5 consejos para hacer un presupuesto en una agencia de viajes

Hacer un presupuesto en una agencia de viajes constituye la base de toda venta exitosa en el turismo a medida.

Entre el cálculo de márgenes, la presentación de los servicios y las menciones legales obligatorias, la creación de un presupuesto profesional representa un verdadero desafío comercial para las agencias de viajes, los DMC y los touroperadores.

En esta guía, descubrirás:

• Consejos para acelerar tu producción de presupuestos.
• Las menciones obligatorias que debes integrar.
• Los errores frecuentes que debes evitar.
• Cómo calcular tus márgenes y gastos de gestión.
• Las ventajas de un software para agencias de viajes.

5 consejos para preparar presupuestos en una agencia de turismo

Estos son los consejos para elaborar tus presupuestos:

1. Crea una biblioteca de folletos y contenidos precargados.
2. Estandariza tus propuestas de viaje.
3. Automatiza los cálculos de márgenes de tus paquetes turísticos.
4. Utiliza un software para tu agencia de viajes.
5. Integra tus condiciones generales directamente.

1. Crea una biblioteca de folletos y contenidos precargados

Almacena las fichas de proveedores, las descripciones de actividades, los folletos y las tarifas negociadas en una base de datos centralizada.

Ya sea que organices viajes a África, circuitos por el Caribe o estancias en Andalucía, este enfoque divide por tres el tiempo de creación de un nuevo presupuesto.

Puedes entonces centralizar tus destinos, tus itinerarios y tus excursiones favoritas para ganar en eficiencia.

2. Estandariza tus propuestas de viaje

Elabora plantillas personalizadas según tus tipos de viajes:

• Circuitos organizados.
• Estancias de playa (ejemplo: en Canarias o en Baleares).
• Viajes de luna de miel.
• Viajes a medida hacia destinos fuera de lo común.

Nunca partes de cero y respondes más rápidamente a cada solicitud de presupuesto.

3. Automatiza los cálculos de márgenes de tus paquetes turísticos

Optimiza tus márgenes gracias a presupuestos inteligentes que calculan automáticamente tus precios de venta.

Una solución de gestión para una agencia de viajes maneja de forma nativa el IVA aplicable según tus mercados y te permite elegir tu divisa de facturación.

Se acabaron los errores de Excel que afectan tu rentabilidad, especialmente en los viajes organizados complejos o los viajes de grupo.

💡 Consejo: las agencias que automatizan sus cálculos de márgenes ahorran tiempo y reducen sus errores de facturación. La inversión en una herramienta dedicada se rentabiliza en pocas semanas. Consulta nuestra guía sobre la creación de presupuestos para agencias de viajes para profundizar en el tema.

4. Utiliza un software para tu agencia de viajes

Soluciones como Ezus, TravelJoy o Tourplan generan tus presupuestos en un clic a partir del programa creado.

Si gestionas autorutas, cruceros, safaris o viajes de negocios, cada modificación de servicio actualiza automáticamente el presupuesto, los documentos PDF y los bonos de proveedores.

Esta centralización elimina las reentradas manuales y las incoherencias entre documentos.

5. Integra tus condiciones generales directamente

Incluye automáticamente tus condiciones generales de venta en cada presupuesto.

Cumples con la normativa sin ninguna manipulación manual.

Este elemento es esencial para proteger tu agencia de viajes a medida.

Las menciones obligatorias en un presupuesto de viaje

El contenido del presupuesto puede variar según la especificidad del servicio propuesto. Pero como mínimo, tu presupuesto de viaje debe mencionar:

• La fecha del presupuesto.
• El nombre y la dirección de la agencia de viajes.
• El nombre del cliente.
• Las fechas de salida y la duración de la estancia.
• El detalle de cada servicio y producto, en cantidad y precio unitario.
• Los gastos de gestión, en su caso.
• Los gastos adicionales (seguros, visado).
• La suma total a pagar sin impuestos y con todos los impuestos incluidos.

La ausencia de esta información expone a tu agencia a disputas legales y debilita tu credibilidad comercial ante tus socios.

5 errores a evitar en tus presupuestos de viaje

Olvidar el periodo de validez del presupuesto: sin fecha de vencimiento, te expones a las fluctuaciones tarifarias de tus proveedores, especialmente en vuelos y reservas de alojamiento.

Descuidar los cálculos de conversión multidivisa: un error de tipo de cambio afecta directamente tus márgenes, especialmente en destinos lejanos como Vietnam, Perú o la Polinesia.

Presentar tarifas ambiguas: tus clientes B2B (touroperadores, agencias locales, organizadores de viajes) deben comprender inmediatamente si tus precios son netos o comisionables.

Omitir las condiciones de cancelación: esta mención legal protege tu agencia en caso de litigio, conforme a la normativa turística.

Enviar un presupuesto con incoherencias: los precios sin/con impuestos, las fechas contradictorias o los servicios no sincronizados perjudican tu credibilidad profesional.

Calcula correctamente tus gastos de gestión para ofrecer los mejores precios

Los gastos de gestión cubren el tiempo dedicado al diseño del viaje, la coordinación de proveedores y el seguimiento del cliente. Se facturan independientemente del precio de los servicios y representan una fuente legítima de ingresos para tu agencia de viajes.

El importe varía según la complejidad del expediente y el nivel de experiencia requerido. Aquí tienes un panorama de las prácticas del mercado:

Para un viaje estandarizado (programa clásico, estancia todo incluido, poca personalización), los gastos de gestión se sitúan generalmente entre 50 € y 100 €.

Para un viaje a medida sencillo (adaptación del programa, búsqueda específica de destinos), se estiman entre 100 € y 200 €.

Para un programa complejo (creación total, negociación con proveedores, itinerarios personalizados), los gastos se sitúan entre 200 € y 350 €.

Para un evento MICE (coordinación múltiple, logística compleja, viajes de grupo), los gastos van de 350 € a 500 €.

Algunas agencias de viajes prefieren integrar estos gastos en su margen global en lugar de mostrarlos por separado. Ambos enfoques son válidos, pero la transparencia refuerza la confianza del cliente y facilita la gestión de tu presupuesto.

💡 Consejo: una herramienta de presupuestación te permite configurar tus gastos de gestión por tipo de servicio, calcular tus márgenes en tiempo real y ajustar tus precios de venta al instante. Optimiza también la tesorería de tu agencia de viajes con una gestión financiera centralizada.

¿Por qué elegir un software de agencia de viajes como Ezus?

La plataforma todo en uno de nuestra solución transforma tu proceso de creación de presupuestos automatizando toda la cadena.

Las ventajas de nuestra solución para tu agencia:

• Automatización completa: desde el programa inicial hasta el presupuesto PDF personalizado, sin reentrada de datos.
• Cálculos multidivisa: gestión automática de márgenes y tipos de cambio en tiempo real.
• Actualización instantánea: cada modificación se refleja automáticamente en todos tus documentos.
• Cero errores: elimina las erratas y los errores de cálculo.
• Generación automática: presupuestos, programas y facturas de viaje en un clic.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es un presupuesto de agencia de viajes?

Un presupuesto de agencia de viajes es un documento comercial que detalla el conjunto de servicios para un viaje a medida, un crucero o cualquier otro tipo de estancia. Presenta el programa día a día, los billetes de avión, los alojamientos, las excursiones y las actividades. Este documento debe mencionar obligatoriamente el registro oficial de la agencia, la garantía financiera y la responsabilidad civil profesional.

¿Cómo formular un presupuesto para una agencia de viajes?

Para formular un presupuesto, comienza por identificar las necesidades del viajero: fin de semana en ciudad, escapada a islas paradisíacas o safari en África. Estructura tu propuesta detallando cada servicio (vuelos, traslados en autocar, seguro de viaje,...) y calcula tus márgenes sobre los paquetes turísticos. Piensa en integrar también tus condiciones generales de venta. No olvides las menciones obligatorias: la garantía financiera, el registro, las fechas de salida y el periodo de validez.

¿Cómo calcular el margen en un viaje de grupo o una estancia todo incluido?

Para calcular el margen en un viaje de grupo o una estancia todo incluido, suma todos tus costes reales. Billetes de avión, alojamientos, guías, traslados y seguros. Las agencias especialistas aplican generalmente un margen del 15 % al 25 % según la complejidad. Para un viaje organizado a destinos como República Dominicana, Madeira o el Caribe, integra también tus gastos de gestión. Un software dedicado automatiza estos cálculos multidivisa para tus propuestas de viaje.

¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto para un viaje individual y un viaje de grupo?

Un presupuesto para un viaje individual o personalizado se centra en las expectativas específicas de un solo viajero o una familia. El presupuesto de viaje de grupo involucra a varios participantes con tarifas negociadas en autocares, resorts, vuelos grupales y excursiones. Los asesores de viajes adaptan sus ofertas según el tipo de clientela.

¿Cómo gestionar los presupuestos para destinos exóticos o insólitos?

Para destinos exóticos (islas del Pacífico, Sri Lanka, Polinesia) o viajes insólitos, anticipa las especificidades. Los visados, las vacunas, el seguro de viaje y los billetes de barco para las islas. Las agencias especializadas y los creadores de viajes proponen cuadernos de viaje detallados. Menciona claramente las mejores ofertas, las fechas de salida y el periodo de validez del presupuesto para estos destinos con alta fluctuación tarifaria.

¿Qué herramientas utilizar para crear presupuestos eficaces para una agencia receptiva o un touroperador?

Las agencias receptivas y los touroperadores utilizan software especializado para automatizar la creación de presupuestos. Estas herramientas gestionan los circuitos, las estancias de playa, las escapadas cortas y los viajes de negocios. Calculan automáticamente los márgenes sobre los paquetes, integran el IVA, generan folletos y sincronizan todos los documentos. Podrás entonces proponer ofertas especiales y las mejores promociones a tus clientes.

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