Pro forma, facture finale, preuve de virement : vos achats fournisseurs au même endroit

Un hôtel vous envoie une pro forma. Vous payez l'acompte par virement. Trois semaines après le séjour, la facture finale arrive. 🏨

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Trois documents pour un seul achat, et souvent trois endroits différents pour les ranger : une boîte mail, un dossier partagé, une ligne dans le projet.

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Bonne nouvelle : le suivi des achats fournisseurs d'Ezus garde désormais chaque pièce à sa place, de la pro forma à la preuve de paiement.

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Le problème : les justificatifs vivent en dehors des achats

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Un voyage sur mesure mobilise des dizaines de fournisseurs. Chacun facture à sa façon, à son rythme.

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La facture finale écrase la pro forma, ou oblige à dupliquer la ligne d'achat pour garder les deux.
Les preuves de virement sont ailleurs. Le jour où un fournisseur conteste un paiement, il faut les retrouver.
La date qui compte n'est pas affichée. Sur un circuit de trois semaines, la date de début du projet ne dit pas quand chaque prestataire intervient.
Les options brouillent la liste. Les produits optionnels se mélangent aux prestations confirmées.

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Ce qui change : chaque pièce rattachée à sa ligne 📎

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Tout se passe dans Finances > Achats, au niveau du projet ou sur le tableau de bord qui regroupe tous vos achats.

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Pro forma et facture finale, côte à côte

Les lignes de facture d'achat ont une colonne de pièce jointe « facture finale », en plus de la pièce jointe existante. La pro forma reste comme justificatif de paiement, la facture finale s'ajoute à côté, sans dupliquer la ligne.

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Un justificatif par paiement

Chaque paiement d'une facture fournisseur peut porter sa propre pièce jointe : preuve de virement, reçu. Plus seulement un fichier au niveau de la facture.

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La date de prestation, pas la date du projet

Une colonne optionnelle affiche la date à laquelle chaque fournisseur intervient sur le projet. Vous vérifiez la cohérence de vos réservations sans ouvrir chaque dossier.

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Des filtres pour aller à l'essentiel

Produits optionnels clairement identifiés et filtrables, pour ne travailler que sur le confirmé.
Statut fournisseur disponible comme filtre.
Marque et alternative principale filtrables, avec des colonnes Achats prévisionnels et Achats facturés.

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💡 Les colonnes « facture finale » et date de prestation ne s'affichent pas par défaut : ajoutez-les via les trois petits points, puis « Modifier les colonnes ».

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Un exemple concret

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👉 Un réceptif conteste avoir reçu l'acompte d'un circuit en Jordanie.

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Avant : vous cherchez la preuve de virement dans la banque, puis le mail de la pro forma, puis vous vérifiez dans le projet que la facture finale n'a pas remplacé la pro forma.

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Maintenant : vous ouvrez la ligne d'achat. La pro forma, la facture finale et la preuve de virement de l'acompte y sont rattachées. Vous répondez avec le bon document.

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Ce que vous y gagnez au quotidien 🚀

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Un dossier d'achat complet, sans dossier partagé à côté.
Des litiges réglés vite, justificatif en main.
Des contrôles de réservation plus fiables sur les voyages longs ou multi-étapes.
Une vue d'achats qui colle au réel : confirmé d'un côté, optionnel de l'autre.

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À savoir avant d'activer ℹ️

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Une fois une facture fournisseur créée, son fournisseur ne peut plus être modifié : choisissez-le avec soin.
La date d'échéance par défaut se règle dans Paramètres > Budget.
Quand vous dupliquez une alternative, Ezus peut conserver les données d'achat (numéro de réservation, statut fournisseur, notes, contact). Ce réglage s'active dans Paramètres > Budget.
L'export des factures (XLS ou CSV) reprend les colonnes affichées : ajustez-les avant d'exporter.

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