5 consigli per fare un preventivo in un'agenzia di viaggi

Fare un preventivo in un'agenzia di viaggi costituisce la base di ogni vendita riuscita nel turismo su misura.

Tra il calcolo dei margini, la presentazione delle prestazioni e le menzioni legali obbligatorie, la creazione di un preventivo professionale rappresenta una vera sfida commerciale per le agenzie di viaggio, i DMC e i tour operator.

In questa guida, scoprirete:

• Consigli per accelerare la vostra produzione di preventivi.
• Le menzioni obbligatorie da integrare.
• Gli errori frequenti da evitare.
• Come calcolare i vostri margini e le spese di gestione.
• I vantaggi di un software per agenzie di viaggio.

5 consigli per preparare i preventivi in un'agenzia turistica

Ecco i consigli per realizzare i vostri preventivi:

1. Create una libreria di brochure e contenuti precaricati.
2. Standardizzate le vostre proposte di viaggio.
3. Automatizzate i calcoli dei margini dei vostri pacchetti turistici.
4. Utilizzate un software per la vostra agenzia di viaggi.
5. Integrate le vostre condizioni generali direttamente.

1. Create una libreria di brochure e contenuti precaricati

Archiviate le schede fornitori, le descrizioni delle attività, le brochure e le tariffe negoziate in un database centralizzato.

Che organizziate viaggi in Africa, circuiti ai Caraibi o soggiorni in Andalusia, questo approccio riduce di tre volte il tempo di creazione di un nuovo preventivo.

Potete quindi centralizzare le vostre destinazioni, i vostri itinerari e le vostre escursioni preferite per guadagnare in efficienza.

2. Standardizzate le vostre proposte di viaggio

Elaborate template personalizzati in base ai vostri tipi di viaggio:

• Circuiti organizzati.
• Soggiorni balneari (esempio: alle Canarie o alle Baleari).
• Viaggi di nozze.
• Viaggi su misura verso destinazioni fuori dai sentieri battuti.

Non partite mai da zero e rispondete più rapidamente a ogni richiesta di preventivo.

3. Automatizzate i calcoli dei margini dei vostri pacchetti turistici

Ottimizzate i vostri margini grazie a preventivi intelligenti che calcolano automaticamente i vostri prezzi di vendita.

Una soluzione di gestione per un'agenzia di viaggi gestisce nativamente l'IVA applicabile ai vostri mercati e vi permette di scegliere la vostra valuta di fatturazione.

Basta con gli errori Excel che erodono la vostra redditività, soprattutto sui viaggi organizzati complessi o i viaggi di gruppo.

💡 Consiglio: le agenzie che automatizzano i loro calcoli dei margini risparmiano tempo e riducono gli errori di fatturazione. L'investimento in uno strumento dedicato si ripaga in poche settimane. Consultate la nostra guida sulla creazione di preventivi per le agenzie di viaggio per approfondire l'argomento.

4. Utilizzate un software per la vostra agenzia di viaggi

Soluzioni come Ezus, TravelJoy o Tourplan generano i vostri preventivi in un clic a partire dal programma creato.

Se gestite autotour, crociere, safari o viaggi d'affari, ogni modifica di prestazione aggiorna automaticamente il budget, i documenti PDF e i buoni fornitori.

Questa centralizzazione elimina le reinserzioni manuali e le incoerenze tra i documenti.

5. Integrate le vostre condizioni generali direttamente

Includete automaticamente le vostre condizioni generali di vendita in ogni preventivo.

Siete conformi alla normativa senza alcuna manipolazione manuale.

Questo elemento è essenziale per proteggere la vostra agenzia di viaggi su misura.

Le menzioni obbligatorie in un preventivo di viaggio

Il contenuto del preventivo può variare in base alla specificità della prestazione proposta. Ma come minimo, il vostro preventivo di viaggio deve menzionare:

• La data del preventivo.
• Il nome e l'indirizzo dell'agenzia di viaggio.
• Il nome del cliente.
• Le date di partenza e la durata del soggiorno.
• Il dettaglio di ogni prestazione e prodotto, in quantità e prezzo unitario.
• Le spese di gestione, se previste.
• Le spese accessorie (assicurazioni, visto).
• L'importo totale da pagare al netto delle tasse e comprensivo di tutte le tasse.

L'assenza di queste informazioni espone la vostra agenzia a contestazioni legali e indebolisce la vostra credibilità commerciale presso i vostri partner.

5 errori da evitare nei vostri preventivi di viaggio

Dimenticare il periodo di validità del preventivo: senza data di scadenza, vi esponete alle fluttuazioni tariffarie dei vostri fornitori, soprattutto sui voli e le prenotazioni di alloggio.

Trascurare i calcoli di conversione multivaluta: un errore di tasso di cambio erode direttamente i vostri margini, in particolare sulle destinazioni lontane come Vietnam, Perù o Polinesia.

Presentare tariffe ambigue: i vostri clienti B2B (tour operator, agenzie locali, organizzatori di viaggi) devono capire immediatamente se i vostri prezzi sono netti o commissionabili.

Omettere le condizioni di cancellazione: questa menzione legale protegge la vostra agenzia in caso di controversia, conformemente alla normativa turistica.

Inviare un preventivo con incoerenze: i prezzi al netto/al lordo delle tasse, le date contraddittorie o le prestazioni non sincronizzate nuocciono alla vostra credibilità professionale.

Calcolate correttamente le vostre spese di gestione per offrire i migliori prezzi

Le spese di gestione coprono il tempo dedicato alla progettazione del viaggio, al coordinamento dei fornitori e al follow-up del cliente. Si fatturano indipendentemente dal prezzo delle prestazioni e rappresentano una fonte legittima di ricavo per la vostra agenzia di viaggio.

L'importo varia in base alla complessità del dossier e al livello di competenza richiesto. Ecco una panoramica delle pratiche di mercato:

Per un viaggio standardizzato (programma classico, soggiorno all-inclusive, poca personalizzazione), le spese di gestione si situano generalmente tra 50 € e 100 €.

Per un viaggio su misura semplice (adattamento del programma, ricerca mirata di destinazioni), prevedete tra 100 € e 200 €.

Per un programma complesso (creazione totale, negoziazione con i fornitori, itinerari personalizzati), le spese si situano tra 200 € e 350 €.

Per un evento MICE (coordinamento multiplo, logistica complessa, viaggi di gruppo), le spese vanno da 350 € a 500 €.

Alcune agenzie di viaggio preferiscono integrare queste spese nel loro margine globale piuttosto che mostrarle separatamente. Entrambi gli approcci sono validi, ma la trasparenza rafforza la fiducia del cliente e facilita la gestione del vostro budget.

💡 Consiglio: uno strumento di budgeting vi permette di configurare le vostre spese di gestione per tipo di prestazione, calcolare i vostri margini in tempo reale e adeguare i vostri prezzi di vendita istantaneamente. Ottimizzate anche la tesoreria della vostra agenzia di viaggi con una gestione finanziaria centralizzata.

Perché scegliere un software per agenzie di viaggio come Ezus?

La piattaforma all-in-one della nostra soluzione trasforma il vostro processo di creazione di preventivi automatizzando l'intera catena.

I vantaggi della nostra soluzione per la vostra agenzia:

• Automazione completa: dal programma iniziale al preventivo PDF personalizzato, senza reinserimento dati.
• Calcoli multivaluta: gestione automatica dei margini e dei tassi di cambio in tempo reale.
• Aggiornamento istantaneo: ogni modifica si riflette automaticamente su tutti i vostri documenti.
• Zero errori: eliminate i refusi e gli errori di calcolo.
• Generazione automatica: preventivi, programmi e fatture di viaggio in un clic.

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Domande frequenti

Cos'è un preventivo di un'agenzia di viaggi?

Un preventivo di un'agenzia di viaggi è un documento commerciale che dettaglia l'insieme delle prestazioni per un viaggio su misura, una crociera o qualsiasi altro tipo di soggiorno. Presenta il programma giorno per giorno, i biglietti aerei, gli alloggi, le escursioni e le attività. Questo documento deve obbligatoriamente menzionare la registrazione ufficiale dell'agenzia, la garanzia finanziaria e la responsabilità civile professionale.

Come formulare un preventivo per un'agenzia di viaggi?

Per formulare un preventivo, iniziate identificando le esigenze del viaggiatore: weekend in città, fuga nelle isole paradisiache o safari in Africa. Strutturate la vostra proposta dettagliando ogni prestazione (voli, trasferimenti in pullman, assicurazione viaggio,...) e calcolate i vostri margini sui pacchetti turistici. Pensate a integrare anche le vostre condizioni generali di vendita. Non dimenticate le menzioni obbligatorie: la garanzia finanziaria, la registrazione, le date di partenza e il periodo di validità.

Come calcolare il margine su un viaggio di gruppo o un soggiorno all-inclusive?

Per calcolare il margine su un viaggio di gruppo o un soggiorno all-inclusive, sommate tutti i vostri costi reali. Biglietti aerei, alloggi, accompagnatori, trasferimenti e assicurazioni. Le agenzie specializzate applicano generalmente un margine dal 15% al 25% in base alla complessità. Per un viaggio organizzato verso destinazioni come la Repubblica Dominicana, Madeira o i Caraibi, integrate anche le vostre spese di gestione. Un software dedicato automatizza questi calcoli multivaluta per le vostre proposte di viaggio.

Qual è la differenza tra un preventivo per un viaggio individuale e un viaggio di gruppo?

Un preventivo per un viaggio individuale o personalizzato si concentra sulle aspettative specifiche di un singolo viaggiatore o di una famiglia. Il preventivo di viaggio di gruppo riguarda più partecipanti con tariffe negoziate su pullman, resort, voli di gruppo ed escursioni. I consulenti di viaggio adattano le loro offerte in base al tipo di clientela.

Come gestire i preventivi per destinazioni esotiche o insolite?

Per le destinazioni esotiche (isole del Pacifico, Sri Lanka, Polinesia) o i viaggi insoliti, anticipate le specificità. I visti, le vaccinazioni, l'assicurazione viaggio e i biglietti del traghetto per le isole. Le agenzie specializzate e i creatori di viaggi propongono quaderni di viaggio dettagliati. Menzionate chiaramente le migliori offerte, le date di partenza e il periodo di validità del preventivo per queste destinazioni ad alta fluttuazione tariffaria.

Quali strumenti utilizzare per creare preventivi efficaci per un'agenzia ricettiva o un tour operator?

Le agenzie ricettive e i tour operator utilizzano software specializzati per automatizzare la creazione di preventivi. Questi strumenti gestiscono i circuiti, i soggiorni balneari, i soggiorni brevi e i viaggi d'affari. Calcolano automaticamente i margini sui pacchetti, integrano l'IVA, generano le brochure e sincronizzano tutti i documenti. Potrete quindi proporre offerte speciali e le migliori promozioni ai vostri clienti.

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