« Il m’a fait la meilleure proposition. »
Oui ! C’est ce que tous vos clients devraient dire en parlant de vous.
Ils devraient aussi ressentir une certaine excitation et satisfaction bien avant de partir en vacances ou en voyage grâce à vous !
A l’inverse, on ne saurait compter le nombre de documents édités dans le vent, de propositions perdues d’avance…
La proposition que vous allez envoyer à votre prospect sera décisive pour la marque de votre agence.
Il convient d'y porter une certaine attention, c'est pourquoi nous allons voir comment mettre toutes les chances de votre côté !
Alors, comment bien rédiger une proposition commerciale pour mieux vendre votre voyage ? 👀
I. Qu’est-ce qu’une proposition commerciale dans le Tourisme 🎯
Le moment critique dans la vente est la proposition : d’après P-Val Conseil et leur étude réalisée sur un échantillon de 150 participants, celle-ci compte pour 35% de la décision finale du voyageur !
La rédaction d’une proposition commerciale est donc une étape nécessaire du processus de vente, afin de valider le besoin du client et lui permettre de se projeter avec vos services.
La proposition commerciale est indispensable dans l’acquisition de clients.
Il ne s'agit pas d'un devis, qui lui ne mentionne que l’aspect budgétaire et contractuel, mais d’une présentation du service qui sera proposé par les services de l’agence.
Celle-ci va être lue, comparée avec vos concurrents et partagée en interne, afin d’être étudiée par ceux n’ayant pas encore un avis sur votre société.
Ça donne quoi dans l’industrie du Tourisme ?
On parle de vendre du rêve, la proposition doit donc y coller ! ✨
Ce support commercial donnera un avant-goût au type de voyages proposé, aux valeurs véhiculées, au soin porté dans vos services et à l’identité de votre entreprise.
Et puisqu’on achète l’expertise de l’Organisateur Professionnel, qu’il soit une Agence de Voyages traditionnelle, un Tour Opérateur spécialisé, un Réceptif (DMC) d’une destination, une Agence Événementielle ou même un Travel Planner, il faut donc que cela ressorte dans votre proposition, afin qu’elle soit convaincante au possible.
➡️ En résumé, la proposition est :
- Spécifique à chacun de vos clients (résumé des besoins, contexte…) ;
- Un support accessible et partagé ;
- L’identité, le savoir-faire et savoir-être de votre agence : votre différence ;
- La concrétisation de votre vente.
II. Comment rédiger une proposition commerciale de voyages efficace ?🚦
En règle générale, la proposition doit donc être détaillée, personnalisée, à l'image de votre entreprise.
En revanche certains formats s'appliquent mieux en fonction du type de voyages que vous vendez & de votre cible.
En fonction des types de voyages :
🔄 Circuits
Vendre un circuit, c'est vendre un itinéraire et programme détaillé incluant des transports, hébergements, restauration & activités spécifiques.
Bien présenter une proposition de voyages circuits, c'est :
- Décrire jour par jour le programme recommandé ;
- Inclure un sommaire récapitulatif, et une carte interactive avec le tracé du voyage;
- Mettre en avant plusieurs destinations à la fois ;
- Préciser ce qui est inclus ou pas.
📜 Format recommandé :
Afin de bien décrire le déroulé du voyage, un document en Portrait sera privilégié en présentant avec à minima, du texte et des images pour chaque étape du voyage.
Si le séjour est de courte durée, alors un document en Paysage favorisera les images au texte.
💡Les plus :
De plus en plus de solutions logicielles permettent de partager le voyage dans un format digital, comme le fait l’agence Voyageurs du Monde par exemple.
Ezus est l’une de ces solutions, permettant d’automatiser la création de ces documents, vous faisant gagner un temps considérable, et augmenter votre conversion de +25% !
🏖️ Voyages privés
Vendre un voyage privé, c'est avant tout vendre une destination, une thématique de voyage couplées à des services d'agence.
Ici, la cible est majoritairement du BtoC avec des individuels, des groupes d'amis, familles ou couples au budget plus ou moins conséquent : ci-dessous, une répartition des différents budgets par voyageur, compilant les données de Harris Interactive :
Bien présenter une proposition de voyages privés, c'est :
- Adapter son visuel à sa cible et à sa marque ;
- Inclure des photos et des vidéos de qualité ;
- Rédiger des paragraphes courts pour une meilleure mémorisation ;
- Inclure des services compris ;
- Proposer différentes options ;
- Mettre en avant ses partenaires & prestataires sur place ;
- Personnaliser l'offre en fonction du brief & du cahier des charges ;
- Éviter une proposition trop volumineuse : une dizaine de pages suffisent, vos prospects manquent de temps et veulent aller à l’essentiel ;
- Accompagner la proposition de documents en annexes si nécessaire.
📜 Format recommandé :
Afin d'impressionner et de projeter votre client dans son voyage, la forme vaut parfois mieux que le fond. Adoptez donc un format paysage avec un minimum de texte et un design de qualité.
💡Les plus :
Faites gagner du temps à vos clients : éditez déjà un devis, proposez leur des billets d'avion, facilitez leur la signature de leur bulletin d'inscription/contrat de vente.
Et n'oubliez pas de jouer sur les valeurs & les services de l'agence, qui parfois s'apparentent à de la conciergerie !
💼 Voyages d'affaires, de congrès et d'incentives
Vendre du voyage d'affaires, c'est présenter une proposition commerciale de qualité, précise et spécifique au besoin de l'entreprise. Le client final va ici rechercher un retour sur investissement avec des objectifs RH, commerciaux ou de communication.
En général, on parle du secteur MICE (Meetings, Incentive, Conférences, Exhibitions) avec la possibilité d'adresser à la fois des groupes de toutes tailles (PME, ETI et/ou Grands Groupes) souvent sur des thématiques de voyages de récompense, team building, séminaires, gala ou promotion de produits ; et à la fois des travailleurs individuels dans le cas du Travel Management / Business Trip.
Bien présenter une proposition de voyages d'affaires, c'est :
- Personnaliser le fond de la proposition en fonction des besoins du client ;
- Faire preuve d'adaptabilité, de créativité et avoir la "solution à tout' ;
- Respecter un budget fournis tout en présentant un retour sur investissement : "vos équipes en ressortiront plus soudées", "booster vos forces commerciales avec ce séminaire" , etc ;
- Inclure un sommaire pour naviguer facilement et rapidement à travers vos parties ;
- Mettre en avant votre spécialité, votre avantage concurrentiel et la valeur ajoutée de votre agence.
📜 Format recommandé :
Bien que des solutions plus modernes existent, l'outil traditionnel est Powerpoint, le format Paysage sera ainsi la norme. Il convient de suivre les codes de l'entreprise en adoptant donc un support de présentation partageable au sein de l'équipe du client, accessible sur différents supports (ordinateur, projecteurs, tablettes…).
La forme de votre document doit être plus structurée que dans le cas d'une proposition voyage BtoC.
💡Les plus :
Soyez réactifs et disponibles pour faire des aller-retours sur votre proposition lors de la négociation/validation. Et intéressez vous à la culture d'entreprise de votre client afin d'y coller au maximum.
👰 Voyages de noces
Vendre un voyage de noces, c'est vendre de l'exceptionnel, de l'expérience inoubliable pour l'heureux couple désigné !
Bien présenter une proposition de voyage de noces, c'est donc :
- Vendre du rêve, créer l'impression du voyage d'une vie qui restera gravé dans les mémoires ;
- Proposer du tout compris, de l'insolite et le meilleur standing (en fonction du budget) ;
- Bien intégrer les besoins des deux personnes afin de personnaliser au mieux et satisfaire les deux participants ;
- Mettre en avant son historique, expertise à ce sujet qui requiert certaines valeurs & compétences ;
- Offrez des cadeaux compris, des moments romantiques & une organisation impeccable !
📜 Format recommandé :
De même que dans un format de voyage privé, le format Paysage est largement priorisé de part la mise en avant de ses visuels.
💡Les plus :
Mettez en avant les témoignages de vos anciens clients. Un outil comme TripAdvisor, Google Reviews ou Trustpilot vous permet de centraliser vos avis.
🚍 GIRs ou départs organisés
Vendre un départ organisé, c'est avant tout vendre une organisation, un évènement à un regroupement d'individus réunis par une même passion.
Bien présenter une proposition de GIRs ou départ organisé, c'est donc :
- Faciliter la lecture du programme et permettre aux participants de rapidement valider leur participation ou inscription ;
- Montrer les avantages du groupe : réseau social, passionnés, etc. ;
- Permettre à chacun d'avoir des suppléments sur demande ;
- Préciser ce qui est compris ou non dans les conditions de vente ;
- Mettre en avant sa spécialité, son expertise logistique à ce sujet.
📜 Format recommandé :
Un document en portrait est recommandé dans le cas de GIRs avec un programme détaillé, d'autant plus que la vente peut souvent se faire via des réseaux de distribution particuliers : associations, collectivités, groupements déjà constitués etc...
💡Les plus :
Permettre un partage facile des documents de voyages (qu'un participant puisse en inviter un autre, d'autant plus viral si une réduction est appliquée).
Gérer l'inscription directement sur son site internet.
🙇 Voyages associatifs
Vendre un voyage associatif, c'est vendre un voyage de groupe sur une thématique ou un besoin particulier, avec généralement un interlocuteur ayant déjà identifié les tenants et aboutissements de son voyage.
Bien présenter une proposition de voyage associatif, c'est donc :
- Personnaliser au maximum en fonction des besoins et de la thématique choisie ;
- Rassurer quant à la logistique et les services compris ;
- Présenter les prestataires sur place ;
- Identifier ce qui revient au pôle de direction et les accompagner dans leurs tâches.
📜 Format recommandé :
En fonction de la cible, privilégiez un format Paysage pour des associations professionnelles ou étudiantes, ou plutôt en format Portrait s'il s'agit plutôt d'associations thématiques (sportives, culturelles). Dans le premier cas, le visuel est plus important, dans le second, c'est souvent le descriptif des étapes qui va importer.
💡Les plus :
Bien noter l'historique d'échanges et établir une relation de confiance dans le temps est la clef de voûte.
En fonction de votre cible :
Logiquement, votre proposition commerciale de voyage devra s'adapter dans le fond et la forme en fonction de votre cible, et d’instaurer une relation-client personnalisée.
Quelques astuces à cet égard :
- Pour des sociétés, sachez vous démarquer de la concurrence dans vos services en développant des thématiques spécifiques, créatives ou une expertise de la destination. Soyez réactifs et pro-actifs quant au suivi du dossier.
- Pour des associations, développez une relation de confiance sur le long terme en maîtrisant les spécificités de votre client. Adaptez votre tarif en fonction de leur budget et ce que vous pouvez leur offrir.
- Pour des seniors, attention aux détails et à bien inclure toutes vos garanties, services inclus et non-inclus dans votre proposition. Ils prendront plus de temps à lire et mettront plus l'accent sur l'accompagnement, la sécurité et le sérieux de votre agence.
- Pour des familles & groupes d'amis, identifiez bien qui est votre interlocuteur principal et aidez le à partager votre voyage aux autres participants. L'aspect financier sera souvent déterminant par rapport à votre concurrence.
III. Les 10 commandements d'une proposition dans le voyage ⚡️
1. Respecter le délai de réponse sans bâcler votre travail.
Pour une proposition simple, envoyez une réponse sous 24h. Vous pouvez prendre plus de temps pour une proposition complexe. Pour être plus rapide que vos concurrents, assurez vous d’avoir mis en place des modèles simples et rapides pour générer des propositions commerciales.
Ezus propose plusieurs templates dont vous pouvez vous inspirer, ou encore personnaliser à votre image. Pour plus de renseignements et d’illustrations précises de nos services, réservez une démo !
2. Faites voyager votre client dès la première page !
Prévoyez un visuel de qualité afin de vous démarquer et de vendre du rêve dès les premières secondes de lecture, permettant aux voyageurs potentiels de se projeter dans l’expérience proposée.
3. Ne négligez pas une page de synthèse.
S'il y a une page à lire, c'est celle-ci, récapitulant tous les éléments, du devis aux différentes excursions.
Les personnes qui vont lire votre proposition n'ont pas forcément suivi le processus commercial depuis le début. Celle-ci doit donc reprendre l’ensemble des informations échangées lors de l’étude du projet et permettre à ces personnes de comprendre facilement la proposition.
4. Les meilleurs prix ne suffisent pas.
Votre prospect a besoin d’évaluer si vous avez bien compris son besoin, et de comprendre quelle valeur ajoutée vous lui apportez en plus des prestataires sélectionnés
C’est la partie la plus délicate pour vous, car il s’agit d’évaluer au mieux votre prestation de manière à ce qu’elle soit acceptée par le client, sans pour autant faire de concessions sur vos tarifs.
5. Personnalisation, voyage sur-mesure et à la carte !
Essayez de remplacer le nom de votre client par un autre. Si votre document paraît interchangeable, c’est qu’il n’est pas assez ciblé !
Adaptez donc vos produits, vos services en fonction de la demande de votre client. C'est le moment de mettre en avant votre expertise de chef de projet afin de présenter le bon prestataire ou les bons services à votre prospect.
Certains de vos clients savent déjà en détails ce qu'ils veulent pour leur voyage, et d'autres non. A ceux là, vous pouvez par exemple leur donner l'opportunité de sortir des sentiers battus en créant leur propre projet de voyage personnalisé en alliant Typeform à Ezus. On vous en dit plus dans cet article.
6. Projetez rapidement votre client.
La proposition doit permettre de passer à l'acte rapidement, et d’optimiser l’expérience-client. Elle doit donc contenir tous les éléments nécessaires en un seul document : CGV, mandat de prélèvement, etc.
Et surtout, les étapes suivantes doivent être claires.
7. Favorisez des contenus visuels.
Illustrez au maximum la proposition de voyage avec planning, circuits, photos, vidéos.
Pour éviter d’alourdir le contenu de la proposition commerciale, complétez-la avec des documents en annexes.
8. Rassurez votre client.
N'oubliez pas d'inclure tous les éléments inclus et ceux non inclus dans votre proposition. Indiquez également votre historique, savoir-faire et références afin de crédibiliser votre proposition. Les conditions de vente sont aussi importantes.
9. Priorisez vos clients.
Ne perdez pas trop de temps sur un nouveau client qui a contacté tout le marché, ou qui n'est pas encore certain de partir. Évaluez toujours en amont vos chances réelles afin de ne pas perdre votre temps.
10. Prenez plaisir.
Le relationnel est essentiel dans le métier d’agent de voyage, permettant de donner confiance en vos compétences de spécialiste du voyage. Transmettez votre passion, votre implication et à quel point ce secteur vous anime !
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