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Quel logiciel pour votre Agence de Voyage choisir ?

Que vous soyez fraîchement immatriculé auprès de votre Registre d’Opérateurs (Atout France pour les opérateurs de voyages en France par exemple) ou que vous souhaitiez améliorer la gestion de vos activités d’événements, séjours, voyages, circuits le logiciel voyage est aujourd’hui le partenaire idéal de tout professionnel.

 

Vous recherchez le meilleur logiciel pour votre agence de voyage ?

En fonction des activités que vous proposez certains logiciels voyages vont être plus ou moins adaptés à votre agence.

Afin de vous aider dans le choix de votre logiciel tourisme, Ezus vous détaille les différentes fonctionnalités ainsi que les vérifications avant de sélectionner son logiciel voyage.

 

1.  Qu’est-ce qu’un logiciel Voyage ?

 

Un logiciel voyage est un programme informatique vous permettant en tant que professionnel de mieux gérer votre activité d’agence touristique que ce soit pour bâtir des séjours ou des voyages sur-mesure.

 

Un logiciel voyage concerne les agences de voyages, agences réceptives et tour opérateurs ou encore les agences événementielles pour des prestations packagées : Voyage / week-end incentive, séminaire d’entreprise etc …

 

Le tourisme est également concerné par le digital via des solutions dites #TravelTech ou #EventTech. Afin de rester innovant et compétitif sur le marché, il est important de faciliter votre activité grâce à un logiciel complet et pratique.

 

2.  Les différentes fonctionnalités des logiciels Tourisme.

 

Depuis les années 2000, il existe des logiciels spécifiques aux opérateurs de voyages et du tourisme. De nombreuses fonctionnalités sont communes et permettent de faciliter le quotidien des professionnels du voyage.

Quelles sont les fonctionnalités intégrées dans les meilleurs logiciels du voyage ?

 

La gestion de votre catalogue de produits & packages touristiques.

Une agence de voyages ou d'événements vend un produit contenant des activités, restaurations, hébergements, transports, staffs, lieux etc... Et chaque agence possède son propre réseau de fournisseurs privilégiés.

Un bon logiciel tourisme vous permettra d'assembler correctement vos produits afin de "packager" la bonne offre pour votre cible. 

Le Packaging dynamique a eu son temps et ses technologies comme les logiciels créés début 2000 spécialement dédiés aux Tours-Opérateurs avec par exemple Orchestra.

Le Packaging dynamique est mort ! Vive l'Open Packaging !

Conseils :

- Privilégiez des logiciels Tourisme qui vont vous permettre de moduler la classification et la création de vos packages.

- Préservez votre savoir-faire sur-mesure en conservant votre personnalisation depuis votre catalogue mais aussi dans la présentation de vos produits sur un projet.

- Méfiez-vous des logiciels voyage qui fonctionnent encore avec des systèmes de "blocs produits" mis en avant dans un devis.

 

Le CRM intégré pour votre Relation Commerciale.

Le CRM (Customer Relationship Management) est avant-tout un outil de vente et de fidélisation de vos clients.

Pléthores de logiciels spécifiques au CRM existent sur le marché : Salesforce, Active Campaign ou Hubspot sont les références de ce marché. Un CRM spécifique au Tourisme doit contenir des champs en fonction des intérêts de vos prospects : par exemple la date d'anniversaire, les centres d'intérêt, l'âge ou autre.

Grâce à un outil de pilotage de votre Relation Commerciale vous développerez mieux votre activité.

Conseils :

- Vérifiez que votre partie Ventes puisse se connecter à votre partie Productions afin d'éviter les doubles saisies ou les erreurs.

- Mettez en place des statistiques, objectifs ou autres sur votre tableau de bord. Faites une distinction avec votre Chiffre d'Affaires réalisé et le prévisionnel.

- Un plus efficace : la gestion de vos campagnes marketing depuis votre CRM.

🚨 Attention à bien contrôler les droits d'admissions de vos collaborateurs sur vos fichiers Clients afin qu'aucun n'export de leur part n'ait lieu.

La Génération automatique de vos Documents de voyage.

Bien évidemment un logiciel voyage doit pouvoir vous éditer vos Documents de voyage de manière personnalisée. C'est-à-dire en fonction de modèles de design pour mettre en avant votre savoir-faire mais aussi de pouvoir modifier directement ces documents afin de préciser chaque élément.

Les différents documents que vous pouvez générez sur un logiciel voyage sont :

  • Brief (optionnel) récapitulant les éléments essentiels de la demande client (destination, type d'événements ou voyages, nombre de personnes, budget, intérêt, transports etc). Le brief peut évoluer dans sa qualification et vous sert de base pour votre Proposition commerciale. Il peut être envoyé à vos fournisseurs à l'étape de production, réservation et logistique du projet.
  • Proposition Commerciale présentant le déroulé de votre programme afin de convaincre l'achat de votre client. Ce document peut contenir des pages de présentation de votre équipe, un sommaire récapitulatif, une rubrique budget etc... C'est le 1er et plus important document que vous envoyez suite à une demande pour valider le projet.
  • Budget peut être envoyé à part souvent en pdf pour faire un récapitulatif estimatif du montant du projet. Il peut aussi être envoyé dans une proposition notamment si un budget total suffit. Le devis fera le descriptif détaillé des produits vendus.
  • Devis est votre offre légale comportant vos produits et leurs prix que vous proposez à votre client. Il est souvent envoyé suite à une validation de la proposition Commerciale (parfois en même temps). Dans certains cas, il n'est pas nécessaire ou peut carrément remplacer la proposition. L'envoi et le rôle du document devis dans la vente diffère si votre agence vend sur des paniers élevés, si le forfait touristique concerne un groupe et selon le type de voyage proposé.
  • Contrats commerciaux peuvent aussi être envoyé pour rappeler les conditions d'assurance de voyage, de garantie d'annulation/remboursement ou d'autres clauses spécifiques à votre activité. Le devis fait souvent acte d'engagement commercial mais un contrat peut aussi être envoyé en fonction de votre cycle de ventes.
  • Sommaire est une synthèse du programme qui va être communiqué aux fournisseurs validés mais aussi au client. Le sommaire peut être intégré dans votre proposition ou bien dans votre carnet de voyage.
  • Carnet de Voyage ou feuille de route est le déroulé souvent jour par jour du programme par l'organisateur. Il rassemble toutes les informations pratiques pour que le voyage se déroule au mieux. Il est parfois possible au client de consulter son Carnet de voyage sur son mobile. 
  • Liste Fournisseurs est un document logistique pour l'organisateur, le réceptif ou le responsable sur terrain afin d'avoir à portée de mains l'ensemble des coordonnées et informations concernant les fournisseurs du programme.
  • Bons d'échanges permettent d'obtenir la prestation touristique. Cette prestation peut être payée d'avance ou non, comme une réservation d'hôtel, un transfert d'aéroport ou encore une location de voiture.
  • Factures pour votre client. Il peut s'agir de plusieurs types de factures comme celle d'acompte, d'avoir, de régularisation ou de clôture.

Conseils :

- Vérifiez bien que vos documents puissent être personnalisés.

La création sur-mesure de Programmes/Circuits/Évènements.

C'est le coeur de votre métier d'organisateur : savoir créer un programme correspondant aux besoins de votre client. La création de vos produits touristiques se fait soit en amont pour vos "programmes types" soit en fonction des demandes de projet. Pour un organisateur personnalisant son programme à chaque demande il convient d'avoir un outil efficace. 

Fini les feuilles volantes ou les créations de programmes sur un Word, Excel ou Powerpoint, il existe de nombreux outils digitaux d'aide à la programmation de vos voyages.

Par exemple : Ezus permet de concevoir des voyages Jour par Jour et de les lier à votre catalogue pour vos présentations ou tarifs. D'autres outils comme X permettent de créer des itinéraires sur des cartes intéractives.

Conseils :

- Adoptez la solution logicielle qui convient à votre type de voyages (roadtrips, circuits, voyages sur une destination, événements .

Le calcul de vos marges et de votre budget.

Pour une agence sur-mesure le plus chronophage est souvent d'appliquer les bons tarifs aux bonnes prestations. D'autant plus que vos fournisseurs vous offrent peut-être déjà des tarifs préférentiels ou votre marge peut évoluer en fonction des demandes.

Certains logiciels, comme Ezus, permettent de faire une budgétisation intéractive i.e. appliquer des tarifs personnalisables à chacun de vos produits. Que vos tarifs soient pre-enregistrés dans votre catalogue ou récupérés automatiquement en temps réel via un GDS il vous faudra pouvoir les modifier pour bien calculer vos marges.

D'autres champs budgétaires peuvent être ajoutés comme les honoraires, extras, remises générales.

Grâce à cette fonctionnalité vos agents n'ont plus besoin d'être experts en formules Excel. D'autant plus que vos tarifs, marges, ventes peuvent ensuite être réutilisés dans vos statistiques globales.


Conseils :

- Adoptez un logiciel qui vous permet de sauvegarder des tarifs par défaut.

- Ne prenez pas un système rigide où les prix de vos fournisseurs vous sont imposés. Il vous faut pouvoir modifier les tarifs et appliqués vos calculs.

- Vérifiez bien que certains champs requis soient présents : régimes TVA, commissions, marges nettes/brutes.

La gestion de vos projets, vos tâches, votre suivi.

Ces fonctionnalités sont propres au métier de chef de projet ou de commercial. Elles permettent de suivre l'avancée de vos demandes afin de mieux concrétiser en dossiers.

De plus, ce sont aussi des outils de suivi qui vous permettent d'avancer efficacement avec votre équipe. En tant que dirigeant d'agence c'est aussi la possibilité de voir comment avancent chaque projet.

Un bon logiciel de gestion pourra en temps réel enregistrer les activités du compte. Dans le meilleur des cas, vous pourrez également synchroniser vos mails.


Conseils :

- Ne partez pas dans des logiciels complexes voire des diagrammes de Gant... Un système de tâches par responsable avec échéances suffit déjà.

- L'idéal est de recevoir des mails de notification en cas de non réalisation ou d'actualité sur vos fiches projets.

Une facturation spécifique au Tourisme.

La facturation est un sujet central pour les agences du Tourisme, notamment les opérateurs de voyages ou les agences événementielles. En effet, plusieurs régimes de TVA existent : droit commun, TVA non assujetti, régime de marge bénéficiaire. 


Plus d'infos sur Comment gérer la TVA d'une agence de voyages et/ou événéments ?

Conseils :

- Vérifiez que votre outil édite bien des factures provisoires (ou proforma) et des factures finalisées. Ce sont donc les provisoires que vous pourrez modifier pour votre client avant facturation finale.

- Faites bien le distinctif entre votre partie Ventes avec des documents commerciaux (propositions & devis) et votre partie Production où la facturation et logistique intervient.

🚨 Attention à certains logiciels prétendant faire de la facturation. Vos factures générées doivent contenir les mentions obligatoires et ne peuvent être modifiées (création d'une facture d'avoir en échange).

La gestion logistique de vos fournisseurs.

Votre logiciel voyage doit pouvoir vous permettre de récupérer la liste des fournisseurs concernés dans votre programme. Encore une fois l'idéal d'un logiciel est de pouvoir connecter les Ventes et la Production.

Une fois votre événement validé avec votre client, il vous faut valider les options mises sur vos fournisseurs. Certaines fonctionnalités existent afin d'avoir une automatisation dans l'envoi de réservations et de vérifier la disponibilité de vos fournisseurs. 

L'objectif d'un logiciel sur la gestion logistique est d'automatiser vos réservations et de vous permettre d'avoir rapidement les disponibilités de chacun de vos fournisseurs.

Conseils :

- Validez le fait que vous puissiez avoir un pilotage de vos fournisseurs avec au minimum la gestion des décaissements, factures et réservations directement dans votre logiciel voyage.

- Automatisez l'envoi de mails à vos fournisseurs afin de les impliquer dans votre demande de devis.

- Assurez-vous de pouvoir bien exporter vos informations des fournisseurs concernés.

Un espace pour le client final avec paiement et signature en ligne

Afin d'optimiser votre taux de transformation de vos devis événementiels ou voyages, il faut impérativement faciliter l'échange avec votre client. Pour cela, certains logiciels voyage permettent de retrouver les documents commerciaux en ligne.

Un espace client c'est votre vitrine digitale sur vos forfaits touristiques.

Conseils :

- Ayez la possibilité de télécharger vos documents et de les récupérer en Powerpoint/Excel ou PDF.

- Regardez aussi les échanges possibles sur cette plateforme.


 

3.  Quel logiciel les agents de voyage utilisent-ils ?

 

Vous en savez déjà un peu plus sur les fonctionnalités d’un logiciel de voyages ou séjours sur-mesure.

C'est la 1ère fois que vous implémentez un logiciel dans votre agence ? N'oubliez pas les critères généraux à ajouter dans votre recherche !

Le B.A.-BA pour choisir son Logiciel Voyage :

Pour terminer cet article, nous préconisons également quelques critères de choix essentiels :

  • La simplicité d’utilisation (l'ergonomie est un vrai gain de temps pour les tâches quotidiennes) ;
  • La personnalisation de vos paramètres (chaque agence est unique, chaque chef de projet réalise du sur-mesure) ;
  • La sécurité de vos données (un logiciel Voyage conservera vos données fournisseurs et clients. Il faut que le stockage soit sécurisé et crypté afin de vous garantir la protection et la confidentialité) ;
  • La disponibilité dans le Cloud (ce qu’on appelle un « logiciel voyage en ligne», qui n’est pas installé sur vos ordinateurs mais accessible à distance, en multi-support) ;
  • L’évolutivité (votre nouveau logiciel doit pouvoir évoluer et être mis à jour) ;

  • Le support (considérez un logiciel bénéficiant d'humains à portée de main ! Vérifiez aussi la documentation en ligne comme des guides, centres d'aide ou tutoriels) ;

  • La prise en main (que ce soit concernant la configuration, la formation à l'utilisation du logiciel essayez de valider qu'un accompagnement sera compris pour vous aider).

À vous dorénavant de sélectionner le logiciel qui correspond aussi à vos critères personnels.

Car un instrument n’est rien d’autre qu’un instrument : un violon sans musicien ne fait pas de musique 🎻 .

Vous n’êtes pas encore client d’Ezus ?

Grâce à notre solution logiciel, divisez par 2 vos temps de création de documents et ayez tous vos documents personnalisés et la gestion de vos voyages au même endroit. Découvrez comment lors d’une démonstration.

Cet article a été écrit par Ezus à l'aide des retours de + de 400 agences sur leur choix de logiciel Voyage.

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