Dirigir una agencia de viajes significa hacer malabarismos entre la creación de itinerarios a medida, la relación con el cliente y... la contabilidad. Pero no cualquier contabilidad: la de una agencia de viajes sigue normas muy específicas, empezando por el régimen de IVA sobre el margen.
¿El resultado? Muchas agencias viven con dos mundos desconectados: por un lado, un software especializado para producir sus viajes; por otro, un programa de contabilidad genérico que no entiende las particularidades del sector. Las dobles entradas se acumulan, los errores se multiplican y se pierde un tiempo valioso.
La buena noticia: en 2026 existen soluciones para conectar de forma fluida la gestión de viajes y la contabilidad. Esta guía te ayuda a elegir las herramientas adecuadas y, sobre todo, a hacerlas funcionar juntas.
Por qué la contabilidad de una agencia de viajes es tan particular
El régimen de IVA sobre el margen
A diferencia de la mayoría de las empresas, las agencias de viajes no calculan el IVA sobre el importe total facturado al cliente. Están sujetas al régimen de IVA sobre el margen, definido por el artículo 308 de la Directiva del IVA de la UE.
En la práctica, esto significa que:
- La base imponible es la diferencia entre el precio pagado por el cliente y el coste de los servicios adquiridos a proveedores (hoteles, transportistas, DMC...).
- El IVA sobre las compras directamente vinculadas al viaje no es deducible.
- El IVA debe calcularse operación por operación, no de forma global sobre un periodo.
- Las facturas deben incluir la mención "Régimen especial - agencias de viajes".
- Los viajes fuera de la Unión Europea están exentos de IVA.
Este régimen exige un nivel de detalle elevado en los sistemas contables y de gestión, un verdadero reto cuando las herramientas no están preparadas para ello.
Las cuentas de tránsito y el seguimiento de operaciones
Otra particularidad: los gastos adelantados por la agencia en nombre de sus clientes (alojamiento, transporte, proveedores locales) no impactan directamente en la cuenta de resultados. Deben registrarse en cuentas de tránsito, que deben quedar saldadas al final de cada operación.
Esta lógica de asientos contables transitorios requiere un seguimiento riguroso, operación por operación, algo prácticamente imposible de mantener con una simple hoja de cálculo.
La distinción entre regímenes de IVA
Una agencia de viajes puede realizar operaciones sujetas a varios regímenes diferentes:
- IVA sobre el margen para paquetes turísticos (transporte + alojamiento)
- Régimen general de IVA para servicios aislados (venta de guías, espectáculos, consultoría)
- Exención para viajes fuera de la UE
La contabilidad debe organizarse, por tanto, por sectores de actividad diferenciados, lo que añade una capa adicional de complejidad.
Las limitaciones de un software contable genérico para agencias de viajes
Pennylane, Sage, Xero: ¿son la solución adecuada?
Los softwares de contabilidad más populares (Pennylane, Sage, Xero) son excelentes soluciones para la contabilidad general de pymes. Pero para una agencia de viajes, presentan limitaciones estructurales.
Con un software contable genérico, todo depende de ti: el cálculo del IVA sobre el margen no viene integrado, las cuentas de tránsito requieren una configuración manual, la distinción de márgenes UE/fuera de UE hay que gestionarla a mano, no existe una visión de rentabilidad por viaje, la gestión de proveedores es genérica y la facturación se queda en lo básico.
Con un software de gestión especializado en viajes conectado a tu contabilidad, la historia cambia por completo: el IVA sobre el margen se integra directamente en tus presupuestos, las cuentas de tránsito se automatizan operación por operación, la distribución UE/fuera de UE se realiza automáticamente, dispones de un panel de márgenes en tiempo real viaje por viaje, la gestión de proveedores está pensada para el sector (disponibilidades, vouchers...) y pasas del presupuesto a la factura en un solo clic.
Nota importante: QuickBooks cesó sus operaciones en Francia el 1 de enero de 2024. Si lo utilizabas, es necesario migrar a otra solución.
El problema no es que estas herramientas sean malas, sino que no fueron diseñadas para las particularidades del negocio turístico.
La solución: un software de gestión de viajes conectado a tu contabilidad
El enfoque integrado: herramienta especializada + exportación contable
En lugar de buscar un software contable que entienda el sector del viaje, el enfoque más eficaz en 2026 es empezar por una plataforma de gestión de viajes especializada que se integre de forma nativa con tu software de contabilidad.
El principio es sencillo:
- Tu software de gestión de viajes se encarga de la producción (itinerarios, presupuestos, costes), la relación con el cliente (CRM), la facturación, la gestión de proveedores y el cálculo de márgenes, incluyendo el IVA sobre el margen.
- Tu software contable recibe asientos contables preformateados, listos para ser validados por tu asesor fiscal.
Cero doble entrada. Cero riesgo de error. Y una contabilidad siempre al día.
Lo que debe ofrecer un buen software de gestión de viajes en el ámbito financiero
Para que una plataforma de gestión de viajes alimente eficazmente tu contabilidad, debe incluir:
- Una herramienta de presupuestación integrada para seguir los márgenes en tiempo real, viaje por viaje
- Gestión multidivisa con conversión automática
- Facturación completa (presupuestos, facturas, abonos, anticipos) con las menciones legales obligatorias
- Seguimiento de compras a proveedores con órdenes de compra y calendario de pagos
- Un panel financiero que ofrezca una visión global de la salud financiera de la agencia
- Exportaciones contables compatibles con los principales softwares del mercado
Ezus + tu software contable: la combinación ganadora
Lo que Ezus aporta a la gestión financiera
Ezus es un software todo-en-uno diseñado específicamente para agencias de viajes a medida, DMC y operadores MICE. Más de 600 agencias ya lo utilizan en todo el mundo.
En el ámbito de la gestión financiera, Ezus te permite:
- Crear presupuestos precisos y flexibles para cada proyecto de viaje
- Seguir los márgenes de proveedores en tiempo real para maximizar la rentabilidad
- Gestionar la facturación de principio a fin: presupuestos, facturas, contratos, vouchers, generados en un clic
- Controlar los pagos de clientes y proveedores con calendarios y alertas automáticas
- Pilotar toda la actividad a través de un panel financiero centralizado
- Gestionar múltiples divisas con conversiones automáticas
- Configurar los márgenes en función del precio de compra o del precio de venta, según tus preferencias
Integraciones contables disponibles
Ezus se conecta con los principales softwares contables del mercado a través de API, Zapier e integraciones nativas:
- Pennylane - La plataforma contable colaborativa de referencia en Francia
- Sage - Suite de software contable para empresas estructuradas
- Xero - Contabilidad y facturación en la nube
- Evoliz - Herramienta de facturación y contabilidad online
- Dext - Gestión de gastos y justificantes
- Odoo - Solución ERP completa
- Expensify - Seguimiento y gestión de gastos
- FreshBooks - Contabilidad en la nube para autónomos
- Wave - Software de contabilidad y facturación gratuito
Estas integraciones te permiten transferir automáticamente los datos financieros de Ezus a tu herramienta contable, sin ninguna doble entrada manual.
Cómo elegir la combinación adecuada para tu agencia
Paso 1: Evalúa tus necesidades
Hazte las preguntas correctas:
- ¿Cuántos viajes produces al mes?
- ¿Trabajas con proveedores internacionales y múltiples divisas?
- ¿Tienes un asesor fiscal externo? ¿Qué software utiliza?
- ¿Necesitas un cálculo automático del IVA sobre el margen?
- ¿Quieres un seguimiento de márgenes en tiempo real, viaje por viaje?
Paso 2: Elige tu software de gestión de viajes
Para una agencia de viajes a medida, un software especializado como Ezus te hará ganar un tiempo considerable frente a una solución genérica. El reto no es solo la contabilidad, sino todo el flujo de trabajo: desde el diseño del viaje hasta la facturación, pasando por la gestión de proveedores.
Paso 3: Conecta tu contabilidad
Una vez que tu software de gestión esté operativo, conéctalo con tu herramienta contable existente. Con las integraciones de Ezus, la conexión se realiza en unos pocos clics y permite un flujo de datos continuo.
Paso 4: Involucra a tu asesor fiscal
Tu asesor fiscal o contable necesita entender las particularidades de la contabilidad turística. Comparte con él la estructura de las exportaciones contables de Ezus para que pueda integrarlas en su flujo de trabajo.
Lo que cambia en 2026: normativas y tendencias
La facturación electrónica
La reforma de la facturación electrónica se está desplegando progresivamente en Europa. Las agencias de viajes deben anticiparse a esta transición equipándose con herramientas compatibles con las plataformas de facturación electrónica certificadas.
Reforma del IVA en la UE en curso
La Comisión Europea está trabajando actualmente en la modernización del régimen de IVA para las agencias de viajes. Se espera una propuesta legislativa antes de finales de 2026. Las agencias deben estar preparadas ante posibles cambios en el cálculo de la base imponible.
La automatización como palanca de crecimiento
Las agencias que automatizan su gestión financiera ahorran de media varias horas por semana, tiempo que pueden reinvertir en la creación de experiencias de viaje excepcionales y en fortalecer la relación con sus clientes.
Conclusión: deja de sufrir con tu contabilidad
La contabilidad de una agencia de viajes no debería ser un dolor de cabeza. Con las herramientas adecuadas (un software de gestión especializado conectado a tu contabilidad), se convierte en un verdadero instrumento de gestión para tomar mejores decisiones.
Ezus fue creado exactamente para eso: centralizar la producción, la venta y la gestión financiera de tu agencia en una única plataforma, integrándose a la perfección con tu ecosistema contable existente.
👉 Solicita una demostración gratuita de Ezus y descubre cómo simplificar tu gestión financiera manteniendo tu contabilidad bajo control.
Preguntas frecuentes
¿Puede un software de gestión de viajes sustituir a mi software contable?
No. Una plataforma como Ezus gestiona la parte específica del sector (producción de viajes, facturación, seguimiento de márgenes) pero se integra con tu software contable para la contabilidad legal. Ambas herramientas son complementarias.
¿Gestiona Ezus el IVA sobre el margen?
Ezus integra la gestión del IVA en su herramienta de presupuestación, lo que permite un seguimiento preciso de los márgenes y exportaciones contables conformes.
¿Puedo conectar Ezus con Pennylane?
Sí. Ezus ofrece una integración nativa con Pennylane, así como con Sage, Xero, Evoliz, Dext, Odoo y otras soluciones contables.
¿Cuánto tiempo se tarda en implementar Ezus?
Ezus ofrece un onboarding personalizado con un experto dedicado. La mayoría de las agencias están plenamente operativas en pocas semanas.
¿Es Ezus adecuado para agencias pequeñas?
Por supuesto. Ezus ofrece planes adaptados a todos los tamaños de agencia, desde diseñadores de viajes independientes hasta DMC con varios equipos.
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