Ya sea que esté inscrito recientemente en su Registro de operadores (Atout France para operadores de viajes en Francia, por ejemplo) o si desea mejorar la gestión de sus actividades de eventos, estancias, viajes, excursiones, el software de viajes es hoy. Hui el ideal socio de cualquier profesional.
¿Está buscando el mejor software para su agencia de viajes?
Dependiendo de las actividades que ofrezcas, algún software de viajes será más o menos adecuado para tu agencia.
Para ayudarlo a elegir su software de turismo, Ezus le brinda detalles de las diferentes funcionalidades, así como los controles antes de seleccionar su software de viaje.
1. ¿Qué es el software de viaje?
El software de viajes es un programa informático que le permite, como profesional, gestionar mejor la actividad de su agencia de turismo, ya sea para realizar estancias o viajes a medida.
El software de viajes se refiere a agencias de viajes, agencias receptivas y operadores turísticos o incluso agencias de eventos para servicios combinados: fines de semana de viajes / incentivos, seminarios de empresa, etc.
El turismo también se preocupa por lo digital a través de soluciones llamadas #TravelTech o #EventTech. Para mantenerse innovador y competitivo en el mercado, es importante facilitar su negocio con un software completo y práctico.
2. Las diferentes funcionalidades del software de Turismo.
Desde la década de 2000, existe un software específico para operadores de viajes y turismo. Muchas funciones son comunes y facilitan la vida diaria de los profesionales de viajes.
¿Qué funciones se incluyen en el mejor software de viajes?
Gestión de su catálogo de productos y paquetes turísticos.
Una agencia de viajes o eventos vende un producto que contiene actividades, restaurantes, alojamiento, transporte, personal, lugares etc ... Y cada agencia tiene su propia red de proveedores privilegiados.
Un buen software turístico le permitirá ensamblar sus productos correctamente para "empaquetar" la oferta adecuada para su target.
The Dynamic Packaging se tomó su tiempo y tecnologías como software creado a principios de 2000 específicamente dedicado a Tour Operadores con dicha Orquesta.
¡El empaquetado dinámico está muerto! ¡Larga vida al Open Packaging!
Consejo :
- Favorezca un software de turismo que le permita modular la clasificación y creación de sus paquetes.
- Mantenga su know-how de personalización desde su catálogo pero también en la presentación de sus productos en un proyecto.
- Tenga cuidado con los programas de viajes que todavía funcionan con sistemas de "bloques de productos" destacados en un presupuesto.
CRM integrado para su relación comercial.
CRM (Customer Relationship Management) es ante todo una herramienta de ventas y fidelización del cliente.
Existe una gran cantidad de software específico de CRM en el mercado: Salesforce, Active Campaign o Hubspot son los puntos de referencia en este mercado. Un CRM específico para Turismo debe contener campos acordes a los intereses de tus prospectos: por ejemplo el cumpleaños, los centros de interés, la edad u otros.
Gracias a una herramienta de gestión de tus Relaciones Comerciales, desarrollarás mejor tu actividad.
Consejo :
- Asegúrese de que su parte de ventas puede conectarse a su parte de producción para evitar entradas dobles o errores.
- Configure estadísticas, objetivos u otros en su tablero de mandos. Distinga entre su facturación real y la prevista.
- Un mas eficaz: la gestión de sus campañas de marketing desde su CRM.
🚨 Tenga cuidado de controlar los derechos de admisión de sus empleados en sus archivos de Cliente para que no se lleve a cabo ninguna exportación por su parte.
Generación automática de sus documentos de viaje.
Evidentemente, el software de viaje debe poder editar sus Documentos de viaje de forma personalizada. Es decir según modelos de diseño para resaltar su know-how pero también para poder modificar directamente estos documentos para concretar cada elemento.
Los diferentes documentos que puede generar en software de viajes son:
- Breve (opcional) que resume los elementos esenciales de la demanda del cliente (destino, tipo de eventos o viajes, número de personas, presupuesto, interés, transporte, etc.). El escrito puede evolucionar en su calificación y sirve de base para su propuesta comercial. Puede enviarse a sus proveedores en la etapa de producción, reserva y logística del proyecto.
- Propuesta comercial que presenta los avances de su programa con el fin de convencer la compra de su cliente. Este documento puede contener páginas de presentación de su equipo, un resumen, una sección de presupuesto, etc. Es el primer y más importante documento que envía después de una solicitud para validar el proyecto.
- El presupuesto se puede enviar por separado a menudo en pdf para hacer un resumen estimado del monto del proyecto. También se puede enviar en una propuesta, especialmente si un presupuesto total es suficiente. La cotización proporcionará una descripción detallada de los productos vendidos.
- Estimación es su oferta legal que comprende sus productos y los precios que ofrece a su cliente. A menudo se envía después de una validación de la propuesta comercial (a veces al mismo tiempo). En algunos casos, no es necesario o puede reemplazar la propuesta por completo. El envío y el papel del documento de cotización en la venta difiere si tu agencia vende en cestas altas, si el paquete turístico se trata de un grupo y según el tipo de viaje ofertado.
- También se pueden enviar contratos comerciales para recordarle las condiciones del seguro de viaje, garantía de cancelación / reembolso u otras cláusulas específicas de su actividad. La cotización suele ser un acto de compromiso comercial, pero también se puede enviar un contrato en función de su ciclo de ventas.
- Resumen es un resumen del programa que se comunicará tanto a los proveedores validados como al cliente. El resumen puede incluirse en su propuesta o en su diario de viaje.
- El diario de viaje o la hoja de ruta es a menudo el desarrollo diario del programa por parte del organizador. Reúne toda la información práctica para que el viaje transcurra de la forma más fluida posible. A veces, el cliente puede consultar su Diario de viaje en su móvil.
- La Lista de Proveedores es un documento logístico para el organizador, el receptivo o el responsable en campo para tener a mano todos los datos de contacto e información de los proveedores del programa.
- Los vales permiten la obtención del servicio turístico. Este servicio puede o no ser pagado por adelantado, como una reserva de hotel, un traslado al aeropuerto o incluso el alquiler de un automóvil.
- Facturas para su cliente. Puede haber varios tipos de facturas, como anticipo, nota de crédito, ajuste o cierre.
Consejo :
Asegúrese de que sus documentos se puedan personalizar.
La creación a medida de Programas, Circuitos y Eventos.
Este es el corazón de su trabajo como organizador: saber cómo crear un programa que se adapte a las necesidades de su cliente. La creación de sus productos turísticos se realiza antes de sus "programas estándar" o de acuerdo con las solicitudes del proyecto. Para que un organizador personalice su programa para cada solicitud, es necesario contar con una herramienta eficaz.
No más hojas sueltas ni creación de programas en Word, Excel o Powerpoint, existen muchas herramientas digitales para ayudarlo a planificar sus viajes.
Por ejemplo: Ezus te permite diseñar viajes día a día y vincularlos a tu catálogo para tus presentaciones o precios. Otras herramientas como X te permiten crear rutas en mapas interactivos.
Consejo :
Adopte la solución de software que se adapte a su tipo de viaje (roadtrips, circuitos, viajes a un destino, eventos.
Calculando sus márgenes y su presupuesto.
Para una agencia hecha a la medida, lo que más tiempo requiere es aplicar las tarifas adecuadas a los servicios adecuados. Especialmente porque sus proveedores ya pueden ofrecerle tarifas preferenciales o su margen puede cambiar según la demanda.
Algunos programas, como Ezus, te permiten hacer presupuestos interactivos, es decir, aplicar precios personalizables a cada uno de tus productos. Ya sea que sus precios estén pregrabados en su catálogo o se recuperen automáticamente en tiempo real a través de un SCM, deberá poder modificarlos para calcular correctamente sus márgenes.
Se pueden agregar otros campos de presupuesto como tarifas, extras, descuentos generales.
Gracias a esta función, sus agentes ya no necesitan ser expertos en fórmulas de Excel. Especialmente porque sus precios, márgenes y ventas pueden reutilizarse en sus estadísticas generales.
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Consejos:
- Adopte un software que le permita guardar las tarifas por defecto.
- No adopte un sistema rígido en el que se le impongan los precios de sus proveedores. Tiene que poder cambiar los tipos y aplicar sus cálculos.
- Compruebe que algunos de los campos obligatorios están presentes: regímenes de IVA, comisiones, márgenes netos/brutos.
La gestión de tus proyectos, tus tareas, tu seguimiento.
Estas funcionalidades son específicas de la profesión de jefe de proyecto o vendedor. Permiten seguir el progreso de sus solicitudes para concretar mejor en archivos.
Además, también son herramientas de seguimiento que te permiten avanzar de manera efectiva con tu equipo. Como gerente de agencia, también es la oportunidad de ver cómo avanza cada proyecto.
Un buen software de gestión podrá registrar las actividades de la cuenta en tiempo real. En el mejor de los casos, también puede sincronizar sus correos electrónicos.
Consejos :
- No te metas en complejos programas informáticos ni en gráficos de Gant... Un sistema de tareas por gestor con plazos ya es suficiente.
- Lo ideal sería que recibiera correos electrónicos de notificación en caso de que no se terminara o hubiera novedades en las hojas de su proyecto.
Facturación específica para Turismo.
La facturación es un tema central para las agencias de turismo, en particular los operadores de viajes o las agencias de eventos. De hecho, existen varios regímenes de IVA: derecho consuetudinario, IVA no imponible, régimen de margen de beneficio.
¿Más información sobre cómo gestionar el IVA de una agencia de viajes y / o eventos?
Consejos :
- Compruebe que su herramienta produce facturas provisionales (o proforma) y finales. Son las facturas provisionales que puede modificar para su cliente antes de la facturación definitiva.
- Distinga entre su parte de ventas, con documentos comerciales (propuestas y presupuestos), y su parte de producción, en la que intervienen la facturación y la logística.
🚨 Tenga cuidado con algunos programas de software que afirman realizar la facturación. Sus facturas generadas deben contener la información obligatoria y no se pueden modificar (creación de una factura de nota de crédito a cambio).
Gestión logística para sus proveedores.
Su software de viaje debe poder permitirle recuperar la lista de proveedores involucrados en su programa. Una vez más, lo ideal del software es poder conectar Ventas y Producción.
Una vez que su evento ha sido validado con su cliente, debe validar las opciones colocadas en sus proveedores. Existen determinadas funcionalidades para tener una automatización en el envío de reservas y comprobar la disponibilidad de tus proveedores.
El objetivo del software de gestión logística es automatizar sus reservas y permitirle tener rápidamente la disponibilidad de cada uno de sus proveedores.
Consejos :
- Valide el hecho de que puede gestionar sus proveedores con al menos la gestión de los desembolsos, las facturas y las reservas directamente en su software de viajes.
- Automatice el envío de correos electrónicos a sus proveedores para involucrarlos en su solicitud de cotización.
- Asegúrese de que puede exportar la información de los proveedores correspondientes.
Un espacio para el cliente final con pago y firma online
Para optimizar su tasa de conversión para su evento o cotizaciones de viajes, es fundamental facilitar el intercambio con su cliente. Para ello, ciertos programas de viajes permiten encontrar documentos comerciales en línea.
Un área de clientes es su escaparate digital para sus paquetes turísticos.
Consejos :
- Asegúrese de tener la posibilidad de cargar sus documentos y recuperarlos en formato Powerpoint, Excel o PDF.
- También tiene acceso visual a todos los intercambios posibles en esta plataforma.
3. ¿Qué software utilizan los agentes de viajes?
Ya conoces un poco más las funcionalidades de un software de viaje o estancia a medida.
¿Es la primera vez que implementa software en su agencia? ¡No olvide los criterios generales para agregar en su búsqueda!
El BA-BA para elegir su software de viaje:
Para finalizar este artículo, también recomendamos algunos criterios de selección esenciales:
- Facilidad de uso (la ergonomía es un ahorro de tiempo real para las tareas diarias);
- La personalización de sus parámetros (cada agencia es única, cada director de proyecto está hecho a medida);
- La seguridad de sus datos (el software de viaje almacenará los datos de su proveedor y cliente. El almacenamiento debe ser seguro y encriptado para garantizar su protección y confidencialidad);
- Disponibilidad en la Nube (lo que se denomina “software de viajes en línea”, que no está instalado en sus computadoras pero es accesible de forma remota, en soporte múltiple);
- Escalabilidad (su nuevo software debe poder evolucionar y actualizarse);
- Soporte (¡considere el software con personas a mano! También consulte la documentación en línea como guías, centros de ayuda o tutoriales);
- Primeros pasos (ya sea con respecto a la configuración, la capacitación en el uso del software, intente validar que se incluirá soporte para ayudarlo).
Ahora depende de usted seleccionar el software que también cumpla con sus criterios personales.
Porque un instrumento no es más que un instrumento: un violín sin músico no hace música 🎻.
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