Quale software per agenzie di viaggio dovresti scegliere per la tua agenzia?

Che tu sia appena registrato nel tuo Registro degli Operatori (Atout France per gli operatori di viaggio in Francia, ad esempio) o desideri migliorare la gestione dei tuoi eventi, soggiorni, viaggi, tour, il software per agenzie di viaggio è oggi il partner ideale per ogni professionista.

Stai cercando il miglior software di agenzia di viaggio per il tuo team?

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A seconda delle attività che offri, alcuni software di viaggio saranno più o meno adatti alla tua agenzia.

Per aiutarvi nella scelta del vostro software di viaggio, Ezus dettaglia le diverse funzionalità e i controlli da effettuare prima di selezionare il tuo software per il settore turistico.

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1. Cos'è un software per agenzie di viaggio?

Un software di viaggio è un programma per computer che ti consente come professionista di gestire al meglio la tua attività di agenzia turistica, sia che si tratti di costruire soggiorni o viaggi su misura.

Un software per agenzie di viaggio riguarda agenzie di viaggio, agenzie incoming e tour operator, o anche agenzie per eventi per servizi pacchettizzati: Viaggi / weekend incentive, seminari aziendali, ecc...

Il turismo è anche influenzato dalla tecnologia digitale tramite soluzioni chiamate #TravelTech o #EventTech. Per rimanere innovativi e competitivi sul mercato, è importante facilitare la tua attività grazie a un software completo e pratico.

2. Le diverse funzionalità dei software per il turismo.

Dagli anni 2000 esistono pacchetti software specifici per gli operatori di viaggi e turismo. Molte funzionalità sono comuni e semplificano la vita quotidiana dei professionisti del settore dei viaggi.

Quali sono le funzionalità integrate nei migliori software di viaggio?

La gestione del tuo catalogo di prodotti e pacchetti turistici.

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Un'agenzia di viaggi o di eventi vende un prodotto che include attività, ristorazione, alloggi, trasporti, personale, luoghi, ecc...

Un buon software per il turismo ti permetterà di assemblare correttamente i tuoi prodotti per confezionare l'offerta giusta per il tuo gruppo target.

Il dynamic packaging ha fatto il suo tempo e le sue tecnologie, come i software creati all'inizio degli anni 2000, specialmente dedicati ai Tour Operator, come Orchestra.

Il "Dynamic Packaging" è morto! Viva il "Open Packaging"!

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Suggerimenti e consigli:

• Preferisci un software turistico che ti consenta di modulare la classificazione e la creazione dei tuoi pacchetti.
• Conserva il tuo know-how su misura mantenendo la personalizzazione dal tuo catalogo ma anche nella presentazione dei tuoi prodotti su un progetto.
• Fai attenzione ai software per il turismo che funzionano ancora con sistemi di "blocchi di prodotto" evidenziati in un preventivo.

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Il CRM integrato per le tue relazioni commerciali.

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Il CRM (Customer Relationship Management) è soprattutto uno strumento di vendita e fidelizzazione dei clienti.

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Sul mercato esistono numerosi pacchetti software specifici per il CRM: Salesforce, Active Campaign o Hubspot sono i riferimenti in questo mercato.

Un CRM specifico per il turismo deve contenere campi basati sugli interessi dei tuoi potenziali clienti, come ad esempio la data di nascita, i centri di interesse, l'età, ecc.

Grazie a uno strumento per la gestione delle tue relazioni di vendita, sarai in grado di sviluppare meglio la tua attività.

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Suggerimenti e consigli:

• Verifica che la sezione Vendite possa connettersi alla sezione Produzioni per evitare doppi inserimenti o errori.
• Imposta statistiche, obiettivi o altre statistiche sulla tua dashboard. Fai una distinzione tra il fatturato effettivo e le previsioni.
• Un modo più efficiente per gestire le tue campagne di marketing dal tuo CRM.

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🚨 Fai attenzione a controllare i diritti di ammissione dei tuoi dipendenti sui file dei tuoi clienti in modo che non esportino nessuno dei loro file.

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Generazione automatica dei documenti di viaggio.

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Ovviamente,il software per il turismo deve essere in grado di generare i tuoi documenti di viaggio in modo personalizzato. Cioè, in base a modelli di design che mettano in evidenza il tuo know-how, ma anche per permetterti di modificare direttamente questi documenti per specificare ogni singolo elemento.

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I diversi documenti che puoi generare su un software di viaggio sono:

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• Brief (opzionale) che riassume gli elementi essenziali della richiesta del cliente (destinazione, tipo di evento o viaggio, numero di persone, budget, interessi, trasporto, ecc.). Il brief può evolversi durante la qualificazione e serve come base per la tua proposta commerciale. Può essere inviato ai tuoi fornitori durante la fase di produzione, prenotazione e logistica del progetto.

• Proposta commerciale che presenta lo sviluppo del programma per convincere il cliente a comprare. Questo documento può contenere pagine che presentano il tuo team, un riassunto del programma, una sezione budget, ecc... È il primo e più importante documento che invii dopo una richiesta per convalidare il progetto.

• Budget può essere inviato separatamente, spesso in formato pdf, per fare una stima sommaria dell'importo del progetto. Può anche essere inviato insieme alla proposta, soprattutto se un budget totale è sufficiente. La stima fornirà una descrizione dettagliata dei prodotti venduti.

• Preventivo è la tua offerta legaleche include i tuoi prodotti e i loro prezzi che proponi al cliente. Viene spesso inviato dopo la validazione della proposta commerciale (a volte contemporaneamente). In alcuni casi, non è necessario o può anche sostituire la proposta. L'invio e il ruolo del documento di preventivo nella vendita varia se la tua agenzia vende pacchetti di alto valore, se il pacchetto turistico riguarda un gruppo e in base al tipo di viaggio proposto.

• Contratti commerciali possono anche essere inviati per ricordare le condizioni di assicurazione di viaggio, garanzia di cancellazione/rimborso o altre clausole specifiche per la tua attività. Il preventivo è spesso un impegno commerciale, ma un contratto può anche essere inviato a seconda del ciclo di vendita.

• Il sommario può essere inserito nella tua proposta o nel tuo diario di viaggio.

• Le Roadbooko programma è il calendario giornaliero dell'organizzatore del programma. Contiene tutte le informazioni pratiche necessarie per garantire che il viaggio si svolga senza intoppi. A volte è possibile per il cliente consultare il proprio Travel Notebook tramite il proprio telefono cellulare

• Elenco fornitori è un documento logistico per l'organizzatore, il receptionist o la persona incaricata in loco affinché tutte le informazioni di contatto e relative ai fornitori del programma siano facilmente accessibili.

• Voucher vengono utilizzati per ottenere il servizio turistico. Questo servizio può essere pagato in anticipo o meno, come una prenotazione alberghiera, un trasferimento aeroportuale o un noleggio auto.

• Fatture per il tuo cliente. Possono trattarsi di diversi tipi di fatture come acconto, nota di credito, regolarizzazione o chiusura delle fatture.

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Suggerimenti e consigli:

Assicurati che i tuoi documenti possano essere personalizzati.

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Creazione su misura di programmi/circuiti/eventi.

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Questo è il cuore del tuo lavoro di organizzatore: saper creare un programma che corrisponda alle esigenze del tuo cliente. La creazione dei tuoi prodotti turistici avviene sia a monte dei tuoi «programmi standard» che in base alle richieste di progetto. Per un organizzatore che personalizza il suo programma per ogni richiesta, è fondamentale avere uno strumento efficiente.

Niente più fogli sciolti o creazione di programmi su Word, Excel o PowerPoint, esistono molti strumenti digitali che possono aiutarti a pianificare i tuoi viaggi.

Ad esempio, Ezus ti permette di progettare viaggi giorno per giorno e di collegarli al tuo catalogo per le tue presentazioni o i prezzi. Altri strumenti come X consentono di creare itinerari su mappe interattive.

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Suggerimenti e consigli:

Adotta la soluzione software più adatta al tuo tipo di viaggio (viaggi su strada, tour, viaggi verso una destinazione, eventi, ecc.).

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Il calcolo dei tuoi margini e del tuo budget.

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Per un'agenzia su misura, una delle attività che richiede più tempo è spesso applicare le tariffe giuste ai servizi giusti, specialmente quando i fornitori potrebbero già offrirti tariffe preferenziali o quando il tuo margine varia in base alla domanda.

Alcuni software, come Ezus,consentono di fare un budgeting interattivo, ovvero di applicare tariffe personalizzate a ciascuno dei tuoi prodotti. Sia che i prezzi siano preregistrati nel catalogo o recuperati automaticamente in tempo reale tramite un GDS, dovrai essere in grado di modificarli per calcolare correttamente i margini. È possibile aggiungere altri campi del budget come commissioni, extra, sconti generali, ecc.

Grazie a questa funzionalità, i tuoi agenti non devono più essere esperti nelle formule di Excel.

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Suggerimenti e consigli:

• Adotta un software che ti consenta di salvare le tariffe predefinite.
• Non adottare un sistema rigido in cui ti vengano imposti i prezzi dei tuoi fornitori. Devi essere in grado di modificare le tariffe e applicare i tuoi calcoli.
• Assicurati che siano presenti alcuni campi obbligatori: regimi IVA, commissioni, margini netti/lordi.

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La gestione dei tuoi progetti, delle tue attività, del tuo follow-up.

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Queste funzionalità sono specifiche per il ruolo di project manager o rappresentante commerciale. Ti permettono di seguire l'avanzamento delle tue richieste per tradurle meglio in pratiche.

Inoltre, sono anche strumenti di monitoraggio che ti consentono di procedere in modo efficiente con il tuo team. Come responsabile di filiale, è anche possibile vedere come sta andando ogni progetto.

Un buon software di gestione sarà in grado di registrare le attività dei clienti in tempo reale. E nel miglior caso, sarà anche possibile sincronizzare le tue email.

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Suggerimenti e consigli:

• Non entrare in software complessi e nemmeno nei diagrammi di Gant... Un sistema di attività per manager con scadenze è già sufficiente.
• Idealmente, dovresti ricevere notifiche via email in caso di mancata completamento o aggiornamenti sulle tue pratiche.

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Fatturazione specifica per il turismo.

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La fatturazione è un aspetto centrale per le agenzie turistiche, in particolare per i tour operator o le agenzie di eventi. Infatti, esistono diversi regimi IVA: ordinario, IVA non imponibile, regime margine di profitto.

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Maggiori informazioni su Come gestire l'IVA di un'agenzia di viaggi e/o eventi?

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Suggerimenti e consigli:

• Assicurati che il tuo strumento consenta di emettere sia fatture provvisorie (o proforma) che definitive. Sono le fatture provvisorie che puoi modificare per il cliente prima della fatturazione finale.
• Distinguere tra la sezione Vendite con i documenti commerciali (proposte e preventivi) e la sezione Produzione dove sono coinvolte la fatturazione e la logistica

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🚨 Attenzione a determinati software che affermano di fare la fatturazione. Le fatture generate devono contenere le informazioni richieste e non possono essere modificate (creazione di una fattura di nota di credito in cambio).

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La gestione della logistica dei tuoi fornitori.

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Il tuo software di viaggi deve essere in grado di recuperare l'elenco dei fornitori coinvolti nel tuo programma. Una volta che il tuo evento è stato convalidato con il cliente, è necessario convalidare le opzioni impostate con i fornitori.

Esistono funzionalità che automatizzano l'invio delle prenotazioni e permettono di verificare la disponibilità dei fornitori.

L'obiettivo di un software di gestione logistica è automatizzare le tue prenotazioni e permetterti di verificare rapidamente la disponibilità di ciascun fornitore.

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Suggerimenti e consigli:

• Verifica che tu possa gestire i tuoi fornitori con almeno la gestione dei pagamenti, delle fatture e delle prenotazioni direttamente nel software di viagg
• Automatizza l'invio di email ai tuoi fornitori per coinvolgerli nella richiesta di preventivo.
• Assicurati di poter esportare le informazioni relative ai fornitori coinvolti.

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Un'area per il cliente finale con pagamento e firma online

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Per ottimizzare il tasso di conversione delle tue offerte di eventi o viaggi, è fondamentale facilitare lo scambio con il cliente. A tal fine, alcuni software di viaggi permettono di rendere disponibili online i documenti commerciali.Un'area clienti è la tua vetrina digitale per i pacchetti turistici.

Suggerimenti e consigli:

• Hai la possibilità di scaricare i tuoi documenti e recuperarli in Powerpoint/Excel o PDF.
• Dai un'occhiata anche ai possibili scambi su questa piattaforma.

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3.Quali software utilizzano le agenzie di viaggio?

Ora che hai una panoramica delle funzionalità di un software personalizzato per viaggi o vacanze, è la prima volta che implementi un software nella tua agenzia?

Non dimenticare i criteri generali da aggiungere alla tua ricerca!

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Il B.A.-BA per scegliere il software per la tua agenzia di viaggi:

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Per concludere questo articolo, raccomandiamo anche alcuni criteri di selezione essenziali:

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• Le personalizzazione dei tuoi parametri (ogni agenzia è unica, ogni project manager realizza progetti su misura);

• Le sicurezza dei tuoi dati (un software di viaggio conserverà i dati dei fornitori e dei clienti. L'archiviazione deve essere sicura e criptata per garantire protezione e riservatezza);

• Disponibilità nel cloud (quello che viene chiamato «software di viaggio online», che non è installato sui tuoi computer ma accessibile da remoto, in multi-supporto);

• Scalabilità (il tuo nuovo software deve essere in grado di evolversi ed essere aggiornato);

• Supporto (considera un software con risorse umane a portata di mano! Consulta la documentazione online (ad esempio guide, centri assistenza o tutorial);

• Inizio rapido (che si tratti di configurazione o formazione per usare il software, cerca di convalidare che il supporto sia incluso per aiutarti).

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Ora sta a te selezionare il software che corrisponde anche ai tuoi criteri personali.

Perché uno strumento non è altro che uno strumento: un violino senza musicista non fa musica 🎻.

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Questo articolo è stato scritto da Ezus utilizzando il feedback di oltre 400 agenzie sulla scelta del software di viaggio.

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