Um hotel envia-lhe uma fatura pro forma. Paga o sinal por transferência. Três semanas depois da estadia, chega a fatura final. 🏨
Três documentos para uma só compra, e muitas vezes três sítios diferentes para os guardar: uma caixa de correio, uma pasta partilhada, uma linha no projeto.
Boa notícia: o acompanhamento das compras a fornecedores da Ezus passa a manter cada documento no seu lugar, da pro forma ao comprovativo de pagamento.
O problema: os comprovativos vivem fora das compras
Uma viagem à medida mobiliza dezenas de fornecedores. Cada um fatura à sua maneira, ao seu ritmo.
- A fatura final substitui a pro forma, ou obriga a duplicar a linha de compra para manter as duas.
- Os comprovativos de transferência estão noutro lado. No dia em que um fornecedor contesta um pagamento, é preciso encontrá-los.
- A data que conta não aparece. Num circuito de três semanas, a data de início do projeto não diz quando intervém cada prestador.
- As opções baralham a lista. Os produtos opcionais misturam-se com os serviços confirmados.
O que muda: cada documento associado à sua linha 📎
Tudo acontece em Finanças > Compras, ao nível do projeto ou no painel que reúne todas as suas compras.
Pro forma e fatura final, lado a lado
As linhas de fatura de compra têm uma coluna de anexo «fatura final», além do anexo já existente. A pro forma mantém-se como comprovativo de pagamento e a fatura final junta-se ao lado, sem duplicar a linha.
Um comprovativo por pagamento
Cada pagamento de uma fatura de fornecedor pode ter o seu próprio anexo: comprovativo de transferência, recibo. Já não apenas um ficheiro ao nível da fatura.
A data do serviço, não a data do projeto
Uma coluna opcional mostra a data em que cada fornecedor intervém no projeto. Verifica a coerência das suas reservas sem abrir cada processo.
Filtros para ir ao essencial
- Produtos opcionais claramente identificados e filtráveis, para trabalhar apenas sobre o confirmado.
- Estado do fornecedor disponível como filtro.
- Marca e alternativa principal filtráveis, com colunas Compras previstas e Compras faturadas.
💡 As colunas «fatura final» e data do serviço não aparecem por predefinição: adicione-as através dos três pontos e depois «Editar colunas».
Um exemplo concreto
👉 Um recetivo afirma não ter recebido o sinal de um circuito na Jordânia.
Antes: procura o comprovativo de transferência no banco, depois o email da pro forma, e depois verifica no projeto que a fatura final não substituiu a pro forma.
Agora: abre a linha de compra. A pro forma, a fatura final e o comprovativo de transferência do sinal estão lá associados. Responde com o documento certo.
O que ganha no dia a dia 🚀
- Um processo de compra completo, sem pasta partilhada à parte.
- Litígios resolvidos depressa, com o comprovativo na mão.
- Controlos de reservas mais fiáveis em viagens longas ou com várias etapas.
- Uma vista de compras fiel à realidade: o confirmado de um lado, o opcional do outro.
A saber antes de começar ℹ️
- Depois de criada uma fatura de fornecedor, o respetivo fornecedor já não pode ser alterado: escolha-o com cuidado.
- A data de vencimento predefinida configura-se em Definições > Orçamento.
- Ao duplicar uma alternativa, a Ezus pode manter os dados de compra (número de reserva, estado do fornecedor, notas, contacto). Esta definição ativa-se em Definições > Orçamento.
- A exportação das faturas (XLS ou CSV) segue as colunas visíveis: ajuste-as antes de exportar.
A compra a fornecedores merece o mesmo cuidado que a venda
Do lado do cliente, tudo fica registado: orçamentos, faturas, pagamentos. Do lado dos fornecedores, os comprovativos acabavam muitas vezes num canto.
Associá-los a cada linha de compra é dar à sua contabilidade e às suas operações a mesma versão dos factos.
👉 Marque uma demonstração para ver o acompanhamento de compras com os seus próprios fornecedores.
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