5 dicas para fazer um orçamento numa agência de viagens

Fazer um orçamento numa agência de viagens constitui a base de toda venda bem-sucedida no turismo à medida.

Entre o cálculo das margens, a apresentação dos serviços e as menções legais obrigatórias, a criação de um orçamento profissional representa um verdadeiro desafio comercial para as agências de viagens, os DMC e os operadores turísticos.

Neste guia, vai descobrir:

Dicas para acelerar a sua produção de orçamentos.
As menções obrigatórias a integrar.
Os erros frequentes a evitar.
Como calcular as suas margens e taxas de serviço.
As vantagens de um software para agências de viagens.

5 dicas para preparar orçamentos numa agência de turismo

Aqui estão as dicas para elaborar os seus orçamentos:

Crie uma biblioteca de brochuras e conteúdos pré-carregados.
Standardize as suas propostas de viagem.
Automatize os cálculos de margens dos seus pacotes turísticos.
Utilize um software para a sua agência de viagens.
Integre as suas condições gerais diretamente.

1. Crie uma biblioteca de brochuras e conteúdos pré-carregados

Armazene as fichas de fornecedores, as descrições de atividades, as brochuras e as tarifas negociadas numa base de dados centralizada.

Quer organize viagens para África, circuitos nas Caraíbas ou estadias na Andaluzia, esta abordagem divide por três o tempo de criação de um novo orçamento.

Pode então centralizar os seus destinos, os seus itinerários e as suas excursões favoritas para ganhar em eficiência.

2. Standardize as suas propostas de viagem

Elabore templates personalizados conforme os seus tipos de viagem:

Circuitos organizados.
Estadias balneares (exemplo: nas Canárias ou nas Baleares).
Viagens de lua de mel.
Viagens à medida para destinos fora dos trilhos habituais.

Nunca parte do zero e responde mais rapidamente a cada pedido de orçamento.

3. Automatize os cálculos de margens dos seus pacotes turísticos

Otimize as suas margens graças a orçamentos inteligentes que calculam automaticamente os seus preços de venda.

Uma solução de gestão para uma agência de viagens trata nativamente o IVA aplicável aos seus mercados e permite-lhe escolher a sua moeda de faturação.

Acabaram-se os erros de Excel que afetam a sua rentabilidade, especialmente nas viagens organizadas complexas ou nas viagens de grupo.

💡 Dica: as agências que automatizam os seus cálculos de margens poupam tempo e reduzem os seus erros de faturação. O investimento numa ferramenta dedicada rentabiliza-se em poucas semanas. Consulte o nosso guia sobre a criação de orçamentos para agências de viagens para aprofundar o tema.

4. Utilize um software para a sua agência de viagens

Soluções como Ezus, TravelJoy ou Tourplan geram os seus orçamentos num clique a partir do programa criado.

Se gere autocaravanas, cruzeiros, safaris ou viagens de negócios, cada modificação de serviço atualiza automaticamente o orçamento, os documentos PDF e os vouchers de fornecedores.

Esta centralização elimina as reintroduções manuais e as incoerências entre documentos.

5. Integre as suas condições gerais diretamente

Inclua automaticamente as suas condições gerais de venda em cada orçamento.

Fica em conformidade com a regulamentação sem qualquer manipulação manual.

Este elemento é essencial para proteger a sua agência de viagens à medida.

As menções obrigatórias num orçamento de viagem

O conteúdo do orçamento pode variar conforme a especificidade do serviço proposto. Mas no mínimo, o seu orçamento de viagem deve mencionar:

A data do orçamento.
O nome e o endereço da agência de viagens.
O nome do cliente.
As datas de partida e a duração da estadia.
O detalhe de cada serviço e produto, em quantidade e preço unitário.
As taxas de serviço, quando aplicável.
Os custos adicionais (seguros, visto).
O montante total a pagar sem impostos e com todos os impostos incluídos.

A ausência destas informações expõe a sua agência a disputas legais e enfraquece a sua credibilidade comercial junto dos seus parceiros.

5 erros a evitar nos seus orçamentos de viagem

Esquecer o período de validade do orçamento: sem data de expiração, expõe-se às flutuações tarifárias dos seus fornecedores, especialmente nos voos e nas reservas de alojamento.

Negligenciar os cálculos de conversão multidivisa: um erro de taxa de câmbio afeta diretamente as suas margens, particularmente em destinos distantes como o Vietname, o Peru ou a Polinésia.

Apresentar tarifas ambíguas: os seus clientes B2B (operadores turísticos, agências locais, organizadores de viagens) devem compreender imediatamente se os seus preços são líquidos ou comissionáveis.

Omitir as condições de cancelamento: esta menção legal protege a sua agência em caso de litígio, em conformidade com a regulamentação turística.

Enviar um orçamento com incoerências: os preços sem/com impostos, as datas contraditórias ou os serviços não sincronizados prejudicam a sua credibilidade profissional.

Calcule corretamente as suas taxas de serviço para oferecer os melhores preços

As taxas de serviço cobrem o tempo dedicado à conceção da viagem, à coordenação dos fornecedores e ao acompanhamento do cliente. São faturadas independentemente do preço dos serviços e representam uma fonte legítima de receita para a sua agência de viagens.

O montante varia conforme a complexidade do dossier e o nível de especialização requerido. Aqui está uma visão geral das práticas do mercado:

Para uma viagem standardizada (programa clássico, estadia tudo incluído, pouca personalização), as taxas de serviço situam-se geralmente entre 50 € e 100 €.

Para uma viagem à medida simples (adaptação do programa, pesquisa direcionada de destinos), preveja entre 100 € e 200 €.

Para um programa complexo (criação total, negociação com fornecedores, itinerários personalizados), as taxas situam-se entre 200 € e 350 €.

Para um evento MICE (coordenação múltipla, logística complexa, viagens de grupo), as taxas vão de 350 € a 500 €.

Algumas agências de viagens preferem integrar estas taxas na sua margem global em vez de as apresentar separadamente. Ambas as abordagens são válidas, mas a transparência reforça a confiança do cliente e facilita a gestão do seu orçamento.

💡 Dica: uma ferramenta de orçamentação permite-lhe configurar as suas taxas de serviço por tipo de prestação, calcular as suas margens em tempo real e ajustar os seus preços de venda instantaneamente. Otimize também a tesouraria da sua agência de viagens com uma gestão financeira centralizada.

Porquê escolher um software de agência de viagens como o Ezus?

A plataforma tudo-em-um da nossa solução transforma o seu processo de criação de orçamentos automatizando toda a cadeia.

As vantagens da nossa solução para a sua agência:

Automatização completa: do programa inicial ao orçamento PDF personalizado, sem reintrodução de dados.
Cálculos multidivisa: gestão automática das margens e das taxas de câmbio em tempo real.
Atualização instantânea: cada modificação reflete-se automaticamente em todos os seus documentos.
Zero erros: elimine os erros de digitação e os erros de cálculo.
Geração automática: orçamentos, programas e faturas de viagem num clique.

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Perguntas frequentes

O que é um orçamento de agência de viagens?

Um orçamento de agência de viagens é um documento comercial que detalha o conjunto dos serviços para uma viagem à medida, um cruzeiro ou qualquer outro tipo de estadia. Apresenta o programa dia a dia, os bilhetes de avião, os alojamentos, as excursões e as atividades. Este documento deve obrigatoriamente mencionar o registo oficial da agência, a garantia financeira e a responsabilidade civil profissional.

Como formular um orçamento para uma agência de viagens?

Para formular um orçamento, comece por identificar as necessidades do viajante: fim de semana na cidade, escapadela para ilhas paradisíacas ou safari em África. Estruture a sua proposta detalhando cada serviço (voos, transferências de autocarro, seguro de viagem,...) e calcule as suas margens sobre os pacotes turísticos. Pense em integrar também as suas condições gerais de venda. Não se esqueça das menções obrigatórias: a garantia financeira, o registo, as datas de partida e o período de validade.

Como calcular a margem numa viagem de grupo ou numa estadia tudo incluído?

Para calcular a margem numa viagem de grupo ou numa estadia tudo incluído, some todos os seus custos reais. Bilhetes de avião, alojamentos, guias, transferências e seguros. As agências especialistas aplicam geralmente uma margem de 15% a 25% conforme a complexidade. Para uma viagem organizada para destinos como a República Dominicana, a Madeira ou as Caraíbas, integre também as suas taxas de serviço. Um software dedicado automatiza estes cálculos multidivisa para as suas propostas de viagem.

Qual é a diferença entre um orçamento para uma viagem individual e uma viagem de grupo?

Um orçamento para uma viagem individual ou personalizada concentra-se nas expectativas específicas de um único viajante ou de uma família. O orçamento de viagem de grupo envolve vários participantes com tarifas negociadas em autocarros, resorts, voos de grupo e excursões. Os consultores de viagem adaptam as suas ofertas conforme o tipo de clientela.

Como gerir os orçamentos para destinos exóticos ou invulgares?

Para destinos exóticos (ilhas do Pacífico, Sri Lanka, Polinésia) ou viagens invulgares, antecipe as especificidades. Os vistos, as vacinações, o seguro de viagem e os bilhetes de barco para as ilhas. As agências especializadas e os criadores de viagens propõem cadernos de viagem detalhados. Mencione claramente as melhores ofertas, as datas de partida e o período de validade do orçamento para estes destinos com alta flutuação tarifária.

Que ferramentas utilizar para criar orçamentos eficazes para uma agência recetiva ou um operador turístico?

As agências recetivas e os operadores turísticos utilizam software especializado para automatizar a criação de orçamentos. Estas ferramentas gerem os circuitos, as estadias balneares, as escapadelas curtas e as viagens de negócios. Calculam automaticamente as margens sobre os pacotes, integram o IVA, geram brochuras e sincronizam todos os documentos. Poderá então propor ofertas especiais e as melhores promoções aos seus clientes.

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