Als Reiseexperten, ob für FIT-, Gruppen- oder sogar MICE-Reisen, wissen wir, dass die Erstellung eines Reiseverlaufs eine anspruchsvolle Aufgabe sein kann. Und bei der lang ersehnten, aber turbulenten Erholung des Tourismus kann der Arbeitsalltag hinter den Kulissen „chaotisch“ wirken.
Reisen sind im Kern eine Dienstleistung mit oft hoher Warenkorbabbruchquote, daher muss die Präsentation des Erlebnisses stimmen. Sie können die interessanteste Reise im Programm haben – wenn Sie sie nicht gut präsentieren, wird sie kaum Chancen haben, erlebt zu werden. Deshalb müssen Dokumente gut personalisiert und ansprechend aufbereitet sein.
Außerdem spielt die Reaktionsschnelligkeit eine große Rolle bei der Kaufentscheidung Ihrer Kunden. Wer eine B2C-Anfrage erst nach 48 Stunden beantwortet, verringert angesichts einer immer reaktionsschnelleren Konkurrenz drastisch seine Verkaufschancen.
Dieser Artikel zeigt, wie Reiseberater ihre Reaktionsschnelligkeit bei der zunehmend personalisierten Präsentation einer Reise verbessern können.
Hier ist eine klare Roadmap zum perfekten maßgeschneiderten Reiseverlauf in 8 wesentlichen Punkten.
1/ Erwartungen künftiger Reisender erkennen💁🏼
Je nachdem, welchen Bereich Sie bedienen, haben Sie vielleicht bereits eine ungefähre Vorstellung davon, was Ihre potenziellen Kunden erwarten. Analysieren Sie, was sie von Ihnen erwarten, sobald sie mit Ihnen oder Ihrer Agentur Kontakt aufnehmen.
Wonach genau suchen sie?
- Freizeit?
- Abenteuer?
- Entspannung?
- Kulinarik und Kultur entdecken?
- Einen ruhigen Ort, um etwas remote zu arbeiten?
Von allem ein bisschen?
Sobald sie Ihnen mehr Details zu ihren Erwartungen nennen, können Sie das Angebot auf das eingrenzen, was tatsächlich zu ihnen passt.
Eine sehr effiziente Übung ist es, jede Aktivität, die Sie anbieten möchten, vorab selbst „probezufahren“. Machen Sie eine Tour, die der von Ihnen geplanten ähnelt, und besorgen Sie sich zum Vergleich weitere Tourenbroschüren. So bekommen Sie eine Vorstellung davon, was es bereits auf dem Markt gibt und was die Aufmerksamkeit künftiger Reisender wecken könnte. Der letzte Schritt besteht dann einfach darin, einzuschätzen, was Sie selbst anbieten können.
2/ Optimieren Sie das Timing Ihres Reiseverlaufs 🕘
Achten Sie darauf, dass sich keine Ihrer Aktivitäten überschneidet. Es wäre schade, wenn Ihre Kunden einen Flug oder eine Heißluftballonfahrt verpassen, nicht wahr? Es ist entscheidend, dass Sie pünktlich zu Aktivitäten und Essenspausen ankommen und zu einer vernünftigen Zeit zum Ausgangsort zurückkehren. Jeder Schritt muss zum vorherigen und zum nächsten passen.
Das ist ein wichtiges Detail, wenn Sie nicht erleben möchten, dass sich die Beziehung zu Ihren Partnern verschlechtert. Seien Sie bei jedem Schritt pünktlich, ob bei einer Mahlzeit, einer Aktivität, einer Show oder beim Transport. Ganz zu schweigen davon, dass es zu schlechtem Feedback von Kunden und in der Folge zu einem Reputationsverlust führen kann.
Unsere Plattform ist so konzipiert, dass Sie einen klaren und detaillierten Überblick über alle Ihre Projekte haben. Lesen Sie dazu unseren Artikel Die 6 wichtigsten Funktionen Ihrer Incentive-Reise-Software.
3/ Überladen Sie den Reiseverlauf nicht mit Aktivitäten📚
Ziel ist es, Ihren Kunden eine maßgeschneiderte Reise zu präsentieren, auf die sie sich freuen und vor der sie sich nicht fürchten.
Wir wissen, dass Sie eine Vielzahl verlockender Möglichkeiten zur Auswahl haben. Alle sehr reizvoll. Dennoch passt nicht alles zu der Atmosphäre, die Sie für Ihre Tour schaffen möchten.
Terminkonflikte können entstehen, was die Reise stressig macht und es den Reisenden unmöglich macht, ihre Investition voll zu genießen. Vergessen Sie nicht, auch ausreichend Erholung einzuplanen, wenn Ihr Programm intensiv ist.
4/ Präsentieren Sie Ihre maßgeschneiderte Reise mit einem Reiseverlaufs-Editor, der das Einbetten von Karten erlaubt 📌
Wählen Sie einen Reiseverlaufs-Editor, mit dem Sie interaktive Karten in Ihren Reiseverlauf integrieren können, etwa die von Google Maps, ViaMichelin oder Mappy. Diese drei Optionen sind nicht nur beliebt, sondern zeigen auch Sehenswürdigkeiten entlang Ihrer Route an.
Allein der Blick auf diese Karten lässt Ihre Kunden schon lange vor der geplanten Abreise auf Reisen gehen.
Sehen Sie sich an, was Sie mit Ezus erstellen können.
5/ Heben Sie die wichtigsten Details der Reise hervor🌟
Studien zeigen: Je präziser Ihre Informationen, desto professioneller wirken Sie. Heben Sie immer entscheidende Daten hervor, wie:
- Reisedetails: Start- und Enddatum;
- Anreisedetails: Routen, Verkehrsmittel, Anschlussinformationen usw.;
- Unterkunftsdetails: Name und Art der Unterkunft, vollständige Kontaktdaten, Buchungsnummer, Website;
- Reisendendetails: Namen, medizinische Angaben, Notrufnummern ...
Wenn Sie Ihren Kunden möglichst viele Details geben, vermeiden Sie außerdem unnötiges Hin und Her und sparen gleichzeitig Ihre Zeit und die Ihrer Kunden.
6/ Illustrieren Sie den Reiseverlauf mit hochwertigen Bildern📸
Unterschätzen Sie nicht die Wirkung hochwertiger Bild- und Videoinhalte.
Niemand möchte einen Film von mittelmäßiger Qualität sehen, mit Bildern, die so schlecht sind, dass man meinen könnte, sie seien illegal im Kino gefilmt worden. Genauso ist es mit den Bildern, die Sie für Ihre Angebote verwenden.
Um die Neugier Ihrer Kunden zu wecken und dem Abschluss einen Schritt näher zu kommen, müssen Sie hochwertige Bilder und Videos verwenden. Sie helfen den Kunden, sich leichter und schneller in die Reise hineinzuversetzen. Das Ezus-Team mag Websites wie Pexels. Hier ist ein Artikel mit digitalen Tools, die Ihnen helfen können, Ihren Reiseverlauf zu perfektionieren und zu bewerben.
7/ Nennen Sie klar, was in Ihrem Reiseangebot enthalten und was nicht enthalten ist📩
Wussten Sie, dass sich über 90 % der Kunden beschweren, wenn Reiseberater und Agenturen Reiseverlaufsangebote mit nicht gebuchten Optionen liefern oder etwas, das sie erwartet haben, ganz weglassen? Immer wieder kommt es zu Verwirrung, wenn unklar bleibt, was enthalten ist und was nicht.
Ersparen Sie sich und Ihren Kunden unnötigen Ärger und nehmen Sie in alle Ihre Angebote einen Abschnitt „Inklusiv- & Nicht-Inklusivleistungen“ auf.
Ist das Frühstück nicht enthalten? Nennen Sie es. Gibt es ein Glas Champagner zur Begrüßung? Nennen Sie es.
Mehr Details finden Sie in diesem Artikel dazu, wie Sie ein gutes Reiseangebot schreiben.
8/ Testen Sie Ihren Reiseverlauf selbst 🏃🏾
Machen Sie eine Fam Trip (Informationsreise), um das, was Sie verkaufen möchten, aus erster Hand zu erleben. Es gibt keinen besseren Weg, den genauen Wert eines Produkts zu kennen, als es selbst zu erleben. Das hilft Ihnen, Ideen für Ihre Tour zu entwickeln, gibt Ihnen einen Eindruck davon, was es bereits auf dem Markt gibt, liefert detaillierte Informationen zu den Bedingungen und liefert mögliche Ideen für Gestaltung und Inhalt von Broschüren.
Zusammengefasst: Ihre Roadmap zum perfekten Reiseverlauf ...
- Sammeln Sie alle Reiseunterlagen und Informationen: Tragen Sie alle Informationen zur bevorstehenden Reise zusammen, seien es relevante E-Mails, Tickets, Prospekte, Bilder usw. Halten Sie Ihren bevorzugten Webbrowser auf Computer, Tablet oder Smartphone für schnelle Recherchen bereit.
- Öffnen Sie ein leeres Dokument in Ihrem Editor oder Ihrer Software der Wahl: Microsoft Word, PowerPoint, Ezus? 😏 (Wir haben viele anpassbare Vorlagen, aus denen Sie wählen können). Sie könnten das Dokument auch von Hand verfassen, aber mit Software lassen sich Elemente leicht verschieben.
- Korrekturlesen und Arbeit doppelt prüfen: Gehen Sie nach angemessener Zeit auf Abstand zum Projekt und werfen Sie dann einen frischeren Blick darauf – und lassen Sie das Dokument warum nicht von einem Kollegen aus dem Reisebüro gegenlesen. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor und senden Sie es an Ihre Zielperson.
BONUS-TIPPS: Werden Sie digital! 💻📱
Online-Reiseverläufe sind bereits beliebt und werden bald ein Muss sein. Wenn Sie Ihren Reisenden ein Online-Angebot präsentieren, bekommen sie das Beste aus beiden Welten: einen schönen gedruckten Reiseverlauf und einen dynamischen, auf den sie von jedem Gerät aus zugreifen können, wann und wo auf der Welt sie auch sind …
Lesen Sie gern auch unseren Artikel über zehn Apps, die Ihren Kunden vorab gefallen werden, und werfen Sie unbedingt einen Blick auf unsere Beispiele für Reiseverläufe, um sich inspirieren zu lassen:
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