Gestire un'agenzia di viaggio significa destreggiarsi continuamente tra la creazione di itinerari su misura, la relazione con i clienti e... la contabilità. Ma non una contabilità qualsiasi: quella delle agenzie di viaggio segue regole molto specifiche, a partire dal regime IVA sul margine.
Il risultato? Molte agenzie si ritrovano con due mondi che non comunicano: da un lato, un software specializzato per produrre i viaggi; dall'altro, un programma di contabilità generico che non comprende le specificità del settore. Le doppie digitazioni si accumulano, gli errori si moltiplicano e si spreca tempo prezioso.
La buona notizia: nel 2026 esistono soluzioni per collegare in modo fluido gestione dei viaggi e contabilità. Questa guida vi aiuta a scegliere gli strumenti giusti e, soprattutto, a farli funzionare insieme.
Perché la contabilità di un'agenzia di viaggio è così particolare
Il regime IVA sul margine
A differenza della maggior parte delle imprese, le agenzie di viaggio non calcolano l'IVA sull'importo totale fatturato al cliente. Sono soggette al regime IVA sul margine, definito dall'articolo 308 della Direttiva IVA dell'UE.
In pratica, questo significa che:
- La base imponibile è la differenza tra il prezzo pagato dal cliente e il costo dei servizi acquistati dai fornitori (hotel, vettori, DMC...).
- L'IVA sugli acquisti direttamente legati al viaggio non è detraibile.
- L'IVA deve essere calcolata operazione per operazione, non in modo globale su un periodo.
- Le fatture devono riportare la dicitura "Regime speciale - agenzie di viaggio".
- I viaggi al di fuori dell'Unione Europea beneficiano dell'esenzione IVA.
Questo regime richiede un livello elevato di dettaglio nei sistemi contabili e gestionali, una vera sfida quando gli strumenti non sono progettati per questo.
I conti transitori e il monitoraggio delle operazioni
Altra particolarità: le spese anticipate dall'agenzia per conto dei clienti (alloggio, trasporto, fornitori locali) non impattano direttamente sul conto economico. Devono essere registrate in conti transitori, che devono essere azzerati alla fine di ogni operazione.
Questa logica di registrazioni contabili transitorie richiede un monitoraggio rigoroso, operazione per operazione, praticamente impossibile da mantenere con un semplice foglio di calcolo.
La distinzione tra regimi IVA
Un'agenzia di viaggio può svolgere operazioni soggette a diversi regimi:
- IVA sul margine per i pacchetti turistici (trasporto + alloggio)
- Regime IVA ordinario per servizi isolati (vendita di guide, spettacoli, consulenza)
- Esenzione per i viaggi fuori dall'UE
La contabilità deve quindi essere organizzata per settori di attività distinti, aggiungendo un ulteriore livello di complessità.
I limiti di un software contabile generico per le agenzie di viaggio
Pennylane, Sage, Xero: sono adatti?
I software contabili più diffusi (Pennylane, Sage, Xero) sono ottime soluzioni per la contabilità generale delle PMI. Ma per un'agenzia di viaggio presentano limiti strutturali.
Con un software contabile generico, dovete fare tutto da soli: il calcolo dell'IVA sul margine non è integrato nativamente, i conti transitori richiedono una configurazione manuale, la distinzione dei margini UE/extra-UE va gestita a mano, non esiste una visione di redditività per viaggio, la gestione dei fornitori rimane generica e la fatturazione resta basilare.
Con un software di gestione specializzato nel viaggio collegato alla vostra contabilità, è tutta un'altra storia: l'IVA sul margine è integrata direttamente nei preventivi, i conti transitori sono automatizzati operazione per operazione, la ripartizione UE/extra-UE avviene in automatico, avete un cruscotto dei margini in tempo reale viaggio per viaggio, la gestione dei fornitori è pensata per il settore (disponibilità, voucher...) e passate dal preventivo alla fattura in un clic.
Nota importante: QuickBooks ha cessato le operazioni in Francia il 1° gennaio 2024. Se lo utilizzavate, è necessaria una migrazione verso un'altra soluzione.
Il problema non è che questi strumenti siano scadenti, ma che non sono stati progettati per le specificità del settore turistico.
La soluzione: un software di gestione viaggi collegato alla vostra contabilità
L'approccio integrato: strumento specializzato + esportazione contabile
Anziché cercare un software contabile che capisca il viaggio, l'approccio più efficace nel 2026 è partire da una piattaforma di gestione viaggi specializzata che si integri nativamente con il vostro software contabile.
Il principio è semplice:
- Il vostro software gestionale si occupa della produzione dei viaggi (itinerari, preventivi, budget), della relazione con il cliente (CRM), della fatturazione, della gestione dei fornitori e del calcolo dei margini, inclusa l'IVA sul margine.
- Il vostro software contabile riceve le scritture contabili preformattate, pronte per essere validate dal vostro commercialista.
Zero doppia digitazione. Zero rischio di errore. E una contabilità sempre aggiornata.
Cosa deve offrire un buon software di gestione viaggi sul piano finanziario
Perché una piattaforma di gestione viaggi possa alimentare efficacemente la vostra contabilità, deve offrire:
- Uno strumento di budgeting integrato per monitorare i margini in tempo reale, viaggio per viaggio
- Gestione multivaluta con conversione automatica
- Fatturazione completa (preventivi, fatture, note di credito, acconti) con le diciture legali obbligatorie
- Monitoraggio degli acquisti dai fornitori con ordini di acquisto e scadenziari di pagamento
- Un cruscotto finanziario che offra una visione globale della salute finanziaria dell'agenzia
- Esportazioni contabili compatibili con i principali software sul mercato
Ezus + il vostro software contabile: la combinazione vincente
Cosa offre Ezus per la gestione finanziaria
Ezus è un software all-in-one progettato specificamente per agenzie di viaggio su misura, DMC e operatori MICE. Più di 600 agenzie lo utilizzano già in tutto il mondo.
Sul piano della gestione finanziaria, Ezus vi permette di:
- Creare budget precisi e flessibili per ogni progetto di viaggio
- Monitorare i margini dei fornitori in tempo reale per massimizzare la redditività
- Gestire la fatturazione da cima a fondo: preventivi, fatture, contratti, voucher, generati in un clic
- Controllare i pagamenti di clienti e fornitori con scadenziari e avvisi automatici
- Pilotare l'intera attività attraverso un cruscotto finanziario centralizzato
- Gestire più valute con conversioni automatiche
- Configurare i margini in base al prezzo di acquisto o al prezzo di vendita, secondo le vostre preferenze
Integrazioni contabili disponibili
Ezus si collega ai principali software contabili sul mercato tramite API, Zapier e integrazioni native:
- Pennylane - La piattaforma contabile collaborativa di riferimento in Francia
- Sage - Suite software di contabilità per aziende strutturate
- Xero - Contabilità e fatturazione in cloud
- Evoliz - Strumento di fatturazione e contabilità online
- Dext - Gestione delle spese e dei giustificativi
- Odoo - Soluzione ERP completa
- Expensify - Monitoraggio e gestione delle spese
- FreshBooks - Contabilità in cloud per freelancer
- Wave - Software di contabilità e fatturazione gratuito
Queste integrazioni vi permettono di trasferire automaticamente i dati finanziari da Ezus al vostro strumento contabile, senza alcuna doppia digitazione manuale.
Come scegliere la combinazione giusta per la vostra agenzia
Step 1: Valutate le vostre esigenze
Fatevi le domande giuste:
- Quanti viaggi producete al mese?
- Lavorate con fornitori internazionali e più valute?
- Avete un commercialista esterno? Quale software utilizza?
- Avete bisogno del calcolo automatico dell'IVA sul margine?
- Volete un monitoraggio dei margini in tempo reale, viaggio per viaggio?
Step 2: Scegliete il vostro software gestionale
Per un'agenzia di viaggio su misura, un software specializzato come Ezus vi farà risparmiare un tempo considerevole rispetto a una soluzione generica. La sfida non è solo la contabilità, ma l'intero flusso di lavoro: dalla progettazione del viaggio alla fatturazione, passando per la gestione dei fornitori.
Step 3: Collegate la vostra contabilità
Una volta che il vostro software gestionale è operativo, collegatelo al vostro strumento contabile esistente. Con le integrazioni di Ezus, il collegamento avviene in pochi clic e consente un flusso di dati continuo.
Step 4: Coinvolgete il vostro commercialista
Il vostro commercialista deve comprendere le specificità della contabilità turistica. Condividete con lui la struttura delle esportazioni contabili di Ezus affinché possa integrarle nel proprio flusso di lavoro.
Cosa cambia nel 2026: normative e tendenze
La fatturazione elettronica
La riforma della fatturazione elettronica si sta diffondendo progressivamente in Europa. Le agenzie di viaggio devono prepararsi a questa transizione dotandosi di strumenti compatibili con le piattaforme di fatturazione elettronica certificate.
Riforma IVA in corso nell'UE
La Commissione Europea sta attualmente lavorando alla modernizzazione del regime IVA per le agenzie di viaggio. Una proposta legislativa è attesa entro la fine del 2026. Le agenzie devono essere pronte ad affrontare eventuali cambiamenti nel calcolo della base imponibile.
L'automazione come leva di crescita
Le agenzie che automatizzano la gestione finanziaria risparmiano in media diverse ore alla settimana, tempo che possono reinvestire nella creazione di esperienze di viaggio eccezionali e nel rafforzamento della relazione con i clienti.
Smettete di subire la vostra contabilità
La contabilità di un'agenzia di viaggio non dovrebbe essere un grattacapo. Con gli strumenti giusti (un software gestionale specializzato collegato alla vostra contabilità), diventa un vero strumento di pilotaggio per prendere decisioni migliori.
Ezus è stato creato esattamente per questo: centralizzare la produzione, la vendita e la gestione finanziaria della vostra agenzia in un'unica piattaforma, integrandosi perfettamente con il vostro ecosistema contabile esistente.
👉 Richiedete una demo gratuita di Ezus e scoprite come semplificare la gestione finanziaria mantenendo la contabilità perfettamente sotto controllo.
Domande frequenti
Un software di gestione viaggi può sostituire il mio software contabile?
No. Una piattaforma come Ezus gestisce la parte specifica del settore (produzione viaggi, fatturazione, monitoraggio dei margini) ma si integra con il vostro software contabile per la contabilità legale. I due strumenti sono complementari.
Ezus gestisce l'IVA sul margine?
Ezus integra la gestione dell'IVA nel suo strumento di budgeting, consentendo un monitoraggio preciso dei margini e esportazioni contabili conformi.
Posso collegare Ezus a Pennylane?
Sì. Ezus offre un'integrazione nativa con Pennylane, così come con Sage, Xero, Evoliz, Dext, Odoo e altre soluzioni contabili.
Quanto tempo serve per implementare Ezus?
Ezus offre un onboarding personalizzato con un esperto dedicato. La maggior parte delle agenzie è pienamente operativa nel giro di poche settimane.
Ezus è adatto alle piccole agenzie?
Assolutamente sì. Ezus offre piani adattati a tutte le dimensioni di agenzia, dal travel designer indipendente ai DMC con più team.
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