Quel logiciel d'agence de voyages choisir pour votre agence ?

Si vous venez de vous inscrire à votre registre des opérateurs (Atout Francia pour les opérateurs de voyages en France par exemple) ou si vous souhaitez améliorer la gestion de vos événements, séjours, voyages, circuits, le logiciel d'agence de voyages est aujourd'hui le partenaire idéal de tout professionnel.

Vous recherchez le meilleur logiciel d'agence de voyages pour votre équipe ?

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En fonction des activités que vous proposez, certains logiciels de voyage seront plus ou moins adaptés à votre agence.

Afin de vous aider dans le choix de votre logiciel de voyage, Ezus détaille les différentes fonctionnalités ainsi que les vérifications avant de sélectionner son logiciel de voyage.

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1. Qu'est-ce qu'un logiciel d'agence de voyages ?

Un logiciel de voyage est un programme informatique qui vous permet en tant que professionnel de mieux gérer votre activité d'agence de tourisme, qu'il s'agisse de construire des séjours ou des voyages sur mesure.

Un logiciel de voyage concerne les agences de voyages, les agences réceptives et les tour-opérateurs ou encore les agences événementielles pour des services packagés : voyages/week-end incentive, séminaires d'entreprise, etc...

Le tourisme est également concerné par le numérique via des solutions nommées #TravelTech ou #EventTech. Afin de rester innovant et compétitif sur le marché, il est important de faciliter votre activité grâce à un logiciel complet et pratique.

2. Les différentes fonctionnalités des logiciels de tourisme.

Depuis les années 2000, il existe des progiciels spécifiques pour les opérateurs de voyages et de tourisme. De nombreuses fonctionnalités sont communes et facilitent le quotidien des professionnels du voyage.

Quelles sont les fonctionnalités intégrées dans le meilleur logiciel de voyage ?

La gestion de votre catalogue de produits et de forfaits touristiques.

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Une agence de voyages ou d'événements vend un produit contenant des activités, de la restauration, de l'hébergement, des moyens de transport, du personnel, des lieux, etc.

Un bon logiciel de tourisme vous permettra d'assembler correctement vos produits afin de proposer l'offre adaptée à votre groupe cible.

Le Emballage dynamique a eu son temps et ses technologies comme le logiciel créé début 2000 spécialement dédié aux tour-opérateurs avec, par exemple, Orchestra.

L'emballage dynamique est mort ! Vive Open Packaging !

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Trucs et conseils :

• Privilégiez les logiciels touristiques qui vous permettront de moduler le classement et la création de vos forfaits.
• Préservez votre savoir-faire sur mesure en conservant votre personnalisation dans votre catalogue mais également dans la présentation de vos produits sur un projet.
• Méfiez-vous des logiciels de voyage qui fonctionnent toujours avec les systèmes de « blocs de produits » mis en évidence dans un devis.
  

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Le CRM intégré pour votre relation commerciale.

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Le CRM (Customer Relationship Management) est avant tout un outil de vente et de fidélisation de vos clients.

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De nombreux progiciels spécifiques au CRM existent sur le marché : Salesforce, Active Campaign ou Hubspot sont les références sur ce marché.

Un CRM spécifique au tourisme doit contenir des champs en fonction des intérêts de vos prospects : par exemple, date de naissance, centres d'intérêt, âge, etc.

Grâce à un outil de gestion de votre relation commerciale, vous pourrez mieux développer votre activité.

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Trucs et conseils :

• Vérifiez que votre section Ventes peut se connecter à votre section Productions pour éviter les doubles saisies ou les erreurs.
• Configurez des statistiques, des objectifs ou d'autres statistiques sur votre tableau de bord. Faites la distinction entre votre chiffre d'affaires réel et les prévisions.
• Un moyen plus efficace de gérer vos campagnes marketing à partir de votre CRM.

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🚨 Veillez à contrôler les droits d'admission de vos employés sur vos fichiers Clients afin qu'ils n'exportent aucun de leurs fichiers.

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Génération automatique de vos documents de voyage.

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Bien entendu, les logiciels de voyage doivent être en mesure de modifier vos documents de voyage de manière personnalisée. C'est-à-dire selon des modèles de conception pour mettre en valeur votre savoir-faire, mais aussi pour pouvoir modifier directement ces documents pour spécifier chaque élément.

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Les différents documents que vous pouvez générer sur un logiciel de voyage sont les suivants :

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• Bref (facultatif) résumant les éléments essentiels de la demande du client (destination, type d'événement ou de voyage, nombre de personnes, budget, intérêts, transport, etc.). Le brief peut évoluer dans sa qualification et sert de base à votre proposition commerciale. Il peut être envoyé à vos fournisseurs au stade de la production, de la réservation et de la logistique du projet.

• Proposition commerciale présenter l'avancement de votre programme afin de convaincre votre client d'acheter. Ce document peut contenir des pages présentant votre équipe, un résumé sommaire, une section budgétaire etc... Il s'agit du premier et du plus important document que vous envoyez suite à une demande de validation du projet.

• Budget peuvent être envoyés séparément, souvent au format pdf pour faire une estimation sommaire du montant du projet. Il peut également être envoyé sous forme de proposition, surtout si un budget total est suffisant. Le devis donnera une description détaillée des produits vendus.

• Devis est votre offre légale comprenant vos produits et leurs prix que vous proposez à votre client. Il est souvent envoyé suite à une validation de la proposition commerciale (parfois en même temps). Dans certains cas, cela n'est pas nécessaire ou peut même remplacer la proposition. L'envoi et le rôle du document de devis dans la vente diffèrent si votre agence vend sur des paniers hauts, si le forfait touristique concerne un groupe et selon le type de voyage proposé.

• Contrats commerciaux peuvent également être envoyés pour vous rappeler les conditions de l'assurance voyage, de la garantie annulation/remboursement ou d'autres clauses spécifiques à votre activité. Le devis est souvent un engagement commercial mais un contrat peut également être envoyé en fonction de votre cycle de vente. Le sommaire est un résumé du programme qui sera communiqué aux fournisseurs validés mais également au client.

• Le résumé peuvent être inclus dans votre proposition ou dans votre carnet de voyage.

• Le Carnet de route ou feuille de route est le programme quotidien de l'organisateur. Il contient toutes les informations pratiques nécessaires au bon déroulement du voyage. Il est parfois possible pour le client de consulter son carnet de voyage sur son téléphone portable.

• Liste des fournisseurs est un document logistique destiné à l'organisateur, à la réceptionniste ou au responsable sur le terrain afin que toutes les coordonnées et informations concernant les fournisseurs du programme soient à portée de main.

• Bons sont utilisés pour obtenir le service touristique. Ce service peut être payé à l'avance ou non, comme une réservation d'hôtel, un transfert aéroport ou une location de voiture.

• Factures pour votre client. Il peut s'agir de plusieurs types de factures telles que des factures de dépôt, de note de crédit, de régularisation ou de clôture.

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Trucs et conseils :

Assurez-vous que vos documents peuvent être personnalisés.

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Création sur mesure de programmes/circuits/événements.

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C'est le cœur de votre métier d'organisateur : savoir créer un programme qui correspond aux besoins de votre client. La création de vos produits touristiques se fait soit en amont pour vos « programmes standards », soit en fonction des demandes de projets. Pour un organisateur qui personnalise son programme à chaque demande, il est important de disposer d'un outil efficace.

Fini les feuilles volantes ou la création de programmes sur Word, Excel ou Powerpoint, il existe de nombreux outils numériques pour vous aider à planifier vos voyages.

Par exemple : Ezus vous permet de concevoir des voyages au jour le jour et de les relier à votre catalogue pour vos présentations ou vos prix. D'autres outils tels que X vous permettent de créer des itinéraires sur des cartes interactives.

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Trucs et conseils :

Adoptez la solution logicielle adaptée à votre type de voyage (voyages en voiture, circuits, voyages vers une destination, événements, etc.).

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Le calcul de vos marges et de votre budget.

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Pour une agence sur mesure, le plus chronophage est souvent d'appliquer les bons tarifs aux bons services. D'autant que vos fournisseurs peuvent déjà vous proposer des tarifs préférentiels ou que votre marge peut évoluer en fonction de la demande.

Certains logiciels, tels que Ezus, vous permet de faire une budgétisation interactive, c'est-à-dire d'appliquer des tarifs personnalisés à chacun de vos produits. Que vos prix soient préenregistrés dans votre catalogue ou récupérés automatiquement en temps réel via un GDS, vous devrez être en mesure de les modifier afin de calculer correctement vos marges.

D'autres champs budgétaires peuvent être ajoutés, tels que les frais, les suppléments, les remises générales, etc. Grâce à cette fonctionnalité, vos agents n'ont plus besoin d'être des experts des formules Excel.

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Trucs et conseils :

• Adoptez un logiciel qui vous permet de sauvegarder les taux de défaut.
• N'adoptez pas un système rigide dans lequel les prix de vos fournisseurs vous sont imposés. Vous devez être en mesure de modifier les taux et d'appliquer vos calculs.
• Assurez-vous que certains champs obligatoires sont présents : régimes de TVA, commissions, marges nettes et brutes.

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La gestion de vos projets, de vos tâches, de votre suivi.

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Ces fonctionnalités sont spécifiques au métier de chef de projet ou de représentant commercial. Ils vous permettent de suivre l'évolution de vos demandes afin de mieux les traduire en fichiers.

De plus, ce sont également des outils de suivi qui vous permettent d'avancer efficacement avec votre équipe. En tant que directeur de succursale, il est également possible de suivre l'avancement de chaque projet.

Un bon logiciel de gestion sera capable d'enregistrer les activités du compte en temps réel. Un bon logiciel de gestion sera capable d'enregistrer les activités du compte en temps réel et, dans le meilleur des cas, vous pourrez également synchroniser vos e-mails.

Trucs et conseils :

• Ne vous lancez pas dans des logiciels complexes ou même dans des diagrammes de Gant... Un système de tâches par responsable avec des délais est déjà suffisant.
• Dans l'idéal, vous devriez recevoir des e-mails de notification en cas de non-réalisation ou des actualités sur vos fiches de projet.

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Facturation spécifique au tourisme.

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La facturation est une question centrale pour les agences de tourisme, en particulier les opérateurs de voyages ou les agences événementielles. En effet, plusieurs régimes de TVA existent : droit commun, TVA non imposable, système de marge bénéficiaire.

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Plus d'informations sur Comment gérer la TVA d'une agence de voyages et/ou d'événements ?

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Trucs et conseils :

• Assurez-vous que votre outil édite à la fois les factures provisoires (ou proforma) et les factures finales. Il s'agit des factures provisoires que vous pouvez modifier pour votre client avant la facturation finale.
• Faites la distinction entre votre section des ventes avec des documents commerciaux (propositions et devis) et votre section de production où la facturation et la logistique sont impliquées.

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🚨 Méfiez-vous de certains logiciels prétendant faire de la facturation. Vos factures générées doivent contenir les informations requises et ne peuvent pas être modifiées (création d'une facture d'avoir en échange).

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La gestion logistique de vos fournisseurs.

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Votre logiciel de voyage doit être capable de récupérer la liste des fournisseurs concernés dans votre programme. Une fois votre événement validé auprès de votre client, vous devez valider les options définies auprès de vos fournisseurs.

Certaines fonctionnalités existent pour automatiser l'envoi des réservations et vérifier la disponibilité de vos fournisseurs.

L'objectif d'un logiciel de gestion logistique est d'automatiser vos réservations et de vous permettre de vérifier rapidement la disponibilité de chacun de vos fournisseurs.

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Trucs et conseils :

• Validez le fait que vous puissiez gérer vos fournisseurs avec au moins la gestion des décaissements, des factures et des réservations directement dans votre logiciel de voyage.
• Automatisez l'envoi d'e-mails à vos fournisseurs afin de les impliquer dans votre demande de devis.
• Assurez-vous de pouvoir exporter vos informations auprès des fournisseurs concernés.

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Un espace pour le client final avec paiement en ligne et signature

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Afin d'optimiser le taux de transformation de vos devis d'événements ou de voyages, il est impératif de faciliter les échanges avec votre client. Pour cela, certains logiciels de voyage permettent de retrouver les documents commerciaux en ligne.

Un espace client est votre fenêtre numérique sur vos forfaits touristiques.

Trucs et conseils :

• Ayez la possibilité de télécharger vos documents et de les récupérer au format Powerpoint/Excel ou PDF.
• Consultez également les échanges possibles sur cette plateforme.

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3. Quels sont les logiciels informatiques utilisés par les agences de voyages ?

Vous en savez déjà un peu plus sur les fonctionnalités d'un logiciel de voyage ou de vacances sur mesure.

Est-ce la première fois que vous implémentez un logiciel dans votre agence ? N'oubliez pas les critères généraux à ajouter à votre recherche !

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Le B.A.-BA pour choisir le logiciel de votre agence de voyages :

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Pour conclure cet article, nous vous recommandons également quelques critères de sélection essentiels :

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• Le personnalisation de vos paramètres (chaque agence est unique, chaque chef de projet réalise des projets sur mesure) ;

• Le sécurité de vos données (un logiciel de voyage conservera les données de vos fournisseurs et clients. Le stockage doit être sécurisé et crypté pour garantir la protection et la confidentialité) ;

• Disponibilité dans le cloud (ce que l'on appelle un « logiciel de voyage en ligne », qui n'est pas installé sur vos ordinateurs mais accessible à distance, en multi-support) ;

• Évolutivité (votre nouveau logiciel doit pouvoir évoluer et être mis à jour) ;

• soutien (pensez à un logiciel avec des ressources humaines à portée de main ! Consultez la documentation en ligne (telle que des guides, des centres d'aide ou des didacticiels) ;

• Pour commencer (qu'il s'agisse de configuration, de formation à l'utilisation du logiciel, essayez de valider que le support sera inclus pour vous aider).

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C'est maintenant à vous de sélectionner le logiciel qui correspond également à vos critères personnels.

Parce qu'un instrument n'est rien d'autre qu'un instrument : un violon sans musicien ne fait pas de musique 🎻.

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Cet article a été écrit par Ezus en utilisant les commentaires de plus de 400 agences sur leur choix de logiciel de voyage.

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