Proforma, Schlussrechnung, Zahlungsbeleg: Einkäufe an einem Ort

Ein Hotel schickt Ihnen eine Proforma-Rechnung. Sie überweisen die Anzahlung. Drei Wochen nach dem Aufenthalt trifft die Schlussrechnung ein. 🏨

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Drei Dokumente für einen einzigen Einkauf, und oft drei verschiedene Ablageorte: ein Posteingang, ein gemeinsamer Ordner, eine Zeile im Projekt.

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Gute Nachricht: Die Einkaufsverfolgung bei Leistungsträgern in Ezus hält jetzt jedes Dokument an seinem Platz, von der Proforma-Rechnung bis zum Zahlungsnachweis.

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Das Problem: Belege liegen außerhalb Ihrer Einkäufe

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Eine individuelle Reise umfasst Dutzende Leistungsträger. Jeder stellt auf seine Weise und in seinem eigenen Tempo Rechnung.

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Die Schlussrechnung überschreibt die Proforma-Rechnung oder zwingt Sie, die Einkaufszeile zu duplizieren, um beide zu behalten.
Überweisungsbelege liegen woanders. Sobald ein Leistungsträger eine Zahlung bestreitet, müssen Sie sie mühsam suchen.
Das entscheidende Datum wird nicht angezeigt. Bei einer dreiwöchigen Rundreise sagt Ihnen das Startdatum des Projekts nicht, wann welcher Anbieter zum Einsatz kommt.
Optionen überladen die Liste. Optionale Produkte vermischen sich mit bestätigten Leistungen.

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Was sich ändert: jedes Dokument an seiner Zeile 📎

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Alles findet sich unter Finanzen > Einkäufe, auf Projektebene oder im Dashboard, das alle Ihre Einkäufe bündelt.

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Proforma- und Schlussrechnung nebeneinander

Einkaufsrechnungszeilen haben jetzt eine Anhangsspalte „Schlussrechnung“ zusätzlich zum bisherigen Anhang. Die Proforma-Rechnung bleibt als Zahlungsnachweis erhalten, die Schlussrechnung steht daneben, ohne doppelte Zeile.

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Ein Beleg pro Zahlung

Jede Zahlung auf einer Lieferantenrechnung kann einen eigenen Anhang tragen: Überweisungsbeleg, Quittung. Nicht mehr nur eine einzige Datei auf Rechnungsebene.

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Das Leistungsdatum statt des Projektdatums

Eine optionale Spalte zeigt das Datum, an dem jeder Leistungsträger im Projekt zum Einsatz kommt. So prüfen Sie, ob Ihre Buchungen stimmig sind, ohne jede Datei zu öffnen.

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Filter, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren

Optionale Produkte klar gekennzeichnet und filterbar, damit Sie nur mit Bestätigtem arbeiten.
Status des Leistungsträgers als Filter verfügbar.
Marke und wichtigste Alternative filterbar, mit den Spalten Prognostizierte Einkäufe und Fakturierte Einkäufe.

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💡 Die Spalten „Schlussrechnung“ und Leistungsdatum sind standardmäßig ausgeblendet: Fügen Sie sie über die drei Punkte und „Spalten bearbeiten“ hinzu.

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Ein Beispiel aus der Praxis

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👉 Ein Ground Handler behauptet, die Anzahlung für eine Rundreise in Jordanien nie erhalten zu haben.

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Früher: Sie suchen den Überweisungsbeleg in Ihrer Bank, dann die E-Mail mit der Proforma-Rechnung und prüfen im Projekt, ob die Schlussrechnung die Proforma-Rechnung nicht ersetzt hat.

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Jetzt: Sie öffnen die Einkaufszeile. Proforma-Rechnung, Schlussrechnung und Überweisungsbeleg der Anzahlung hängen alle daran. Sie antworten mit dem richtigen Dokument.

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Was Sie im Alltag gewinnen 🚀

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Eine lückenlose Einkaufsakte, ohne separaten gemeinsamen Ordner.
Schnell geklärte Streitfälle, Nachweis in der Hand.
Zuverlässigere Buchungsprüfungen bei langen Reisen oder Reisen mit mehreren Stationen.
Eine Einkaufsansicht, die der Realität entspricht: Bestätigtes auf der einen, Optionales auf der anderen Seite.

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Gut zu wissen, bevor Sie starten ℹ️

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Sobald eine Lieferantenrechnung erstellt ist, lässt sich der Leistungsträger nicht mehr ändern: Wählen Sie ihn sorgfältig aus.
Das Standard-Fälligkeitsdatum legen Sie unter Einstellungen > Budget fest.
Wenn Sie eine Alternative duplizieren, kann Ezus die Einkaufsdaten beibehalten (Buchungsnummer, Status des Leistungsträgers, Notizen, Kontakt). Diese Einstellung aktivieren Sie unter Einstellungen > Budget.
Der Rechnungsexport (XLS oder CSV) folgt den angezeigten Spalten: Passen Sie sie vor dem Export an.

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