Was ist Reisebüro-Software? Der komplette Leitfaden 2026

Reisebüro-Software ist eine digitale Plattform, die Reiseprofis bei jedem Schritt ihres Geschäfts unterstützt: vom Reiseverlaufs-Editor über Angebotserstellung und Leistungsträger-Verwaltung bis zur Dokumentenerstellung und Kundenkommunikation. Dieser komplette Leitfaden erklärt, was Reisebüro-Software ist, wie sie funktioniert und wie Sie die richtige Lösung für Ihre Agentur auswählen.

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Ob Sie sich gerade erst in ein Register für Reiseveranstalter eintragen lassen (zum Beispiel Atout France für Reiseveranstalter in Frankreich) oder die Verwaltung Ihrer Events, Aufenthalte, Reisen und Rundreisen verbessern möchten: Die richtige Reisebüro-Software ist heute der ideale Partner für jeden Profi.

Suchen Sie die beste Reisebüro-Software für Ihr Team?

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Je nach den Leistungen, die Sie anbieten, passt manche Reisesoftware besser oder schlechter zu Ihrer Agentur.

Damit Sie bei der Wahl Ihrer Reisesoftware die richtige Entscheidung treffen, erläutert Ezus die verschiedenen Funktionen sowie die Punkte, die Sie vor der Auswahl prüfen sollten.

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1.  Was ist Reisebüro-Software?

Reisesoftware ist ein Computerprogramm, mit dem Sie als Profi Ihr Geschäft als Reiseagentur besser steuern, sei es beim Aufbau maßgeschneiderter Aufenthalte oder Reisen. 

Reisesoftware richtet sich an Reisebüros, Incoming-Agenturen und Reiseveranstalter sowie an Eventagenturen mit gebündelten Leistungen: Incentive-Reisen / Wochenenden, Firmenseminare usw.

Auch der Tourismus ist über Lösungen, die als #TravelTech oder #EventTech bezeichnet werden, von der Digitalisierung betroffen. Um am Markt innovativ und wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Sie Ihr Geschäft mit einer vollständigen und praxisnahen Software erleichtern.

2.  Die verschiedenen Funktionen von Tourismus-Software

Seit den 2000er-Jahren gibt es spezielle Softwarepakete für Reise- und Tourismusanbieter. Viele Funktionen sind ihnen gemeinsam und erleichtern den Alltag von Reiseprofis.

Welche Funktionen bietet die beste Reisesoftware?

Die Verwaltung Ihres Produktkatalogs und Ihrer Reisepakete.

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Ein Reise- oder Eventbüro verkauft ein Produkt, das Aktivitäten, Verpflegung, Unterkunft, Transport, Personal, Locations usw. umfasst.

Eine gute Tourismus-Software ermöglicht es Ihnen, Ihre Produkte korrekt zusammenzustellen, um das passende Angebot für Ihre Zielgruppe zu schnüren. 

Das Dynamic Packaging hat seine Zeit gehabt, ebenso wie seine Technologien, etwa die Anfang der 2000er speziell für Reiseveranstalter entwickelte Software, zum Beispiel Orchestra.

Dynamic Packaging ist tot! Es lebe das Open Packaging!

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Tipps und Ratschläge:

• Bevorzugen Sie Tourismus-Software, mit der Sie die Klassifizierung und Erstellung Ihrer Pakete flexibel gestalten können.
• Bewahren Sie Ihr Know-how für maßgeschneiderte Reisen, indem Sie Ihre Individualisierung sowohl im Katalog als auch in der Darstellung Ihrer Produkte in einem Projekt beibehalten.
• Vorsicht bei Reisesoftware, die noch mit „Produktblock"-Systemen arbeitet, die in einem Angebot hervorgehoben werden.
  

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Das integrierte CRM für Ihre Geschäftsbeziehungen.

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Ein CRM (Customer Relationship Management) ist vor allem ein Vertriebs- und Kundenbindungstool für Ihre Kunden.

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Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl spezieller CRM-Software: Salesforce, Active Campaign oder Hubspot sind die Referenzen in diesem Markt.

Ein CRM für den Tourismus muss Felder enthalten, die sich an den Interessen Ihrer Interessenten orientieren: zum Beispiel Geburtstag, Interessen, Alter usw.

Mit einem Tool zur Verwaltung Ihrer Vertriebsbeziehungen können Sie Ihr Geschäft besser entwickeln.

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Tipps und Ratschläge:

• Prüfen Sie, ob sich Ihr Vertriebsbereich mit Ihrem Produktionsbereich verbinden lässt, um Doppeleingaben oder Fehler zu vermeiden.
• Richten Sie Statistiken, Ziele oder andere Kennzahlen in Ihrem Dashboard ein. Unterscheiden Sie zwischen Ihrem tatsächlichen Umsatz und der Prognose.
• Eine effizientere Möglichkeit, Ihre Marketingkampagnen direkt aus Ihrem CRM zu steuern.

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🚨 Achten Sie darauf, die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeitenden auf Ihre Kundendateien zu kontrollieren, damit niemand Dateien exportiert.

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Automatische Erstellung Ihrer Reisedokumente.

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Natürlich muss Reisesoftware Ihre Reisedokumente individuell erstellen können. Das heißt: anhand von Designvorlagen, die Ihr Know-how in Szene setzen, aber auch mit der Möglichkeit, diese Dokumente direkt zu bearbeiten, um jedes Element zu präzisieren.

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Die verschiedenen Dokumente, die Sie mit einer Reisesoftware erstellen können, sind:

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• Briefing (optional), das die wesentlichen Elemente der Kundenanfrage zusammenfasst (Reiseziel, Art des Events oder der Reise, Personenzahl, Budget, Interessen, Transport usw.). Das Briefing kann sich in seiner Qualifizierung weiterentwickeln und dient als Grundlage für Ihr Reiseangebot. Es kann in der Produktions-, Buchungs- und Logistikphase des Projekts an Ihre Leistungsträger gesendet werden.

• Reiseangebot, das den Stand Ihres Programms präsentiert, um Ihren Kunden vom Kauf zu überzeugen. Dieses Dokument kann Seiten zur Vorstellung Ihres Teams, eine Zusammenfassung, einen Budgetteil usw. enthalten. Es ist das erste und wichtigste Dokument, das Sie nach einer Anfrage versenden, um das Projekt zu validieren.

• Kalkulation kann oft separat im PDF-Format verschickt werden, um eine zusammenfassende Schätzung des Projektbetrags zu liefern. Sie kann auch in einem Angebot enthalten sein, insbesondere wenn ein Gesamtbudget ausreicht. Die Schätzung beschreibt die verkauften Produkte im Detail.

• Angebot ist Ihr rechtsverbindliches Angebot mit Ihren Produkten und deren Preisen, das Sie Ihrem Kunden unterbreiten. Es wird oft nach der Freigabe des Reiseangebots versendet (manchmal gleichzeitig). In manchen Fällen ist es nicht nötig oder kann das Reiseangebot sogar ersetzen. Versand und Rolle des Angebotsdokuments im Verkauf unterscheiden sich, je nachdem, ob Ihre Agentur hohe Warenkörbe verkauft, ob das Reisepaket eine Gruppe betrifft und welche Art von Reise angeboten wird.

• Verträge können ebenfalls versendet werden, um an die Bedingungen der Reiseversicherung, der Storno-/Erstattungsgarantie oder andere für Ihr Geschäft spezifische Klauseln zu erinnern. Das Angebot ist oft eine kommerzielle Verpflichtung, doch je nach Ihrem Verkaufszyklus kann auch ein Vertrag versendet werden. Die Zusammenfassung ist eine Übersicht über das Programm, die an die bestätigten Leistungsträger, aber auch an den Kunden übermittelt wird. 

• Die Zusammenfassung kann in Ihr Reiseangebot oder in Ihr Reisetagebuch aufgenommen werden.

• Das Roadbook oder der Reiseplan ist der Tagesablauf des Veranstalters für das Programm. Es enthält alle praktischen Informationen, damit die Reise reibungslos verläuft. Manchmal kann der Kunde sein Reisetagebuch auch auf dem Smartphone abrufen. 

• Leistungsträger-Liste ist ein Logistikdokument für den Veranstalter, die Rezeption oder den Verantwortlichen vor Ort, damit alle Kontaktdaten und Informationen zu den Leistungsträgern des Programms griffbereit sind.

• Vouchers dienen dazu, die touristische Leistung zu erhalten. Diese Leistung kann im Voraus bezahlt sein oder nicht, wie etwa eine Hotelreservierung, ein Flughafentransfer oder eine Autovermietung.

• Rechnungen für Ihren Kunden. Dabei kann es sich um verschiedene Arten von Rechnungen handeln, etwa Anzahlungs-, Gutschrifts-, Korrektur- oder Schlussrechnungen.

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Tipps und Ratschläge:

Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Dokumente individuell gestalten lassen.

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Maßgeschneiderte Erstellung von Programmen, Rundreisen und Events.

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Das ist das Herzstück Ihres Berufs als Veranstalter: ein Programm zu entwickeln, das den Bedürfnissen Ihres Kunden entspricht. Ihre touristischen Produkte entstehen entweder vorab für Ihre „Standardprogramme" oder nach Projektanfragen. Für einen Veranstalter, der sein Programm für jede Anfrage individuell gestaltet, ist ein leistungsfähiges Tool wichtig.

Schluss mit losen Blättern und Programmen in Word, Excel oder PowerPoint: Es gibt viele digitale Tools, die Ihnen bei der Reiseplanung helfen.

Zum Beispiel: Mit Ezus gestalten Sie Reisen Tag für Tag und verknüpfen sie mit Ihrem Katalog für Ihre Präsentationen oder Preise. Andere Tools wie X erlauben es, Reiserouten auf interaktiven Karten zu erstellen.

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Tipps und Ratschläge:

Setzen Sie auf die Softwarelösung, die zu Ihrer Reiseart passt (Roadtrips, Rundreisen, Reisen zu einem Reiseziel, Events usw.).

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Die Berechnung Ihrer Margen und Ihres Budgets.

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Für eine Agentur für maßgeschneiderte Reisen ist es oft am zeitaufwendigsten, die richtigen Preise auf die richtigen Leistungen anzuwenden.Umso mehr, als Ihre Leistungsträger Ihnen eventuell bereits Vorzugspreise anbieten oder sich Ihre Marge je nach Nachfrage ändern kann.

Manche Software, wie Ezus, ermöglicht eine interaktive Kalkulation, das heißt, individuelle Preise auf jedes Ihrer Produkte anzuwenden. Ob Ihre Preise in Ihrem Katalog hinterlegt sind oder automatisch in Echtzeit über ein GDS abgerufen werden: Sie müssen sie anpassen können, um Ihre Margen korrekt zu berechnen.

Weitere Budgetfelder lassen sich ergänzen, etwa Gebühren, Extras, allgemeine Rabatte usw. Dank dieser Funktion müssen Ihre Mitarbeitenden keine Experten für Excel-Formeln mehr sein.

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Tipps und Ratschläge:

• Entscheiden Sie sich für eine Software, in der Sie Standardpreise speichern können.
• Wählen Sie kein starres System, in dem Ihnen die Preise Ihrer Leistungsträger vorgegeben werden. Sie müssen die Preise ändern und Ihre eigenen Berechnungen anwenden können.
• Achten Sie darauf, dass bestimmte Pflichtfelder vorhanden sind: Mehrwertsteuerregelungen, Provisionen, Netto-/Brutto-Margen.

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Die Verwaltung Ihrer Projekte, Aufgaben und Nachverfolgung.

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Diese Funktionen sind typisch für den Beruf des Projektleiters oder Vertriebsmitarbeiters. Sie erlauben es Ihnen, den Stand Ihrer Anfragen zu verfolgen, um sie besser in Vorgänge umzuwandeln.

Außerdem sind sie Überwachungstools, mit denen Sie gemeinsam mit Ihrem Team effizient vorankommen. Als Niederlassungsleiter können Sie außerdem sehen, wie jedes Projekt voranschreitet.

Eine gute Verwaltungssoftware erfasst die Kontoaktivitäten in Echtzeit. Eine gute Verwaltungssoftware erfasst die Kontoaktivitäten in Echtzeit, und im besten Fall können Sie auch Ihre E-Mails synchronisieren.

Tipps und Ratschläge:

• Setzen Sie nicht auf komplexe Software oder gar Gantt-Diagramme ... Ein System mit Aufgaben pro Verantwortlichem samt Fristen reicht bereits aus.
• Idealerweise erhalten Sie Benachrichtigungs-E-Mails bei nicht erledigten Aufgaben oder Neuigkeiten in Ihren Projektakten.

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Rechnungsstellung speziell für den Tourismus.

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Die Rechnungsstellung ist ein zentrales Thema für Reiseagenturen, insbesondere für Reiseveranstalter oder Eventagenturen. Es gibt nämlich mehrere Mehrwertsteuerregelungen: Regelbesteuerung, nicht steuerbar, Margenbesteuerung. 

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Mehr dazu unter Wie verwaltet man die Mehrwertsteuer eines Reise- und/oder Eventbüros?

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Tipps und Ratschläge:

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Tool sowohl vorläufige (oder Proforma-) als auch endgültige Rechnungen erstellt. Vorläufige Rechnungen können Sie für Ihren Kunden vor der endgültigen Rechnungsstellung noch anpassen.
• Trennen Sie Ihren Vertriebsbereich mit den kaufmännischen Dokumenten (Reiseangebote und Angebote) von Ihrem Produktionsbereich, in dem Rechnungsstellung und Logistik angesiedelt sind.

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🚨 Vorsicht bei manchen Programmen, die behaupten, Rechnungen zu erstellen. Ihre erzeugten Rechnungen müssen die erforderlichen Angaben enthalten und dürfen nicht änderbar sein (stattdessen wird eine Gutschrift erstellt).

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Das Logistikmanagement Ihrer Leistungsträger.

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Ihre Reisesoftware muss die Liste der in Ihrem Programm beteiligten Leistungsträger abrufen können. Sobald Ihr Event von Ihrem Kunden bestätigt wurde, müssen Sie die bei Ihren Leistungsträgern gesetzten Optionen bestätigen.

Es gibt Funktionen, die den Versand von Buchungen automatisieren und die Verfügbarkeit Ihrer Leistungsträger prüfen. 

Ziel einer Logistik-Software ist es, Ihre Buchungen zu automatisieren und Ihnen zu ermöglichen, die Verfügbarkeit jedes Ihrer Leistungsträger schnell zu prüfen.

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Tipps und Ratschläge:

• Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Leistungsträger zumindest mit Verwaltung von Auszahlungen, Rechnungen und Buchungen direkt in Ihrer Reisesoftware steuern können.
• Automatisieren Sie den Versand von E-Mails an Ihre Leistungsträger, um sie in Ihre Angebotsanfrage einzubinden.
• Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Informationen zu den beteiligten Leistungsträgern exportieren können.

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Ein Bereich für den Endkunden mit Online-Zahlung und Signatur

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Um die Abschlussquote Ihrer Event- oder Reiseangebote zu optimieren, ist es unerlässlich, den Austausch mit Ihrem Kunden zu erleichtern. Dafür ermöglichen manche Reisesoftware-Lösungen, die kaufmännischen Dokumente online abzurufen.

Ein Kundenbereich ist Ihr digitales Schaufenster für Ihre Reisepakete.

Tipps und Ratschläge:

• Sie sollten Ihre Dokumente herunterladen und als PowerPoint/Excel oder PDF abrufen können.
• Prüfen Sie auch, welche Austauschmöglichkeiten diese Plattform bietet.

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3. Welche Computersoftware nutzen Reisebüros?

Sie wissen nun schon etwas mehr über die Funktionen einer Software für maßgeschneiderte Reisen oder Urlaube.

Führen Sie zum ersten Mal eine Software in Ihrer Agentur ein? Vergessen Sie nicht die allgemeinen Kriterien für Ihre Suche!

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Das kleine Einmaleins zur Wahl Ihrer Reisebüro-Software:

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Zum Abschluss dieses Artikels empfehlen wir außerdem einige wesentliche Auswahlkriterien:

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• Die Anpassbarkeit Ihrer Einstellungen (jede Agentur ist einzigartig, jeder Projektleiter realisiert maßgeschneiderte Projekte);

• Die Sicherheit Ihrer Daten (eine Reisesoftware verwahrt Ihre Leistungsträger- und Kundendaten. Die Speicherung muss sicher und verschlüsselt erfolgen, um Schutz und Vertraulichkeit zu gewährleisten);

• Verfügbarkeit in der Cloud (sogenannte „Online-Reisesoftware", die nicht auf Ihren Rechnern installiert ist, sondern geräteübergreifend aus der Ferne erreichbar ist);

• Skalierbarkeit (Ihre neue Software muss sich weiterentwickeln und aktualisieren lassen);

• Support (denken Sie an eine Software mit menschlichen Ansprechpartnern! Prüfen Sie die Online-Dokumentation wie Anleitungen, Hilfecenter oder Tutorials);

• Einstieg (ob Konfiguration oder Schulung zur Nutzung der Software: Klären Sie, dass Unterstützung inbegriffen ist).

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Nun liegt es an Ihnen, die Software auszuwählen, die auch Ihren persönlichen Kriterien entspricht.

Denn ein Instrument ist nichts als ein Instrument: Eine Geige ohne Musiker macht keine Musik 🎻 .

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Weiter entdecken

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• Sehen Sie sich die Plattform auf unserer Seite zur Reisebüro-Software an.
• Möchten Sie zuerst die Kategorien kennenlernen? Lesen Sie unseren Leitfaden zu den Arten von Reisebüro-Software.
• Bereit zum Vergleichen? Werfen Sie einen Blick auf die 10 besten Reisebüro-Software-Lösungen 2026.

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Dieser Artikel wurde von Ezus auf Grundlage der Erfahrungen von über 600 Agenturen bei der Wahl ihrer Reisebüro-Software verfasst.

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