Pro forma, fattura definitiva, bonifico: acquisti fornitori in un solo posto

Un hotel vi invia una pro forma. Pagate l'acconto con bonifico. Tre settimane dopo il soggiorno, arriva la fattura definitiva. 🏨

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Tre documenti per un solo acquisto, e spesso tre posti diversi in cui archiviarli: una casella di posta, una cartella condivisa, una riga nel progetto.

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Buone notizie: il monitoraggio degli acquisti fornitori di Ezus ora tiene ogni documento al suo posto, dalla pro forma alla prova di pagamento.

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Il problema: i giustificativi vivono fuori dagli acquisti

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Un viaggio su misura coinvolge decine di fornitori. Ognuno fattura a modo suo, con i suoi tempi.

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La fattura definitiva sovrascrive la pro forma, oppure obbliga a duplicare la riga di acquisto per conservarle entrambe.
Le prove di bonifico sono altrove. Il giorno in cui un fornitore contesta un pagamento, bisogna ritrovarle.
La data che conta non è visibile. Su un tour di tre settimane, la data di inizio del progetto non dice quando interviene ciascun fornitore.
Le opzioni confondono l'elenco. I prodotti opzionali si mescolano ai servizi confermati.

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Cosa cambia: ogni documento collegato alla sua riga 📎

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Tutto avviene in Finanze > Acquisti, a livello di progetto o sulla dashboard che riunisce tutti i vostri acquisti.

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Pro forma e fattura definitiva, fianco a fianco

Le righe delle fatture di acquisto hanno una colonna allegato «fattura definitiva», oltre all'allegato già esistente. La pro forma resta come giustificativo di pagamento, la fattura definitiva si aggiunge accanto, senza duplicare la riga.

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Un giustificativo per ogni pagamento

Ogni pagamento di una fattura fornitore può avere il proprio allegato: prova di bonifico, ricevuta. Non più un solo file a livello di fattura.

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La data del servizio, non quella del progetto

Una colonna opzionale mostra la data in cui interviene ciascun fornitore nel progetto. Verificate la coerenza delle vostre prenotazioni senza aprire ogni pratica.

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Filtri per andare all'essenziale

Prodotti opzionali chiaramente identificati e filtrabili, per lavorare solo su ciò che è confermato.
Stato del fornitore disponibile come filtro.
Marchio e alternativa principale filtrabili, con le colonne Acquisti previsti e Acquisti fatturati.

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💡 Le colonne «fattura definitiva» e data del servizio non sono visibili di default: aggiungetele dai tre puntini, poi «Modifica colonne».

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Un esempio concreto

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👉 Un corrispondente locale sostiene di non aver ricevuto l'acconto di un tour in Giordania.

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Prima: cercate la prova di bonifico in banca, poi l'email della pro forma, poi verificate nel progetto che la fattura definitiva non abbia sostituito la pro forma.

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Adesso: aprite la riga di acquisto. La pro forma, la fattura definitiva e la prova di bonifico dell'acconto sono collegate lì. Rispondete con il documento giusto.

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Cosa ci guadagnate ogni giorno 🚀

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Una pratica di acquisto completa, senza cartella condivisa a parte.
Contestazioni risolte in fretta, giustificativo alla mano.
Controlli sulle prenotazioni più affidabili nei viaggi lunghi o a più tappe.
Una vista degli acquisti fedele alla realtà: il confermato da una parte, l'opzionale dall'altra.

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Da sapere prima di iniziare ℹ️

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Una volta creata una fattura fornitore, il suo fornitore non può più essere modificato: sceglietelo con cura.
La data di scadenza predefinita si imposta in Impostazioni > Budget.
Quando duplicate un'alternativa, Ezus può conservare i dati di acquisto (numero di prenotazione, stato del fornitore, note, contatto). Questa impostazione si attiva in Impostazioni > Budget.
L'esportazione delle fatture (XLS o CSV) riprende le colonne visualizzate: regolatele prima di esportare.

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