5 conseils pour faire un devis dans une agence de voyage

Faire un devis dans une agence de voyage constitue la base de toute vente réussie dans le tourisme sur mesure.

Entre le calcul des marges, la présentation des prestations et les mentions légales obligatoires, la création d'un devis professionnel représente un véritable enjeu commercial pour les agences de voyages, les DMC et les tour-opérateurs.

Dans ce guide, vous découvrirez :

• Des conseils pour accélérer votre production de devis.
• Les mentions obligatoires à intégrer absolument.
• Les erreurs fréquentes à éviter absolument.
• Comment calculer vos marges et frais de dossier.
• Les avantages d'un logiciel pour agences de voyages.

5 conseils pour préparer des devis dans une agence touristique

Voici les conseils pour réaliser vos devis :

1. Créez une bibliothèque de brochures et de contenus préchargés.
2. Standardisez vos propositions de voyage.
3. Automatisez les calculs de marges de vos forfaits touristiques.
4. Utilisez un logiciel pour votre agence de voyage.
5. Intégrez vos conditions générales directement.

1. Créez une bibliothèque de brochures et de contenus préchargés

Stockez les fiches prestataires, les descriptions d'activités, les brochures et les tarifs négociés dans une base de données centralisée.

Que vous organisiez des voyages en Afrique, des circuits aux Caraïbes ou des séjours en Andalousie, cette approche divise par trois le temps de création d'un nouveau devis.

Vous pouvez alors centraliser vos destinations, vos itinéraires et vos excursions favorites pour gagner en efficacité.

2. Standardisez vos propositions de voyage

Élaborez des templates personnalisés selon vos types de voyages :

• Les circuits organisés.
• Les séjours balnéaires (exemple : aux Canaries ou aux Baléares).
• Les voyages de noces.
• Les voyages à la carte pour des destinations hors des sentiers battus.

Vous ne repartez jamais de zéro et répondez plus rapidement à chaque demande de devis.

3. Automatisez les calculs de marges de vos forfaits touristiques

Optimisez vos marges grâce à des devis intelligents qui calculent automatiquement vos prix de vente.

Une solution de gestion pour une agence de voyage gère nativement la TVA applicable selon vos marchés et vous permet de choisir votre devise de facturation.

Fini les erreurs Excel qui grèvent votre rentabilité, notamment sur les voyages organisés complexes ou les voyages de groupe.

💡 Conseil : les agences qui automatisent leurs calculs de marges économisent du temps et réduisent leurs erreurs de facturation. L'investissement dans un outil dédié se rentabilise en quelques semaines seulement. Consultez notre guide sur la création de devis pour les agences de voyage pour approfondir le sujet.

4. Utilisez un logiciel pour votre agence de voyage

Des solutions comme Ezus, TravelJoy ou Tourplan génèrent vos devis en un clic à partir du programme créé.

Si vous gérez les autotours, les croisières, les safaris ou les voyages d'affaires, chaque modification de prestation met automatiquement à jour le budget, les documents PDF et les bons fournisseurs.

Cette centralisation élimine les ressaisies manuelles et les incohérences entre les documents.

5. Intégrez vos conditions générales directement

Incluez automatiquement vos conditions générales de vente dans chaque devis.

Vous êtes en conformité avec la loi sans aucune manipulation manuelle.

Cet élément est essentiel pour protéger votre agence de voyage sur mesure.

Les mentions obligatoires dans un devis de voyage

Le contenu du devis peut varier selon la spécificité de la prestation proposée. Mais a minima, votre devis de voyage doit mentionner :

• La date du devis.
• Le nom et l'adresse de l'agence de voyages.
• Le nom du client.
• Les dates de départ et la durée du séjour.
• Le détail de chaque prestation et produit, en quantité et en prix unitaire.
• Les frais de dossier, le cas échéant.
• Les frais annexes (assurances, visa).
• La somme globale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).

L'absence de ces informations expose votre agence à des contestations juridiques et fragilise votre crédibilité commerciale auprès de vos partenaires.

5 erreurs à éviter dans vos devis de voyage

Oublier la durée de validité du devis : sans date d'expiration, vous vous exposez aux fluctuations tarifaires de vos prestataires, notamment sur les vols et les réservations d'hébergement.

Négliger les calculs de conversion multidevises : une erreur de taux de change grève directement vos marges, particulièrement sur les destinations lointaines comme le Vietnam, le Pérou ou la Polynésie.

Présenter des tarifs ambigus : vos clients B2B (tour-opérateurs, agences locales, organisateurs de voyages) doivent comprendre immédiatement si vos prix sont nets ou commissionnables.

Omettre les conditions d'annulation : cette mention légale protège votre agence en cas de litige, conformément au code du tourisme.

Envoyer un devis avec des incohérences : les prix HT/TTC, les dates contradictoires ou les prestations non synchronisées nuisent à votre crédibilité professionnelle.

Calculez correctement vos frais de dossier afin de proposer les meilleurs prix

Les frais de dossier couvrent le temps consacré à la conception du voyage, la coordination des prestataires et le suivi client. Ils se facturent indépendamment du prix des prestations et représentent une source de revenus légitime pour votre agence de voyages.

Le montant varie selon la complexité du dossier et le niveau d'expertise requis. Voici un aperçu des pratiques du marché :

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- Pour un voyage standardisé (programme classique, séjour tout compris, peu de personnalisation), les frais de dossier se situent généralement entre 50 € et 100 €.

- Pour un voyage sur mesure simple (adaptation du programme, recherche ciblée de destinations), comptez entre 100 € et 200 €.

- Pour un programme complexe (création totale, négociation des prestataires, itinéraires personnalisés), les frais se situent entre 200 € et 350 €.

- Pour un événement MICE (coordination multiple, logistique complexe, voyages de groupe), les frais vont de 350 € à 500 €.

Certaines agences de voyage préfèrent intégrer ces frais dans leur marge globale plutôt que de les afficher séparément. Les deux approches sont valables, mais la transparence renforce la confiance client et facilite la gestion de votre budget.

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💡 Conseil : un outil de budgétisation vous permet de paramétrer vos frais de dossier par type de prestation, de calculer vos marges en temps réel et d'ajuster vos prix de vente instantanément. Optimisez également la trésorerie de votre agence de voyage grâce à une gestion financière centralisée.

Pourquoi choisir un logiciel d'agence de voyage comme Ezus ?

La plateforme tout-en-un de notre solution transforme votre processus de création de devis en automatisant l'ensemble de la chaîne.

Les avantages de notre solution pour votre agence :

• Automatisation complète : du programme initial au devis PDF personnalisé, sans ressaisie.
• Calculs multidevises : gestion automatique des marges et taux de change en temps réel.
• Mise à jour instantanée : chaque modification se répercute automatiquement sur tous vos documents.
• Zéro erreur : éliminez les fautes de frappe et erreurs de calcul.
• Génération automatique : devis, programmes et factures de voyage en un clic.

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Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un devis d'agence de voyages ?

Un devis d'agence de voyages est un document commercial détaillant l'ensemble des prestations pour un voyage sur mesure, une croisière ou tout autre type de séjour. Il présente le programme jour par jour, les billets d'avion, les hébergements, les excursions et les activités. Ce document doit obligatoirement mentionner l'immatriculation Atout France, la garantie financière et la responsabilité civile professionnelle de l'agence de voyage.

Comment formuler un devis pour une agence de voyage ?

Pour formuler un devis, commencez par identifier les besoins du voyageur : week-end en ville, escapade dans les îles paradisiaques ou encore safari en Afrique. Structurez votre proposition en détaillant chaque prestation (vols, transferts en autocar, assurance voyage,...) et calculez vos marges sur les forfaits touristiques. Pensez à intégrer également vos conditions générales de vente. N'oubliez pas les mentions obligatoires : la garantie financière, l'immatriculation, les dates de départ et la durée de validité.

Comment calculer la marge sur un voyage de groupe ou un séjour tout inclus ?

Pour calculer la marge sur un voyage de groupe ou un séjour tout inclus, additionnez tous vos coûts réels. Les billets d'avion, les hébergements, les accompagnateurs, les transferts et les assurances. Les agences spécialistes appliquent généralement une marge de 15 % à 25 % selon la complexité. Pour un voyage organisé vers des destinations comme la République dominicaine, Madère ou les Caraïbes, intégrez également vos frais de dossier. Un logiciel dédié automatise ces calculs multidevises pour vos propositions de voyages.

Quelle est la différence entre un devis pour un voyage individuel et un voyage de groupe ?

Un devis pour un voyage individuel ou un voyage personnalisé se concentre sur les attentes spécifiques d'un seul voyageur ou d'une famille. Le devis de voyage de groupe concerne plusieurs participants avec des tarifs négociés sur les autocars, les resorts, les vols groupés et les excursions. Les conseillers voyages adaptent leurs offres de voyages selon le type de clientèle.

Comment gérer les devis pour des destinations exotiques ou insolites ?

Pour les destinations exotiques (îles du Pacifique, Sri Lanka, Polynésie) ou les voyages insolites, anticipez les spécificités. Les visas, les vaccins, l'assurance voyage et les billets de bateau pour les îles. Les agences spécialisées et les créateurs de voyages comme Evaneos ou Voyageurs du Monde proposent des carnets de voyage détaillés. Mentionnez clairement les meilleures offres, les dates de départ, et la durée de validité du devis pour ces destinations à forte fluctuation tarifaire.

Quels outils utiliser pour créer des devis efficaces pour une agence réceptive ou un tour-opérateur ?

Les agences réceptives et les tour-opérateurs français utilisent des logiciels spécialisés pour automatiser la création de devis. Ces outils gèrent les circuits, les séjours balnéaires, les courts séjours et les voyages d'affaires. Ils calculent automatiquement les marges sur les forfaits, intègrent la TVA, génèrent les brochures et synchronisent tous les documents. Vous pourrez alors proposer des offres spéciales et des bons plans à vos clients.

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