Comment rédiger une proposition de voyage ?

« Il m'a fait la meilleure proposition. »

Oui ! C'est ce que tous vos clients devraient dire lorsqu'ils parlent de vous.

Ils devraient également ressentir un sentiment d'excitation et de satisfaction bien avant de partir en vacances ou de voyager grâce à vous ! ‍

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À l'inverse, c'est sans compter le nombre de documents publiés dans le vent et les propositions perdues d'avance...

La proposition que vous adresserez à votre prospect sera déterminante pour la marque de votre agence.

Il est important d'y prêter attention, et c'est pourquoi nous verrons comment vous pouvez faire tirer le meilleur parti de vos chances!

Alors, comment rédiger une proposition de vente pour mieux vendre votre voyage ? 👀

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I. Qu'est-ce qu'une proposition de vente dans le secteur du tourisme 🎯

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Le moment critique du processus de vente est la proposition : selon P-Val Council et leur étude réalisée sur un échantillon de 150 participants, ce qui représente 35 % de la décision finale du voyageur!

L'élaboration d'une proposition de vente est donc une étape nécessaire dans le processus de vente, afin de valider les besoins du client et de lui permettre de se projeter avec vos services.

La proposition de vente est indispensable à l'acquisition de clients.

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‍ Il ne s'agit pas d'un devis, qui mentionne uniquement les aspects budgétaires et contractuels, mais d'une présentation du service qui sera proposé par les services de l'agence. ‍

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Il sera lu, comparé à vos concurrents et partagé en interne, pour être étudié par ceux qui n'ont pas encore d'opinion sur votre entreprise. ‍

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À quoi ressemble l'industrie du tourisme ? ‍

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Nous parlons de vendre des rêves, la proposition doit donc s'y tenir ! ✨ ‍

Ce soutien commercial donnera un avant-goût du type de voyage proposé, des valeurs véhiculées, du soin apporté à vos services et de l'identité de votre entreprise.

Et puisque nous faisons appel à l'expertise de l'organisateur professionnel, qu'il s'agisse d'une agence de voyages traditionnelle, d'un tour-opérateur spécialisé, d'une société de gestion de destinations (DMC), d'une agence événementielle ou même d'un planificateur de voyages, il est important que cela transparaisse dans votre proposition, afin qu'elle soit aussi convaincante que possible.

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‍ ➡️ En bref, la proposition est la suivante : ‍

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• Spécifique à chacun de vos clients (résumé des besoins, contexte... ) ;
• Un accessible, partagé moyen ;
• Celle de votre agence identité, savoir faire et compétences interpersonnelles : votre différence ;
• Le la concrétisation de votre vente. ‍

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II. Comment rédiger une proposition de voyage efficace 🚦

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En règle générale, la proposition doit être détaillée, personnalisée et refléter l'image de votre entreprise, mais certains formats sont plus adaptés à type de voyage vous vendez et votre marché cible.
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En fonction du type de voyage :

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🔄 Visites‍

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Vendre un circuit signifie vendre un itinéraire et un programme détaillés comprenant le transport, l'hébergement, la restauration et des activités spécifiques.

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Pour bien présenter une proposition de visite, vous devez :

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• Décrivez le programme recommandé au jour le jour ;
• Incluez un résumé et une carte interactive avec l'itinéraire du voyage ;
• Mettez en évidence plusieurs destinations à la fois ;
• Spécifiez ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas.
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📜 Format recommandé :

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Afin de bien décrire le déroulement du voyage, un document Portrait sera privilégié en présentant avec au minimum du texte et des images pour chaque étape du voyage.

Si le séjour est de courte durée, un document Paysage privilégiera les images par rapport au texte.

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💡Prime :

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De plus en plus de solutions logicielles permettent de partager le voyage sous forme numérique, car Voyageurs du Monde une agence le fait, par exemple.

Ezus est l'une de ces solutions, qui vous permet d'automatiser la création de ces documents, ce qui vous permet de gagner un temps considérable, et augmenter votre taux de conversion de +25 %!

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🏖️ Voyages privés

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Vendre un voyage privé, c'est d'abord vendre une destination, une thématique de voyage couplée à des services d'agence.

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Ici, la cible est principalement BtoC, avec des particuliers, des groupes d'amis, des familles ou des couples aux budgets plus ou moins importants : voici une ventilation des différents budgets par voyageur, en complément des données de Harris Interactive :

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Bien présenter une proposition de voyage privée, c'est : ‍

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• Adapter vos visuels à votre cible et à votre marque ; I
• y compris des photos et des vidéos de qualité ;
• Rédiger de courts paragraphes pour une meilleure mémorisation ;
• Y compris les services inclus ; Proposer différentes options ;
• Mise en avant de vos partenaires et prestataires de services sur place ;
• Personnalisation de l'offre en fonction du brief et des spécifications ;
• Éviter une proposition trop volumineuse : une dizaine de pages suffisent, vos prospects manquent de temps et veulent aller droit au but ;
• Accompagner la proposition d'annexes si nécessaire.

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📜 Format recommandé :

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Afin d'impressionner et de projeter votre client dans son parcours, la forme vaut parfois mieux que le contenu. Adoptez donc un format paysage avec un minimum de texte et un design de qualité.

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💡Prime :

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Faites gagner du temps à vos clients : imprimez un devis, offrez-leur des billets d'avion, facilitez-leur la signature de leur formulaire d'inscription/contrat de vente.

Et n'oubliez pas de mettre en avant les valeurs et les services de l'agence, qui s'apparentent parfois à des services de conciergerie ! ‍

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💼 Voyages d'affaires, conférences et incentives
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Vendre des voyages d'affaires, c'est présenter une proposition commerciale de qualité, précise et spécifique aux besoins de l'entreprise. Le client final recherchera un retour sur investissement avec des objectifs RH, commerciaux ou de communication.

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D'une manière générale, nous parlons du secteur MICE (Meetings, Incentive, Conferences, Exhibitions), avec la possibilité de s'adresser à la fois à des groupes de toutes tailles (PME, ETI et/ou grands groupes), souvent sur les thèmes des voyages de récompense, du team building, des séminaires, des galas ou de la promotion de produits ; et à des travailleurs individuels dans le cas de la gestion des voyages et des voyages d'affaires.

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Bien présenter une proposition de voyage d'affaires, c'est :

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• Personnaliser le contenu de la proposition en fonction des besoins du client ;
• Faire preuve d'adaptabilité, de créativité et de « solution à tout » ;
• Respectez le budget prévu tout en présentant un retour sur investissement : « vos équipes en sortiront plus unies », « boostez votre force de vente grâce à ce séminaire », etc. ;
• Incluez un résumé pour naviguer facilement et rapidement dans vos parties ;
• Mettez en avant votre spécialité, votre avantage concurrentiel et la valeur ajoutée de votre agence.

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📜 Format recommandé :

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Bien que des solutions plus modernes existent, l'outil traditionnel est Powerpoint. Le format paysage sera donc la norme. Il est important de suivre les codes de l'entreprise et d'adopter un support de présentation partageable au sein de l'équipe du client, accessible sur différents supports (ordinateur, projecteurs, tablettes...)

La forme de votre document doit être plus structurée que dans le cas d'une proposition de voyage BtoC.

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💡Prime :

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Soyez réactif et disponible pour faire des allers-retours sur votre proposition lors de la négociation/validation. Et intéressez-vous à la culture d'entreprise de votre client, afin de l'adapter le plus possible à celle-ci.

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👰 Lunes de miel

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Vendre une lune de miel, c'est vendre une expérience exceptionnelle et inoubliable à l'heureux couple !

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Bien présenter une proposition de lune de miel, c'est :

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• Vendez le rêve, créez l'impression du voyage de votre vie qui restera gravé dans les mémoires ;
• Offre tout compris, insolite et du meilleur niveau (selon le budget) ;
• Intégrer les besoins des deux personnes pour personnaliser au mieux et satisfaire les deux participants ;
• Mettre en valeur son histoire, son expertise dans ce domaine qui nécessite certaines valeurs et compétences ;
• Offrez des cadeaux inclus, des moments romantiques et une organisation impeccable.

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📜 Format recommandé :

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Tout comme dans un format de voyage privé, le format paysage est largement privilégié en raison de son importance visuelle.

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💡Prime :

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Soulignez les témoignages d'anciens clients. Un outil comme TripAdvisor, Google Reviews ou Trustpilot vous permet de centraliser vos avis.

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🚍 GIR ou départs organisés

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Vendre un départ organisé, c'est avant tout vendre une organisation, un événement à un groupe de personnes unies par la même passion.

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Pour présenter correctement les GIR ou les propositions de départ organisées, vous devez :

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• Faciliter la lecture du Programme et permettre aux participants de valider rapidement leur participation ou leur inscription ;
• Montrez les avantages du groupe : réseau social, passionnés, etc. ;
• Permettre à chacun d'avoir des extras sur demande ;
• Précisez ce qui est inclus et n'est pas inclus dans les conditions de vente ;
• Mettez en avant votre spécialité, votre expertise logistique sur ce sujet.

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📜 Format recommandé :

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Un document portrait est recommandé dans le cas des GIR avec un programme détaillé, d'autant plus que les ventes peuvent souvent être réalisées via des réseaux de distribution spécifiques : associations, autorités locales, groupes existants, etc.

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💡Prime :

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Facilitez le partage des documents de voyage (afin qu'un participant puisse en inviter un autre, ce qui est d'autant plus viral si une réduction est appliquée).

Gérez les inscriptions directement sur votre site Web.

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🙇 Voyage associatif

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Vendre un voyage associatif, c'est vendre un voyage de groupe en fonction d'un thème ou d'un besoin particulier, généralement avec un contact qui a déjà identifié les tenants et les aboutissants de son voyage. ‍

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Présenter une proposition de voyage associatif c'est : ‍

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• Personnalisez-le au maximum en fonction de vos besoins et du thème choisi ;
• Vous rassurer sur la logistique et les services inclus ;
• Présenter les prestataires sur place ;
• Identifiez ce qui incombe à l'équipe de direction et soutenez-la dans ses tâches.
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📜 Format recommandé :

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En fonction de votre public cible, optez pour le format paysage pour les associations professionnelles ou étudiantes, ou le format portrait pour les associations thématiques (sportives, culturelles). Dans le premier cas, le visuel est plus important, dans le second, c'est souvent la description des étapes qui est importante.

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💡Prime :

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Garder une bonne trace de l'historique des échanges et établir une relation de confiance au fil du temps est la clé du succès.

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En fonction de votre cible :

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Logiquement, le contenu et la forme de votre proposition de vente de voyages devront être adaptés à votre cible et établir une relation client personnalisée. ‍

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Quelques conseils à cet égard :

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• Pour entreprises, différenciez vos services de la concurrence en développant des thèmes créatifs spécifiques ou une expertise en matière de destinations.
• Pour associations, développez une relation de confiance sur le long terme en comprenant les besoins spécifiques de vos clients.
• Pour personnes âgées, faites attention aux détails et incluez toutes vos garanties, services inclus et non inclus dans votre proposition.
• Pour familles et groupes d'amis, identifiez votre interlocuteur principal et aidez-le à partager votre voyage avec les autres participants. L'aspect financier sera souvent déterminant par rapport à vos concurrents.

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III. Les 10 commandements d'une proposition de voyage ⚡️
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1. Respectez les délais sans précipiter votre travail.
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Pour une proposition simple, envoyez une réponse dans les 24 heures. Vous pouvez prendre plus de temps pour une proposition complexe. Pour être plus rapide que vos concurrents, assurez-vous d'avoir mis en place des modèles rapides et faciles pour générer des propositions commerciales.

‍Ezus propose plusieurs modèles dont vous pouvez vous inspirer ou personnaliser à votre image. Pour plus d'informations et des illustrations précises de nos services, réservez une démo!

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2. Faites voyager vos clients dès la première page !

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Utilisez des visuels de haute qualité pour vous démarquer et vendre le rêve dès les premières secondes de lecture, permettant ainsi aux voyageurs potentiels de se projeter dans l'expérience proposée.

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3. Ne négligez pas une page de résumé.

S'il y a une page à lire, c'est celle-ci, qui résume tout, du devis aux différentes excursions.

Les personnes qui liront votre proposition n'ont pas nécessairement suivi le processus de vente depuis le début. Il doit donc inclure toutes les informations échangées pendant la phase d'étude du projet, afin qu'ils puissent facilement comprendre la proposition.

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4. Les meilleurs prix ne suffisent pas.

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Votre prospect doit évaluer si vous avez compris ses besoins et comprendre la valeur ajoutée que vous apportez par rapport aux prestataires de services sélectionnés.

C'est la partie la plus délicate pour vous, car il s'agit d'évaluer au mieux votre service afin qu'il soit accepté par le client, sans faire de concessions sur vos tarifs.

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5. Des voyages personnalisés et sur mesure !

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Essayez de remplacer le nom de votre client par un autre. Si votre document semble interchangeable, c'est qu'il n'est pas assez ciblé ! ‍

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Adaptez donc vos produits et services aux exigences de vos clients. C'est le moment de mettre en valeur votre expertise en tant que chef de projet afin de présenter le bon fournisseur ou les bons services à votre prospect.

Certains de vos clients savent déjà en détail ce qu'ils veulent pour leur voyage, tandis que d'autres ne le savent pas. Pour ceux qui ne le font pas, vous pouvez leur donner la possibilité de sortir des sentiers battus en créant leur propre projet de voyage personnalisé à l'aide de Typeform et Ezus. En savoir plus dans cet article.

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6. Projetez rapidement votre client.

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La proposition doit vous permettre d'agir rapidement et d'optimiser l'expérience client. Il doit donc contenir tous les éléments nécessaires dans un seul document : conditions générales, mandat de prélèvement automatique, etc. Et surtout, les prochaines étapes doivent être claires.

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7. Encouragez le contenu visuel.

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Illustrez votre proposition de la manière la plus complète possible, avec des horaires, des visites, des photos, des vidéos, etc.

Pour ne pas alourdir le contenu de votre proposition commerciale, complétez-la avec des documents en annexe.

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8. Rassurez votre client.

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N'oubliez pas d'inclure tous les éléments inclus et ceux qui ne figurent pas dans votre proposition. Incluez votre historique, votre expertise et vos références pour donner de la crédibilité à votre proposition. Les conditions de vente sont également importantes.

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9. Donnez la priorité à vos clients.

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Ne perdez pas trop de temps avec un nouveau client qui a contacté l'ensemble du marché ou qui n'est pas encore sûr de partir. Evaluez toujours vos chances réelles à l'avance, afin de ne pas perdre votre temps.

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10. Profitez.

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Les compétences interpersonnelles sont essentielles dans le métier d'agent de voyages, ce qui vous donne confiance en vos compétences en tant que spécialiste des voyages.

Transmettez votre passion, votre engagement et votre passion pour ce secteur !

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