Qual software de agência de viagens você deve escolher para a sua agência ?

Você está procurando o melhor software para agências de viagens para sua equipe?

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Dependendo das atividades que você oferece, alguns softwares de viagem serão mais ou menos adaptados à sua agência. Para ajudá-lo na escolha do seu software de viagem,, Ezus

detalha as diferentes funcionalidades, bem como os critérios a serem verificados antes de selecionar seu software de agência de viagens.

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1. O que é um software para agências de viagens?

Um software de viagens é um programa de computador que permite a você, como profissional, gerenciar melhor sua atividade como agência de turismo, seja para criar pacotes personalizados de estadias ou viagens. Um software de viagens diz respeito a agências de viagens, agências de inbound e operadores turísticos ou até mesmo agências de eventos para serviços pacotes: viagens / finais de semana de incentivo, seminários corporativos, etc... O turismo também está envolvido pela tecnologia digital através de soluções chamadas #TravelTech ou #EventTech. Para continuar inovador e competitivo no mercado, é importante facilitar sua atividade com um software completo e prático.

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2. As diferentes funcionalidades do software de turismo.

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Desde os anos 2000, surgiram pacotes de software específicos para operadores de viagens e turismo. Muitas funcionalidades são comuns e facilitam o dia a dia dos profissionais de viagens. Quais são as funcionalidades integradas no melhor software de viagens?

A gestão do seu catálogo de produtos e pacotes turísticos.

Uma agência de viagens ou eventos vende um produto que contém atividades, catering, acomodação, transporte, pessoal, locais, etc... Um bom software de turismo permitirá que você monte seus produtos corretamente para criar a oferta certa para seu público-alvo. Pacote Dinâmico teve seu tempo e suas tecnologias, como o software criado no início dos anos 2000, especialmente dedicado aos operadores turísticos, com, por exemplo, o Orchestra. O pacote dinâmico está morto! Viva o Open Packaging!

Dicas e conselhos:

Dê preferência a softwares de turismo que permitam modular a classificação e a criação de seus pacotes. Preserve seu know-how sob medida mantendo a personalização de seu catálogo, mas também na apresentação de seus produtos em um projeto. Cuidado com softwares de viagem que ainda trabalham com sistemas de "blocos de produtos" destacados em um orçamento.

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O CRM integrado para o seu relacionamento comercial.

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O CRM (Customer Relationship Management) é acima de tudo uma ferramenta de vendas e fidelização de clientes para os seus consumidores.

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Existe uma infinidade de softwares específicos de CRM no mercado: Salesforce, Active Campaign ou Hubspot são as referências nesse mercado. Um CRM específico para o Turismo deve conter campos de acordo com os interesses dos seus prospects: por exemplo, data de nascimento, centros de interesse, idade, etc. Graças a uma ferramenta para gerenciar o relacionamento de vendas, você poderá desenvolver melhor o seu negócio.

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Dicas e conselhos:

• Verifique se a sua seção de Vendas pode se conectar à sua seção de Produção para evitar entradas duplicadas ou erros.
• Configure estatísticas, objetivos ou outras métricas no seu painel de controle.
• Faça uma distinção entre o seu faturamento real e o previsto. Uma maneira mais eficiente de gerenciar suas campanhas de marketing a partir do seu CRM.

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🚨 Tenha cuidado ao controlar os direitos de acesso de seus funcionários aos arquivos dos clientes para que eles não exportem nenhum de seus arquivos..

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Geração automática dos seus documentos de viagem.

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Claro, o software de viagens deve ser capaz de editar seus documentos de viagem de forma personalizada. Ou seja, de acordo com modelos de design para destacar o seu know-how, mas também para poder modificar esses documentos diretamente para especificar cada elemento.

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Os diferentes documentos que você pode gerar em um software de viagens são:

Voici la traduction en portugais :

O resumo (opcional) apresenta os elementos essenciais do pedido do cliente, como destino, tipo de evento ou viagem, número de pessoas, orçamento, interesses, transporte, etc. Esse resumo pode evoluir durante a qualificação e serve de base para a sua proposta comercial. Ele pode ser enviado aos seus fornecedores nas fases de produção, reserva e logística do projeto.

A proposta comercial apresenta os avanços do seu programa para convencer o cliente a validar o projeto. Este documento pode conter páginas apresentando sua equipe, um resumo, uma seção orçamentária, etc. É o primeiro e mais importante documento a ser enviado após o pedido para validar o projeto. O orçamento pode ser enviado separadamente, geralmente em formato PDF, para fazer uma estimativa resumida do valor do projeto. Também pode ser enviado em uma proposta, especialmente se um orçamento total for suficiente. Essa estimativa dará uma descrição detalhada dos produtos vendidos.

A cotação é a sua oferta legal, incluindo os seus produtos e preços que você propõe ao cliente. Ela é geralmente enviada após a validação da proposta comercial (às vezes ao mesmo tempo). Em alguns casos, não é necessário ou pode até substituir a proposta. O envio e o papel do documento de cotação na venda podem variar conforme o tipo de viagem proposta (viagens em grupo, pacotes de alto valor, etc.). Contratos comerciais também podem ser enviados para relembrar as condições do seguro de viagem, garantias de cancelamento/reembolso ou outras cláusulas específicas da sua atividade. A cotação é frequentemente um compromisso comercial, mas um contrato também pode ser enviado dependendo do seu ciclo de vendas.

O sumário é um resumo do programa que será comunicado aos fornecedores validados, mas também ao cliente. Pode ser incluído na sua proposta ou no seu diário de viagem. O roadbook ou cronograma é o planejamento diário do programa, contendo todas as informações práticas necessárias para garantir que a viagem aconteça sem imprevistos. Às vezes, o cliente pode consultar seu caderno de viagem no celular.

A lista de fornecedores é um documento logístico para o organizador, recepcionista ou pessoa responsável no local, para ter à mão todos os dados de contato e informações sobre os fornecedores do programa.

Os vouchers são usados para obter os serviços turísticos. Esses serviços podem ser pagos antecipadamente ou não, como uma reserva de hotel, transfer de aeroporto ou aluguel de carro.

Por fim, as faturas para o cliente podem ser de diferentes tipos: fatura de depósito, nota de crédito, fatura de regularização ou fatura final.

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Dicas e conselhos:

Certifique-se de que seus documentos possam ser personalizados.

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Criação sob medida de Programas/Circuitos/Eventos.

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Este é o coração do seu trabalho como organizador: saber criar um programa que corresponda às necessidades do seu cliente. A criação dos seus produtos turísticos é feita ou de forma antecipada para os seus "programas padrão" ou conforme as solicitações de projetos. Para um organizador que personaliza seu programa para cada solicitação, é importante ter uma ferramenta eficiente.

Nada de folhas soltas ou criar programas em Word, Excel ou PowerPoint, existem muitas ferramentas digitais para ajudá-lo a planejar suas viagens. Por exemplo: o Ezus permite que você desenhe jornadas dia a dia e as vincule ao seu catálogo para apresentações ou preços. Outras ferramentas, como X, permitem criar itinerários em mapas interativos.

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Dicas e conselhos:

Adote a solução de software que se adapte ao seu tipo de viagem (roadtrips, circuitos, viagens para um destino, eventos, etc.).

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O cálculo das suas margens e do seu orçamento.

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Para uma agência personalizada, a tarefa mais demorada muitas vezes é aplicar as tarifas corretas aos serviços certos. Ainda mais quando seus fornecedores já oferecem tarifas preferenciais ou sua margem pode mudar conforme a demanda. Alguns softwares, como Ezus, permite que você faça orçamentos interativos, ou seja, aplique tarifas personalizadas a cada um de seus produtos. Se os seus preços estiverem pré-gravados em seu catálogo ou recuperados automaticamente em tempo real por meio de um GDS, você precisará poder modificá-los para calcular suas margens corretamente. Outros campos de orçamento podem ser adicionados, como taxas, extras, descontos gerais, etc. Graças a essa funcionalidade, seus agentes não precisarão mais ser especialistas em fórmulas do Excel.

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Dicas e conselhos:

• Adote um software que permita salvar as tarifas padrão. Não opte por um sistema rígido onde os preços dos seus fornecedores são impostos a você.
• Você precisa ser capaz de alterar as tarifas e aplicar seus próprios cálculos.
• Certifique-se de que certos campos obrigatórios estejam presentes: regimes de IVA, comissões, margens líquidas/brutas

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A gestão dos seus projetos, suas tarefas, seu acompanhamento.

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Essas funcionalidades são específicas para o trabalho de gerente de projetos ou representante de vendas. Elas permitem acompanhar o progresso das suas solicitações para traduzi-las melhor em arquivos. Além disso, também são ferramentas de monitoramento que permitem avançar de forma eficiente com sua equipe. Como gerente de filial, também é possível ver como cada projeto está progredindo. Um bom software de gestão será capaz de registrar as atividades da conta em tempo real. No melhor dos casos, você também poderá sincronizar seus e-mails.

Dicas e conselhos:

• Não entre em softwares complexos ou diagramas de Gantt... Um sistema de tarefas por gerente com prazos já é suficiente.
• Idealmente, você deve receber e-mails de notificação em caso de não conclusão ou atualizações nas suas fichas de projetos.

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Faturamento específico para o Turismo.

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A faturação é uma questão central para as agências de turismo, especialmente para operadores de viagens ou agências de eventos. De fato, existem vários regimes de IVA: o regime normal, o IVA não tributável e o regime da margem de lucro. Mais informações em Como gerir o IVA de uma agência de viagens e/ou de eventos?

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Dicas e conselhos:

• Certifique-se de que sua ferramenta edita tanto faturas provisórias (ou proforma) quanto faturas finais.
• As faturas provisórias podem ser modificadas para o seu cliente antes da faturação final. Distinga sua seção de Vendas, com documentos comerciais (propostas e orçamentos), da sua seção de Produção, onde estão envolvidos faturação e logística.

🚨 Cuidado com certos softwares que afirmam fazer faturação. As faturas geradas devem conter as informações obrigatórias e não podem ser modificadas (sendo necessária a criação de uma nota de crédito em caso de alteração).

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A gestão logística dos seus fornecedores.

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O seu software de viagens deve ser capaz de recuperar a lista de fornecedores envolvidos no seu programa. Uma vez que o evento tenha sido validado com o seu cliente, é necessário confirmar as opções definidas com os seus fornecedores. Algumas funcionalidades permitem automatizar o envio de reservas e verificar a disponibilidade dos fornecedores.

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O objetivo de um software de gestão logística é automatizar suas reservas e permitir que você verifique rapidamente a disponibilidade de cada um dos seus fornecedores.

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Dicas e conselhos:

• Valide o fato de que você pode gerenciar seus fornecedores com, no mínimo, a gestão de desembolsos, faturas e reservas diretamente no seu software de viagens.
• Automatize o envio de e-mails para seus fornecedores para envolvê-los no seu pedido de orçamento.
• Certifique-se de que pode exportar as informações dos fornecedores envolvidos.

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Uma área para o cliente final com pagamento e assinatura online.

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Para otimizar sua taxa de conversão de orçamentos de eventos ou viagens, é essencial facilitar a troca com o seu cliente. Para isso, alguns softwares de turismo permitem acessar os documentos comerciais online.

Uma área do cliente é a sua vitrine digital para os seus pacotes turísticos.

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Dicas e conselhos:

• Tenha a possibilidade de baixar seus documentos e recuperá-los em PowerPoint/Excel ou PDF.
• Verifique também as opções de troca de informações disponíveis nesta plataforma.

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3.Que software de computador os agentes de viagens utilizam?

Você já sabe um pouco mais sobre as funcionalidades de um software de viagens ou férias sob medida.

É a primeira vez que você está implementando um software na sua agência? Não se esqueça dos critérios gerais a serem considerados na sua pesquisa!‍

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O B.A.-BA para escolher o seu Software de Agência de Viagens:

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Para concluir este artigo, também recomendamos alguns critérios essenciais de seleção:

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• A personalização dos seus parâmetros (cada agência é única, cada gerente de projeto realiza projetos sob medida);
• a segurança dos seus dados (um software de viagens armazenará os dados dos seus fornecedores e clientes. O armazenamento deve ser seguro e criptografado para garantir proteção e confidencialidade);
• a disponibilidade na nuvem (o chamado "software de viagens online", que não é instalado nos seus computadores, mas acessível remotamente e em multi-suporte);
• a escalabilidade (o seu novo software deve ser capaz de evoluir e ser atualizado);
• o suporte (considere um software com recursos humanos à disposição! Verifique a documentação online, como guias, centros de ajuda ou tutoriais);
• a facilidade de início (seja para configuração ou treinamento no uso do software, valide se o suporte estará incluído para auxiliá-lo).

Agora cabe a você selecionar o software que também corresponda aos seus critérios pessoais.

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Porque um instrumento nada mais é do que um instrumento: um violino sem músico não faz música 🎻.

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Este artigo foi escrito por Ezus usando o feedback de mais de 400 agências sobre a sua escolha de software de turismo.

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Que você esteja recém-registrado no seu Registro de Operadores(Atout France Se você está recém-registrado no seu Registro de Operadores (Atout France, por exemplo, para operadores de viagens na França) ou deseja melhorar a gestão dos seus eventos, estadias, viagens, passeios, o software para agências de viagens é, hoje, o parceiro ideal para qualquer profissional.