Gerir uma agência de viagens significa fazer malabarismos constantes entre a criação de roteiros personalizados, a relação com o cliente e... a contabilidade. Mas não uma contabilidade qualquer: a contabilidade das agências de viagens segue regras muito específicas, a começar pelo regime de IVA sobre a margem.
O resultado? Muitas agências vivem com dois mundos desligados: de um lado, um software especializado para produzir as suas viagens; do outro, um programa de contabilidade genérico que não entende as particularidades do setor. As duplas entradas acumulam-se, os erros multiplicam-se e perde-se tempo precioso.
A boa notícia: em 2026, existem soluções para ligar de forma fluida a gestão de viagens e a contabilidade. Este guia ajuda-o a escolher as ferramentas certas e, sobretudo, a fazê-las funcionar em conjunto.
Porque é que a contabilidade de uma agência de viagens é tão particular
O regime de IVA sobre a margem
Ao contrário da maioria das empresas, as agências de viagens não calculam o IVA sobre o montante total faturado ao cliente. Estão sujeitas ao regime de IVA sobre a margem, definido pelo artigo 308 da Diretiva IVA da UE.
Na prática, isto significa que:
- A base tributável é a diferença entre o preço pago pelo cliente e o custo dos serviços adquiridos junto dos fornecedores (hotéis, transportadoras, DMC...).
- O IVA sobre compras diretamente ligadas à viagem não é dedutível.
- O IVA deve ser calculado operação a operação, e não de forma global sobre um período.
- As faturas devem incluir a menção "Regime especial - agências de viagens".
- As viagens fora da União Europeia beneficiam de isenção de IVA.
Este regime exige um nível elevado de detalhe nos sistemas contabilísticos e de gestão, um verdadeiro desafio quando as ferramentas não estão preparadas para isso.
As contas de trânsito e o acompanhamento das operações
Outra particularidade: as despesas antecipadas pela agência em nome dos clientes (alojamento, transporte, fornecedores locais) não impactam diretamente a demonstração de resultados. Devem ser registadas em contas de trânsito, que precisam de ser saldadas no final de cada operação.
Esta lógica de lançamentos contabilísticos transitórios exige um acompanhamento rigoroso, operação a operação, algo praticamente impossível de manter com uma simples folha de cálculo.
A distinção entre regimes de IVA
Uma agência de viagens pode realizar operações sujeitas a vários regimes diferentes:
- IVA sobre a margem para pacotes turísticos (transporte + alojamento)
- Regime geral de IVA para serviços isolados (venda de guias, espetáculos, consultoria)
- Isenção para viagens fora da UE
A contabilidade deve, portanto, ser organizada por setores de atividade distintos, adicionando mais uma camada de complexidade.
As limitações de um software contabilístico genérico para agências de viagens
Pennylane, Sage, Xero: são a solução adequada?
Os softwares de contabilidade mais populares (Pennylane, Sage, Xero) são excelentes soluções para a contabilidade geral de PME. Mas para uma agência de viagens, apresentam limitações estruturais.
Com um software contabilístico genérico, tudo fica por sua conta: o cálculo do IVA sobre a margem não vem integrado, as contas de trânsito exigem configuração manual, a distinção de margens UE/fora da UE tem de ser gerida manualmente, não existe uma visão de rentabilidade por viagem, a gestão de fornecedores é genérica e a faturação fica no básico.
Com um software de gestão especializado em viagens ligado à sua contabilidade, a história muda completamente: o IVA sobre a margem está integrado diretamente nos seus orçamentos, as contas de trânsito são automatizadas operação a operação, a distribuição UE/fora da UE acontece automaticamente, tem um painel de margens em tempo real viagem a viagem, a gestão de fornecedores é pensada para o setor (disponibilidades, vouchers...) e passa do orçamento à fatura num só clique.
Nota importante: O QuickBooks cessou as suas operações em França a 1 de janeiro de 2024. Se o utilizava, é necessário migrar para outra solução.
O problema não é que estas ferramentas sejam más, mas sim que não foram concebidas para as particularidades do negócio turístico.
A solução: um software de gestão de viagens ligado à sua contabilidade
A abordagem integrada: ferramenta especializada + exportação contabilística
Em vez de procurar um software contabilístico que compreenda o setor das viagens, a abordagem mais eficaz em 2026 é começar por uma plataforma de gestão de viagens especializada que se integre nativamente com o seu software de contabilidade.
O princípio é simples:
- O seu software de gestão de viagens trata da produção (roteiros, orçamentos, custos), da relação com o cliente (CRM), da faturação, da gestão de fornecedores e do cálculo de margens, incluindo o IVA sobre a margem.
- O seu software de contabilidade recebe os lançamentos contabilísticos pré-formatados, prontos para serem validados pelo seu contabilista.
Zero dupla entrada. Zero risco de erro. E uma contabilidade sempre atualizada.
O que deve oferecer um bom software de gestão de viagens no plano financeiro
Para que uma plataforma de gestão de viagens alimente eficazmente a sua contabilidade, deve incluir:
- Uma ferramenta de orçamentação integrada para acompanhar as margens em tempo real, viagem a viagem
- Gestão multidivisa com conversão automática
- Faturação completa (orçamentos, faturas, notas de crédito, adiantamentos) com as menções legais obrigatórias
- Acompanhamento de compras a fornecedores com ordens de compra e calendário de pagamentos
- Um painel financeiro que ofereça uma visão global da saúde financeira da agência
- Exportações contabilísticas compatíveis com os principais softwares do mercado
Ezus + o seu software contabilístico: a combinação vencedora
O que o Ezus traz para a gestão financeira
O Ezus é um software tudo-em-um concebido especificamente para agências de viagens à medida, DMC e operadores MICE. Mais de 600 agências já o utilizam em todo o mundo.
No plano da gestão financeira, o Ezus permite-lhe:
- Criar orçamentos precisos e flexíveis para cada projeto de viagem
- Acompanhar as margens dos fornecedores em tempo real para maximizar a rentabilidade
- Gerir a faturação de ponta a ponta: orçamentos, faturas, contratos, vouchers, gerados num clique
- Controlar os pagamentos de clientes e fornecedores com calendários e alertas automáticos
- Pilotar toda a atividade através de um painel financeiro centralizado
- Gerir múltiplas divisas com conversões automáticas
- Configurar as margens com base no preço de compra ou no preço de venda, conforme as suas preferências
Integrações contabilísticas disponíveis
O Ezus liga-se aos principais softwares contabilísticos do mercado através de API, Zapier e integrações nativas:
- Pennylane - A plataforma contabilística colaborativa de referência em França
- Sage - Suite de software de contabilidade para empresas estruturadas
- Xero - Contabilidade e faturação na cloud
- Evoliz - Ferramenta de faturação e contabilidade online
- Dext - Gestão de despesas e comprovativos
- Odoo - Solução ERP completa
- Expensify - Acompanhamento e gestão de despesas
- FreshBooks - Contabilidade na cloud para freelancers
- Wave - Software de contabilidade e faturação gratuito
Estas integrações permitem-lhe transferir automaticamente os dados financeiros do Ezus para a sua ferramenta contabilística, sem qualquer dupla entrada manual.
Como escolher a combinação certa para a sua agência
Passo 1: Avalie as suas necessidades
Faça a si próprio as perguntas certas:
- Quantas viagens produz por mês?
- Trabalha com fornecedores internacionais e múltiplas divisas?
- Tem um contabilista externo? Que software utiliza?
- Precisa de cálculo automático do IVA sobre a margem?
- Quer acompanhamento de margens em tempo real, viagem a viagem?
Passo 2: Escolha o seu software de gestão de viagens
Para uma agência de viagens à medida, um software especializado como o Ezus fará poupar-lhe um tempo considerável face a uma solução genérica. O desafio não é apenas a contabilidade, mas todo o fluxo de trabalho: desde o desenho da viagem até à faturação, passando pela gestão de fornecedores.
Passo 3: Ligue a sua contabilidade
Assim que o seu software de gestão estiver operacional, ligue-o à sua ferramenta contabilística existente. Com as integrações do Ezus, a ligação faz-se em poucos cliques e permite um fluxo de dados contínuo.
Passo 4: Envolva o seu contabilista
O seu contabilista precisa de compreender as especificidades da contabilidade turística. Partilhe com ele a estrutura das exportações contabilísticas do Ezus para que possa integrá-las no seu fluxo de trabalho.
O que muda em 2026: regulamentação e tendências
A faturação eletrónica
A reforma da faturação eletrónica está a ser implementada progressivamente na Europa. As agências de viagens devem antecipar esta transição equipando-se com ferramentas compatíveis com as plataformas de faturação eletrónica certificadas.
Reforma do IVA em curso na UE
A Comissão Europeia está atualmente a trabalhar na modernização do regime de IVA para as agências de viagens. Uma proposta legislativa é esperada até ao final de 2026. As agências devem estar preparadas para eventuais alterações no cálculo da base tributável.
A automatização como alavanca de crescimento
As agências que automatizam a sua gestão financeira poupam em média várias horas por semana, tempo que podem reinvestir na criação de experiências de viagem excecionais e no fortalecimento da relação com os clientes.
Pare de sofrer com a sua contabilidade
A contabilidade de uma agência de viagens não deveria ser uma dor de cabeça. Com as ferramentas certas (um software de gestão especializado ligado à sua contabilidade), torna-se um verdadeiro instrumento de pilotagem para tomar melhores decisões.
O Ezus foi criado exatamente para isso: centralizar a produção, a venda e a gestão financeira da sua agência numa plataforma única, integrando-se perfeitamente com o seu ecossistema contabilístico existente.
👉 Peça uma demonstração gratuita do Ezus e descubra como simplificar a sua gestão financeira mantendo a contabilidade totalmente sob controlo.
Perguntas frequentes
Um software de gestão de viagens pode substituir o meu software contabilístico?
Não. Uma plataforma como o Ezus trata da parte específica do setor (produção de viagens, faturação, acompanhamento de margens) mas integra-se com o seu software contabilístico para a contabilidade legal. As duas ferramentas são complementares.
O Ezus gere o IVA sobre a margem?
O Ezus integra a gestão do IVA na sua ferramenta de orçamentação, permitindo um acompanhamento preciso das margens e exportações contabilísticas conformes.
Posso ligar o Ezus ao Pennylane?
Sim. O Ezus oferece uma integração nativa com o Pennylane, assim como com Sage, Xero, Evoliz, Dext, Odoo e outras soluções contabilísticas.
Quanto tempo demora a implementar o Ezus?
O Ezus oferece um onboarding personalizado com um especialista dedicado. A maioria das agências está totalmente operacional em poucas semanas.
O Ezus é adequado para pequenas agências?
Sem dúvida. O Ezus oferece planos adaptados a todas as dimensões de agência, desde travel designers independentes até DMC com várias equipas.
.jpg)
Junte-se à Ezus ainda hoje
Solicite uma demonstração hoje mesmo e descubra como o nosso software pode ajudá-lo a alcançar novos patamares.
