Un hotel le envía una factura pro forma. Usted paga el anticipo por transferencia. Tres semanas después de la estancia, llega la factura final. 🏨
Tres documentos para una sola compra, y a menudo tres sitios distintos para guardarlos: un buzón de correo, una carpeta compartida, una línea en el proyecto.
Buena noticia: el seguimiento de compras a proveedores de Ezus ahora mantiene cada documento en su sitio, desde la pro forma hasta el comprobante de pago.
El problema: los justificantes viven fuera de las compras
Un viaje a medida moviliza a decenas de proveedores. Cada uno factura a su manera y a su ritmo.
- La factura final sobrescribe la pro forma, u obliga a duplicar la línea de compra para conservar ambas.
- Los comprobantes de transferencia están en otra parte. El día que un proveedor reclama un pago, hay que encontrarlos.
- La fecha que importa no aparece. En un circuito de tres semanas, la fecha de inicio del proyecto no dice cuándo interviene cada proveedor.
- Las opciones enturbian la lista. Los productos opcionales se mezclan con los servicios confirmados.
Lo que cambia: cada documento vinculado a su línea 📎
Todo ocurre en Finanzas > Compras, a nivel de proyecto o en el panel que reúne todas sus compras.
Pro forma y factura final, una junto a otra
Las líneas de factura de compra tienen una columna de archivo adjunto «factura final», además del adjunto existente. La pro forma se mantiene como justificante de pago y la factura final se añade al lado, sin duplicar la línea.
Un justificante por pago
Cada pago de una factura de proveedor puede llevar su propio archivo adjunto: comprobante de transferencia, recibo. Ya no solo un archivo a nivel de factura.
La fecha del servicio, no la del proyecto
Una columna opcional muestra la fecha en la que interviene cada proveedor en el proyecto. Usted comprueba la coherencia de sus reservas sin abrir cada expediente.
Filtros para ir a lo esencial
- Productos opcionales claramente identificados y filtrables, para trabajar solo sobre lo confirmado.
- Estado del proveedor disponible como filtro.
- Marca y alternativa principal filtrables, con columnas Compras previstas y Compras facturadas.
💡 Las columnas «factura final» y fecha del servicio no se muestran por defecto: añádalas desde los tres puntos y luego «Editar columnas».
Un ejemplo concreto
👉 Un receptivo afirma no haber recibido el anticipo de un circuito por Jordania.
Antes: usted busca el comprobante de transferencia en el banco, luego el correo de la pro forma, y después comprueba en el proyecto que la factura final no ha sustituido a la pro forma.
Ahora: usted abre la línea de compra. La pro forma, la factura final y el comprobante de transferencia del anticipo están vinculados a ella. Responde con el documento correcto.
Lo que gana en el día a día 🚀
- Un expediente de compra completo, sin carpeta compartida aparte.
- Litigios resueltos rápido, con el justificante en la mano.
- Controles de reserva más fiables en viajes largos o de varias etapas.
- Una vista de compras fiel a la realidad: lo confirmado a un lado, lo opcional al otro.
Antes de empezar, conviene saber ℹ️
- Una vez creada una factura de proveedor, su proveedor ya no se puede modificar: elíjalo con cuidado.
- La fecha de vencimiento por defecto se configura en Ajustes > Presupuesto.
- Al duplicar una alternativa, Ezus puede conservar los datos de compra (número de reserva, estado del proveedor, notas, contacto). Este ajuste se activa en Ajustes > Presupuesto.
- La exportación de facturas (XLS o CSV) recoge las columnas visibles: ajústelas antes de exportar.
La compra a proveedores merece el mismo cuidado que la venta
En el lado del cliente, todo queda registrado: presupuestos, facturas, pagos. En el lado de los proveedores, los justificantes solían acabar en un rincón.
Vincularlos a cada línea de compra es dar a su contabilidad y a sus operaciones la misma versión de los hechos.
📖 Ver cómo hacer el seguimiento de las facturas y pagos de sus proveedores
👉 Reserve una demo para ver el seguimiento de compras con sus propios proveedores.
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