Les 6 principales fonctionnalités dont votre logiciel de voyage d'incentive a besoin

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Bien que la plupart des managers et autres responsables d’équipe font un bon travail quant à la promotion des voyages d’incentive dans leurs entreprises, ils ont en revanche beaucoup de mal à les organiser. Et c'est là que vous intervenez! Comment convaincre alors vos prospects et clients qu’ils peuvent vous confier ces tâches qu’eux-mêmes n’arrivent pas accomplir? Pour commencer, montrez-leur que vous êtes mieux équipés qu’eux. Vous utilisez déjà probablement un logiciel pour vous aider avec votre liste de tâches quotidiennes en tant qu’agent de voyage spécialisé dans le MICE; mais possède-t-il toutes les fonctionnalités clés qui garantiront le succès de tous vos projets?

La liste ci-dessous vous permettra d’éclaircir votre vision quant aux outils indispensables que doit posséder votre logiciel afin que vous puissiez offrir des propositions irréprochables à vos clients à chaque fois.

Les 6 Fonctionnalités Dont Votre Logiciel De Voyage D’incentive A Besoin✅

1/ Un Outil de planification de voyage et d'évènements 📅

Afin que vous puissiez gérer tous vos projets de manière fluide et transparente, un outil de planification efficace et facile d’utilisation est indispensable. Étant donné qu’il est fort probable que plusieurs personnes travaillent sur un même projet, il est également essentiel que celui-ci soit interactif. Chaque partie sera ainsi informée des dernières mises à jour et modifications apportées à chaque projet.

Equipez-vous d'un planificateur capable de modifier instantanément chaque document ou facture en glissant, cliquant ou tapant dans le planning interactif, et surtout capable de tout stocker en un seul et même endroit pour réduire la confusion dans la gestion de l'événement. 

S'il est entièrement personnalisable et vous permet d'avoir une vue d'ensemble non limitée dans le temps de tous les mouvements, vous et votre équipe serez plus confiants pour prendre en main d'autres projets.

Planning de séjour

2/ Un RFP accessible en ligne 💻

Ne perdez plus aucune offre pendant vos heures de fermeture et envisagez d'utiliser un widget de RFP. En l'intégrant à votre site Web, vos potentiels clients et partenaires pourront naviguer parmi toutes vos offres et s'habituer à vos produits avant même de prendre contact avec vous.

Avec ce widget, ils pourront soumettre une demande exactement comme ils l'ont en tête. Ils ne ressentiront aucune pression d’achat immédiat, et auront le temps d'explorer toutes les possibilités et de demander une proposition 24 heures sur 24. Vous gagnerez ainsi un temps précieux puisque, en retour, vous connaîtrez leurs besoins à l'avance. Cet outil est la garantie d'une communication fluide autant en B2B qu’en B2C.

Sans même lever le petit doigt, vous aurez toujours la possibilité de générer des ventes à partir de votre site Web, à toute heure du jour et de la nuit. Avec un système de réservation en ligne intégré à votre site web, les clients sauront exactement ce que vous avez à offrir et ce qu'ils peuvent acheter. Vous aurez ainsi une longueur d'avance sur vos concurrents directs.

3/ Des propositions commerciales et signatures digitales🤝🏼

Nous l’avons compris, un des moyens indéniable d'aller plus vite dans toutes vos actions est de passer au digital. Non seulement vous gagnerez du temps, mais il vous sera également possible de personnaliser toutes vos propositions avec des visuels convaincants et vendeurs, qu'il s'agisse de photos, de diaporamas ou de vidéos. En quoi exactement cela vous fera-t-il gagner du temps, vous demandez-vous? Eh bien, le simple fait que vous puissiez générer des modèles personnalisables, prêts à l'envoi, avec seulement quelques cases vides à remplir avec des informations récentes en fonction du projet sur lequel vous travaillez, devrait vous convaincre. Plus besoin de tout recommencer à chaque demande.

Vous pourrez aussi éviter les tracas de communication en envoyant les factures d'un simple clic et en autorisant la signature numérique. Cela vous évitera de courir après vos clients pour qu'ils approuvent rapidement votre proposition afin que vous puissiez poursuivre l'organisation de l'événement. 

La numérisation de l'ensemble du processus le rendra plus rapide et ne prendra que quelques minutes car vous serez instantanément informé de l'approbation. Vous serez désormais à même de programmer voyages et événements à la pelle.

4/ Une facturation automatique & interactive avec variables🧾

Faites de votre routine de facturation un jeu d'enfant en automatisant tout le processus.

Puisque votre agence de voyage utilise déjà un planner d’évènement interactif lié à votre facturation (n’est-ce pas? 🤨), générer des factures précises et à jour devrait être facile, puisque tous les changements sont pris en compte instantanément, et les documents liés au projet modifiés en conséquence. 

Il est aussi impossible de parler de facturation sans aborder la question de la TVA. Il ne fait aucun doute que certains de vos clients voudront la récupérer, et le fait d'avoir le montant exact de la TVA écrit sur la facture pourrait être crucial pour eux. N’oubliez pas de faire attention aux lois locales: tous les pays appliquent une TVA différente sur les différents produits ou services. En France par exemple, le droit commun exige qu'il y ait des taxes spécifiques par fournisseur. Certains clients préfèrent qu’elle soit mentionnée pour chaque produits ou services inclus dans un package, et d’autres qu’elle soit plutôt globale. 

Découvrez plus en détail la gestion de la TVA par les agences de voyage dans cet article. Ezus vous permet de la détailler dans le logiciel ainsi que sur les factures. Réservez une démo pour en savoir plus.

Facturation

5/ Une galerie de modèles prêts à l'emploi 🗂️

Pour vous distinguer de la concurrence, votre logiciel de voyages d’incentive doit vous permettre d'éditer et de personnaliser tous vos documents, qu'il s'agisse de propositions, de roadbooks, de billets, de bons, de listes de fournisseurs ou de feuilles de travail. 

Rien ne vaut un document bien conçu qui affiche l'identité visuelle de votre entreprise. Non seulement cela vous distinguera de vos concurrents qui utilisent encore des outils basiques pour générer ces documents, mais il montrera en même temps à vos clients que l'expérience pour laquelle ils vous paient commence à ce moment précis.

Galerie de modèles

6/ CRM et outil de gestion de tâches 📑👩🏽💻

Pouvez-vous imaginer retrouver à un seul endroit tous les contacts dont vous avez besoin pour organiser vos voyages, événements et autres séminaires ? Et nous voulons dire tous-les-contacts ! Des clients, collègues, employés, fournisseurs, aux partenaires. Une bonne communication est la première étape d'une organisation événementielle réussie ; et tout cela est possible avec un logiciel de voyages d’incentive doté d'un puissant outil de CRM. La gestion d'un voyage ou d’un événement ne sera jamais aussi facilitée que par un accès aux bons contacts, qu'on peut ensuite associer à la bonne tâche et dont on peut observer tous les mouvements en temps réel.

Une fois tous vos contacts enregistrés, vous pouvez maintenant les affecter à des tâches particulières qui ont été entièrement intégrées dans le planner interactif dont nous avons parlé quelques lignes plus haut. Vous pourrez ainsi avoir un aperçu clair de la gestion des participants à l’évènement, des listes des chambres, de l'avancée des réservations, etc.

Task Thumbs Up GIF by Mailchimp

Un logiciel doté de ces fonctionnalités ne pourra que vous être bénéfique. L’automatisation de toutes ces tâches est la garantie d’un gain de temps et d'argent considérable. Vous pourrez également vous concentrer sur d’autres projets, ou encore améliorer vos stratégies de communication, votre support client ou d’autres tâches qui demandent elles aussi une attention particulière.

Ces “nouvelles” capacités à travailler plus vite et de manières plus efficace attirera sans aucun doute des clients et projets de plus en plus ambitieux. Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons travailler ensemble vers cet objectif 😉

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