¿Qué puede haber más emocionante que acompañar a los viajeros hacia su sueño?
En un mundo en el que los viajeros buscan experiencias a medida, el sector de los viajes ofrece un terreno fértil para los espíritus emprendedores, pero abrir una agencia de viajes no consiste sólo en reservar billetes de avión y hoteles .
¿Cuáles son los principales pasos para abrir una agencia de viajes funcional?
Qué es una agencia de viajes? 🧐
En pocas palabras, es la empresa que construye y vende servicios a los clientes, con un reglamento preciso detallado aquí o también aquí. Su misión es, por tanto, facilitar e incluso organizar los viajes de sus clientes, desde el vuelo hasta los distintos alojamientos, sin olvidar las actividades
Puede ofrecer distintos tipos de servicios, como paquetes turísticos, servicios de viaje relacionados o incluso servicios de viaje completos, y variar según su tipología. De hecho, no sólo existen agencias tradicionales que venden sus servicios a familias (B2C), sino muchas otras formas:
FIT Travel Agencies: Operan para viajeros independientes, especializándose en uno o varios puntos geográficos concretos. Generalmente personalizan los viajes, favoreciendo un enfoque individualista y único para cada cliente. Por ejemplo, Nos Chères Campagnes es una FIT especializada en turismo local.
Operador turístico: De gran tamaño, crean viajes llave en mano para grupos de viajeros. Estos viajes no son personalizados. Por ejemplo, Evasions USA es un turoperador especializado en viajes en autobús.
Agencia de viajes de negocios e incentivos: también conocida como MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions), su función es organizar y vender viajes de negocios, así como programas para reuniones de empresa, viajes de recompensa, ferias y exposiciones. Por ejemplo, Active Road es una agencia MICE especializada en auténticas excursiones, actividades de ocio y estancias.
Pueden adoptar posteriormente diferentes formas, siendo receptivas - dando la bienvenida a los viajeros - o emisivas - organizando la salida de los viajeros. En los últimos años, cada vez son más las que optan también por adoptar un formato digital, sin presencia física, sino en la Red, como hace, por ejemplo, Continents Insolites. Este tipo de agencia también se conoce como OTA (Online Travel Agency)
Cuáles son los pasos para abrir una sucursal? 🛫
Abrir un negocio de este tipo puede parecer un proceso complejo... Con la siguiente guía paso a paso, ¡todo será mucho más fácil!
Realización de estudios de mercado 📊
Antes de precipitarse y abrir la organización sin preparación, hay que realizar un estudio de mercado: lo primero que hay que comprobar es si existe una necesidad, y plantearse algunas preguntas:
- ¿Qué problemas se resolverían?
- ¿Cuál sería la clientela destinataria (profesionales, empresas, turistas extranjeros, etc.)?
- ¿Cómo serían los servicios propuestos?
A continuación, tendrá que observar las tendencias del mercado desde dos puntos de vista diferentes.
El punto de vista macro proporcionará más información sobre la situación económica y sociológica del país y su población, así como sobre las distintas normativas vigentes en el sector turístico. Esto dará respuesta a cuestiones como las principales tendencias y hábitos de consumo de viajes, los mejores momentos para vender viajes y lo que se necesita para garantizar que la agencia cumple la ley (más adelante se darán indicaciones al respecto).
El punto de vista micro, por su parte, proporcionará información sobre los competidores potenciales, la ubicación ideal para establecer el negocio y la saturación del mercado en lugares concretos. Por ejemplo, es preferible abrir este tipo de negocio en una región/ciudad/barrio donde haya pocos, pero donde exista una clientela potencial, dispuesta a consumir servicios de viajes organizados.
Construir un modelo de negocio ✍️
Será difícil mantener la agencia abierta sin ingresos. Un modelo de negocio ilustra exactamente cómo la agencia :
- Crear valor
- Aportar valor
- Captar valor
Para ello, basta con recordar tres palabras.
Misión: La misión de la agencia permitirá explicar con precisión para qué se necesitará la organización, así como el valor que aportará al mercado y a los viajeros.
Visión : La visión de la agencia permite proyectarla hacia el futuro y pensar en el valor que creará a largo plazo.
Estrategia: La estrategia de la agencia es, muy concretamente, los medios financieros o no financieros que se pondrán en marcha para alcanzar con éxito la misión y visión de la agencia.
Estas 3 expresiones son esenciales, ya que son la piedra angular de la empresa. Es definiendo claramente la misión, la visión y la estrategia de la empresa como ésta puede abrirse posteriormente, y luego prosperar.
Para facilitar la reflexión, se utiliza a menudo el "Business Model Canvas", que incluso se recomienda. Ezus ha creado uno para ustedes.
Reunir la garantía y las contribuciones financieras 💵
Las contribuciones financieras son los fondos necesarios para abrir la agencia de viajes, proporcionando una fuente de financiación para los diversos costes que conlleva.
Según el Observatorio de la Franquicia, la inversión media necesaria es de 40.000 euros. Puede ser personal, pero también puede proceder de financiación participativa, un banco, inversores públicos o diversas subvenciones públicas, como la "Aide à la reprise" de France Travail o el "Nouvel Accompagnement à la Création ou à la Reprise d'Entreprise", por ejemplo.
En Francia, es imposible abrir una agencia de viajes sin una Garantie Financière Tourisme. Es necesaria para garantizar la repatriación de los viajeros en caso de quiebra.
Para suscribir una garantía financiera, el futuro agente de viajes debe ponerse en contacto con una de las siguientes entidades:
- Una organización de garantía colectiva;
- Una compañía de seguros con sede en un Estado miembro de la Unión Europea, capaz de prestar este tipo de servicio;
- Asociaciones sin ánimo de lucro con autorización ministerial para prestar el servicio;
- Una entidad de crédito.
El importe de la garantía financiera será determinado por el establecimiento que preste el servicio, en función de las ventas previstas.
Además, tendrá que contratar un seguro de responsabilidad civil profesional, una verdadera red de seguridad en caso de reembolso por parte de las mismas organizaciones. La página web de Atout France ofrece toda la información necesaria al respecto.
Elegir el estatuto jurídico adecuado 📚
Esta elección es el primer paso concreto en la apertura de una agencia y determina la forma de la empresa a los ojos del Derecho de sociedades francés.
La lista de estados disponibles es desmesuradamente larga, por lo que Ezus ha seleccionado los 4 principales:
SARL : La sociedad de responsabilidad limitada es la primera opción. Es tranquilizadora, ya que sólo se puede reclamar el importe del capital en caso de quiebra, y los socios no pueden ser considerados responsables (salvo en caso de falta grave). No obstante, es importante tener en cuenta que esta estructura empresarial sólo puede existir si hay al menos dos socios, cuyas aportaciones constituyen el capital social, y que una SARL requiere una junta general anual.
EURL : La "entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée" adopta la misma forma que la SARL, con la única diferencia de que no hay socios, sino un único accionista. Esta forma jurídica es práctica en términos de gestión, y siempre ofrece la posibilidad de una transición a una SARL.
SAS : La sociedad por acciones simplificada (société par actions simplifiée) es adecuada para empresas de mayor envergadura, que requieren la participación de varios socios. Con una responsabilidad limitada a las aportaciones y una gestión clara, la SAS es la preferida por quienes aspiran a un crecimiento rápido y una gobernanza compartida, y puede dar cabida a un número ilimitado de socios, lo que atrae a los inversores.
SASU : La "société par actions simplifiée unipersonnelle" equivale a una SAS con un único accionista; al ofrecer una gran flexibilidad en la gestión, la transformación en SAS se facilita cuando se incorporan nuevos socios a la empresa, lo que hace que la SASU sea adaptable a los cambios de la empresa y adecuada para proyectos de crecimiento.
Constitución del capital social de la agencia de viajes ⚖️
El capital social representa los recursos propios de la empresa, destinados a financiar la puesta en marcha del negocio. En función de la forma jurídica adoptada por la empresa, existen distintas opciones de constitución.
En una SAS o SASU, el capital está formado por las aportaciones de los accionistas. Éstas pueden adoptar la forma de aportaciones dinerarias, en especie o industriales, aunque dichas aportaciones industriales no se incluyan en el capital social, pero confieran derechos sobre las acciones.
En el caso de las aportaciones en metálico, debe abrirse una cuenta bancaria a nombre de la empresa, en la que pueden ingresarse los fondos. Es imprescindible que al menos la mitad de estas aportaciones se desembolsen en el momento de la creación de la empresa y que el resto se abone en un plazo máximo de cinco años. En el caso de las aportaciones en especie, es necesario recurrir a los servicios de un auditor de aportaciones para determinar su valor exacto antes de incorporarlas al capital social.
Es fundamental reflexionar detenidamente sobre la cuantía del capital social, asegurándose de que sea suficiente para cubrir las necesidades iniciales sin resultar desorbitado para los socios. Un capital inicial importante puede servir también como garantía de solvencia ante los acreedores y socios financieros de la agencia de viajes. Hay que tener en cuenta, no obstante, que el importe del capital social puede reajustarse posteriormente a iniciativa de los socios, en función de las necesidades de expansión o reestructuración de la empresa.
Elija sus locales 🏙️
En el caso de una agencia de viajes física, "tradicional", necesitará adquirir o alquilar un local que se adapte a su presupuesto, pero también la ubicación estratégica que necesita para atraer al mayor número posible de viajeros. Por ejemplo, puede ser buena idea instalarse cerca de estaciones de tren o aeropuertos, o incluso de los lugares más concurridos de la ciudad elegida, como una zona comercial.
Será importante encontrar un local con una superficie adaptada a las necesidades de la empresa: ni demasiado grande, para evitar costes innecesarios, ni demasiado pequeño, para ofrecer una experiencia agradable al cliente y una zona de trabajo funcional para los equipos, y garantizar perspectivas de futuro con margen para un posible crecimiento.
Realización de trámites administrativos 🗓️
Luego viene la parte más compleja del proceso: los numerosos trámites administrativos.
Redactar los estatutos es un paso crucial en el proceso de creación de una empresa. Constituyen el fundamento jurídico de la empresa y definen las normas por las que se regirá su funcionamiento. He aquí los pasos y elementos que hay que tener en cuenta al redactar los estatutos:
Redacción de cláusulas obligatorias
Los estatutos deben incluir varias cláusulas obligatorias:
- Denominación social: nombre de la empresa.
- Domicilio social: la dirección donde se registrará la empresa.
- Objeto social: las actividades a las que puede dedicarse la empresa.
- Duración: el periodo de vida de la sociedad, que suele fijarse en 99 años por defecto.
- Capital social: el importe de las aportaciones realizadas por los socios o accionistas.
- Reparto de acciones: cómo se divide el capital.
- Aportaciones: naturaleza de las aportaciones (dinerarias, en especie, industriales), valoración de las aportaciones en especie, condiciones de desembolso de las aportaciones dinerarias.
- Forma jurídica: estructura elegida (SAS, SASU, SARL, etc.).
- Modalidades de funcionamiento de los órganos de gestión: nombramiento de los administradores, competencias, reuniones, decisiones, etc.
- Normas que rigen las juntas de accionistas: condiciones de convocatoria, quórum, mayoría, etc.
Redacción de cláusulas específicas
En función de las particularidades de la empresa y de los deseos de los socios, es posible añadir cláusulas específicas como :
- Cláusulas de autorización: condiciones de cesión de acciones a terceros.
- Cláusulas de tanteo: derecho de determinados asociados a adquirir prioritariamente las acciones puestas a la venta.
- Cláusulas relativas al fallecimiento de un socio: términos y condiciones que rigen la transferencia de acciones en caso de fallecimiento.
- Cláusulas de no competencia: prohibición a los asociados de ejercer determinadas actividades competidoras.
Una vez redactados los estatutos, es necesario:
- Firma: todos los socios o accionistas deben firmar los estatutos.
- Registrarlos: según las circunstancias, puede ser necesario registrar los estatutos ante las autoridades fiscales.
- Publicarlos: debe publicarse un anuncio de constitución en un boletín oficial.
- Presentarlos: los estatutos firmados y los documentos justificativos deben presentarse en la secretaría del tribunal de comercio para el registro de la empresa.
Consejos adicionales
- Obtener apoyo: para evitar errores, es aconsejable ir acompañado de un profesional del derecho (abogado, notario, censor jurado de cuentas).
- Proporcionar flexibilidad: los estatutos deben ser lo suficientemente detallados para evitar conflictos, pero también lo bastante flexibles para permitir que la empresa evolucione.
- Proteger los intereses: es necesario asegurarse de que los estatutos protegen los intereses de todos los asociados y de la empresa.
Por lo tanto, es importante que los estatutos se redacten con cuidado y se adapten a la situación específica de cada empresa.
La inscripción en el registro de operadores de viajes y vacaciones se presenta como un trámite administrativo igualmente ineludible. Por una tasa de 150 €, este trámite fundamental, que debe renovarse cada tres años, se considera el primer hito en sus esfuerzos empresariales.
La publicación de un anuncio legal también es necesaria para señalar la entrada en el mercado. Es una formalidad que refuerza la legitimidad de la empresa. Para publicar un anuncio de constitución en un boletín oficial, siga estos pasos:
- Elija un periódico autorizado en la zona geográfica del domicilio social, por ejemplo en annonces-legales.fr ;
- Redacte el anuncio según la plantilla del periódico, incluyendo la información requerida;
- Póngase en contacto con el periódico, presente los documentos y pague las tasas;
- Una vez publicado el anuncio, recoja el certificado de publicación;
- Presente todos los documentos necesarios en la secretaría del tribunal de comercio para finalizar el registro de su empresa.
¡Tenga en cuenta! Es esencial respetar los plazos legales para garantizar el cumplimiento, de lo contrario el proceso no tendrá éxito.
Obtener las autorizaciones de IATA y SNCF Train 🚄
Para emitir billetes de avión, una agencia de viajes debe estar certificada por la Asociación de Transporte Aéreo Internacional (IATA). Lo mismo ocurre con los billetes de tren con SNCF Trains: estas certificaciones no sólo ganan credibilidad, sino que amplían la gama de servicios ofrecidos.
Para obtener la acreditación de la IATA, primero hay que cumplimentar un exhaustivo expediente de solicitud. El proceso exige pruebas de la solidez financiera de la empresa, así como del cumplimiento de las normas de seguridad y competencia profesional. A menudo, hay que presentar informes financieros anuales y justificantes de seguro de responsabilidad civil. Cada detalle cuenta, por lo que la solicitud debe prepararse con cuidado y precisión. Para más información, consulte el artículo de Tourmag sobre el tema.
Por su parte, la homologación de trenes de la SNCF tiene un planteamiento diferente al de la IATA: ante todo, es necesario demostrar la experiencia en viajes en tren. La SNCF evalúa la capacidad de ofrecer servicios de calidad y cumplir sus normas. Una vez aprobada, se concede un acceso privilegiado a los productos de la SNCF, información previa y tarifas competitivas. Para más información, consulte el artículo de Tourmag sobre el tema.
En el caso de una agencia de viajes en línea (OTA) 🖥️
La redacción de las obligaciones relativas a la protección de datos personales en Internet es obligatoria en Francia para una empresa en línea, y su contenido variado contiene:
- Una especificación del posible intercambio de datos con terceros ;
- Procedimientos a seguir en caso de violación de datos ;
- Medidas adoptadas por la empresa para informar a los usuarios y minimizar los daños ;
- Una mención del uso de cookies por parte del sitio, los objetivos perseguidos y la forma en que los usuarios pueden gestionar o rechazar las cookies.
Preguntas frecuentes🙋
¿Qué cualificaciones se necesitan para abrir una agencia de viajes?
Hoy en día, no se exige ningún diploma ni conocimientos especiales a quienes deseen crear una agencia de viajes. Esta decisión, aplicable desde principios de 2016, permite ejercer esta actividad a todos aquellos que se sientan atraídos por esta posibilidad. Para obtener más información sobre cómo convertirse en agente de viajes, haga clic en este artículo escrito por Ezus.
¿Es rentable abrir una agencia de viajes?
Podemos estimar que el volumen de negocio medio que una agencia de viajes genera con cada cliente es de unos 2.500 euros al año. Este cálculo equilibra los clientes que eligen viajes económicos con los que prefieren experiencias de lujo.
¿Cómo se paga a una agencia de viajes?
Esta remuneración puede aumentar a medida que se asciende en la escala profesional. Gracias a sus ventas, el consultor de viajes también puede ganar comisiones y primas por ventas. También puede tener acceso a complementos económicos como una paga extraordinaria y una prima de participación en beneficios.
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
Ya se han enumerado todos los pasos necesarios para abrir una agencia de viajes y se tienen todas las claves para emprender en el sector turístico: sólo queda crear el escaparate digital, es decir, las redes sociales y la página web. Para más información sobre el tema, echa un vistazo a nuestro artículo.
¡Después, tendrá que ser riguroso y muy productivo para atraer a clientes cualificados, razón por la cual 400 de las principales agencias de viajes del mundo han optado por equiparse con Ezus!
Sumérjase en el futuro de la gestión de viajes con nuestra solución de software, reduciendo drásticamente sus tiempos de creación de documentos y simplificando la centralización de sus documentos personalizados.
Descubra cómo durante una demostración.
Compártelo !
.svg)
.png)