.;
• Includi un riepilogo per navigare facilmente e rapidamente tra le tue parti;
• Evidenzia la tua specialità, il tuo vantaggio competitivo e il valore aggiunto della tua agenzia.

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📜 Formato consigliato:

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Sebbene esistano soluzioni più moderne, lo strumento tradizionale è Powerpoint, quindi il formato orizzontale sarà la norma. È importante seguire i codici aziendali e adottare un supporto di presentazione che possa essere condiviso con il team del cliente, accessibile su diversi supporti (computer, proiettori, tablet...)

La forma del documento dovrebbe essere più strutturata rispetto al caso di una proposta di viaggio BtoC.

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💡Bonus:

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Sii reattivo e disponibile ad andare avanti e indietro sulla tua proposta durante la negoziazione/convalida. E interessatevi alla cultura aziendale del vostro cliente, in modo da corrispondere il più possibile ad essa.

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👰 Lune di miele

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Vendere una luna di miele significa vendere un'esperienza eccezionale e indimenticabile per la coppia felice!

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Presentare bene una proposta per la luna di miele significa:

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• Vendi il sogno, crea l'impressione del viaggio di una vita che rimarrà impressa nei ricordi;
• Offerta all-inclusive, insolita e con il miglior standard (in base al budget);
• Integrare le esigenze di entrambe le persone per personalizzare e soddisfare al meglio entrambi i partecipanti;
• Evidenziare la sua storia, la sua esperienza in questa materia che richiede determinati valori e competenze;
• Offri regali inclusi, momenti romantici e organizzazione impeccabile.

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📜 Formato consigliato:

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Proprio come in un formato di viaggio privato, il formato orizzontale è ampiamente preferito per la sua importanza visiva.

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💡Bonus:

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Metti in evidenza le testimonianze degli ex clienti. Uno strumento come TripAdvisor, Google Reviews o Trustpilot ti consente di centralizzare le tue recensioni.

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🚍 GIR o partenze organizzate

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Vendere una partenza organizzata è soprattutto vendere un'organizzazione, un evento a un gruppo di persone unite dalla stessa passione.

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Per presentare correttamente i GIR o le proposte di partenza organizzate, è necessario:

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• Rendere il Programma facile da leggere e consentire ai partecipanti di convalidare rapidamente la propria partecipazione o registrazione;
• Mostra i vantaggi del gruppo: social network, appassionati, ecc.;
• Consenti a tutti di avere extra su richiesta;
• Specificare cosa è e cosa non è incluso nelle condizioni di vendita;
• Evidenzia la tua specialità, la tua esperienza logistica su questo argomento.

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📜 Formato consigliato:

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Un documento ritratto è consigliato nel caso di GIR con un programma dettagliato, soprattutto perché le vendite possono spesso essere effettuate tramite reti di distribuzione specifiche: associazioni, autorità locali, gruppi esistenti, ecc.

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💡Bonus:

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Consenti una facile condivisione dei documenti di viaggio (in modo che un partecipante possa invitarne un altro, tanto più virale se viene applicato uno sconto).

Gestisci la registrazione direttamente sul tuo sito web.

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🙇 Viaggio associativo

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Vendere un viaggio associativo significa vendere un viaggio di gruppo basato su un tema o un'esigenza particolare, di solito con un contatto che ha già identificato i dettagli del suo viaggio. ‍

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Presentare una proposta per un viaggio associativo significa: ‍

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• Personalizzalo il più possibile in base alle tue esigenze e al tema scelto;
• rassicurarvi sulla logistica e sui servizi inclusi;
• Presentare i fornitori di servizi in loco;
• Identifica ciò che spetta al team di gestione e supportalo nei suoi compiti.
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📜 Formato consigliato:

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A seconda del pubblico di destinazione, opta per il formato orizzontale per le associazioni professionali o studentesche o il formato verticale per le associazioni tematiche (sportive, culturali). Nel primo caso, l'aspetto visivo è più importante, nel secondo, spesso è la descrizione dei passaggi ad essere importante.

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💡Bonus:

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Tenere traccia della storia degli scambi e stabilire un rapporto di fiducia nel tempo è la chiave del successo.

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A seconda del tuo obiettivo:

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Logicamente, la tua proposta di vendita di viaggi dovrà essere adattata nei contenuti e nella forma per soddisfare il tuo obiettivo e stabilire una relazione personalizzata con il cliente. ‍

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Alcuni consigli al riguardo:

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• Per aziende, differenzia i tuoi servizi dalla concorrenza sviluppando temi specifici e creativi o competenze in materia di destinazioni.
• Per associazioni, sviluppa un rapporto di fiducia a lungo termine comprendendo le esigenze specifiche dei tuoi clienti.
• Per anziani, presta attenzione ai dettagli e includi tutte le garanzie, i servizi inclusi e non inclusi nella tua proposta.
• Per famiglie e gruppi di amici, identifica chi è il tuo contatto principale e aiutali a condividere il tuo viaggio con gli altri partecipanti. L'aspetto finanziario sarà spesso decisivo rispetto ai tuoi concorrenti.

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III. I 10 comandamenti di una proposta di viaggio ⚡️
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1. Rispetta la scadenza senza affrettare il lavoro.
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Per una proposta semplice, invia una risposta entro 24 ore. Puoi impiegare più tempo per una proposta complessa. Per essere più veloci dei tuoi concorrenti, assicurati di aver impostato modelli semplici e veloci per la generazione di proposte di vendita.

‍Ezus offre diversi modelli da cui puoi trarre ispirazione o personalizzare in base alla tua immagine. Per ulteriori informazioni e illustrazioni precise dei nostri servizi, prenota una demo!

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2. Accompagna i tuoi clienti in un viaggio fin dalla prima pagina!

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Usa immagini di alta qualità per distinguerti e vendere il sogno fin dai primi secondi di lettura, permettendo ai potenziali viaggiatori di proiettarsi nell'esperienza proposta.

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3. Non trascurare una pagina di riepilogo.

Se c'è una pagina da leggere, è questa, che riassume tutto, dalla citazione alle varie escursioni.

Le persone che leggeranno la tua proposta non hanno necessariamente seguito il processo di vendita sin dall'inizio. Dovrebbe quindi includere tutte le informazioni scambiate durante la fase di studio del progetto, in modo che possano comprendere facilmente la proposta.

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4. I prezzi migliori non bastano.

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Il tuo potenziale cliente deve valutare se hai compreso le sue esigenze e capire quale valore aggiunto offri oltre ai fornitori di servizi selezionati.

Questa è la parte più difficile per te, in quanto consiste nel valutare al meglio il tuo servizio in modo che venga accettato dal cliente, senza fare concessioni sulle tue tariffe.

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5. Viaggi personalizzati e su misura!

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Prova a sostituire il nome del cliente con un altro. Se il tuo documento sembra intercambiabile, non è sufficientemente mirato! ‍

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Quindi personalizza i tuoi prodotti e servizi in base alle esigenze dei tuoi clienti. Ora è il momento di dimostrare la tua esperienza come project manager per presentare il fornitore o i servizi giusti al tuo potenziale cliente.

Alcuni dei tuoi clienti sanno già in dettaglio cosa vogliono per il loro viaggio, mentre altri no. Per coloro che non lo sanno, puoi dare loro l'opportunità di pensare fuori dagli schemi creando il proprio progetto di viaggio personalizzato utilizzando Typeform ed Ezus. Scopri di più in questo articolo.

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6. Proietta rapidamente il tuo cliente.

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La proposta deve consentirti di agire rapidamente e ottimizzare l'esperienza del cliente. Deve quindi contenere tutti gli elementi necessari in un unico documento: termini e condizioni, mandato di addebito diretto, ecc. E soprattutto, le fasi successive devono essere chiare.

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7. Incoraggia i contenuti visivi.

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Illustra la tua proposta nel modo più completo possibile, con orari, tour, foto, video, ecc.

Per evitare di appesantire il contenuto della tua proposta di vendita, completala con i documenti in appendice.

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8. Rassicura il tuo cliente.

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Non dimenticare di includere tutti gli elementi inclusi e quelli non inclusi nella tua proposta. Includi la tua storia, le tue competenze e le tue referenze per dare credibilità alla tua proposta. Anche le condizioni di vendita sono importanti.

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9. Dai priorità ai tuoi clienti.

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Non perdere troppo tempo con un nuovo cliente che ha contattato l'intero mercato o che non è ancora sicuro di andarsene. Valuta sempre in anticipo le tue reali possibilità, in modo da non perdere tempo.

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10. Divertiti.

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Le capacità relazionali sono essenziali nella professione dell'agente di viaggio e ti danno fiducia nelle tue capacità di specialista di viaggi.

Trasmetti la tua passione, il tuo impegno e la tua passione per questo settore!

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