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May 2025
|
9
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No setor de viagens sob medida, o tempo é um recurso precioso. Cada minuto gasto na criação manual de um itinerário é um minuto a menos para aconselhar um cliente ou fechar uma venda. É aí que software de criação de itinerários entra. Esse tipo de ferramenta digital permite que agências de viagens, DMCs (empresas de gerenciamento de destinos) e operadoras de turismo gere programas completos em apenas alguns cliques, onde costumavam ser necessárias horas de trabalho. Mas como o software de criação de itinerários economiza tempo das agências de viagens? Desde o início, vamos dar uma resposta breve: ao automatizar tarefas repetitivas, centralizar informações e padronizar documentos, esse software reduz drasticamente o tempo necessário para preparar uma viagem.
Neste artigo especializado, analisamos de forma profissional e educacional as várias maneiras pelas quais o software de itinerário pode otimizar sua produtividade. Você descobrirá exemplos concretos, depoimentos de outros agentes de viagens e dicas sobre como aproveitar ao máximo ferramentas como o Ezus, o software de referência da França, para que você possa finalmente dedicar seu tempo ao que é mais importante: seus clientes e a criação de experiências inesquecíveis.
Antes de analisarmos como o software pode economizar seu tempo, é importante entender onde esse tempo está sendo desperdiçado. As agências de viagens que ainda criam seus itinerários manualmente ou com ferramentas genéricas (Excel, Word, Google Docs...) enfrentam vários desafios demorados:
Pesquisando informações dispersas: hotéis, transportes, atividades... Os dados geralmente estão espalhados entre listas de contatos, programas antigos e sites de fornecedores. Coletar essas informações para cada nova cotação é extremamente demorado.
- Entrada e formatação repetitivas de dados: copiando e colando descrições dia após dia, formatando um bom documento PDF ou PowerPoint para o cliente... Esse trabalho administrativo pode facilmente representar várias horas por arquivo. A menor modificação (mudança de data, adição de uma atividade) significa que tudo deve ser ajustado manualmente.
- Risco de erro humano: manipular vários documentos pode fazer com que você esqueça uma transferência, deixe uma lista de preços desatualizada ou cometa um erro de digitação no programa. Esses erros custam tempo (releitura, correções) e prejudicam a percepção de profissionalismo.
- Falta de padronização: Sem uma ferramenta dedicada, cada consultor de viagens tem seu próprio “método” para criar um itinerário. Um usa uma planilha, outro um modelo do Word... No final das contas, a agência não tem um formato consistente e não capitaliza o trabalho já realizado. Reinventamos a roda com cada citação, em vez de reutilizar elementos existentes.
- Colaboração difícil: para validar um programa, um gerente ou colega geralmente precisa revisar o documento. Se estiver no PC do agente ou enviado por e-mail, perde-se tempo indo e voltando. Da mesma forma, integrar o feedback do cliente (por exemplo, alterar a ordem das etapas) pode se tornar trabalhoso sem um sistema centralizado.
Em resumo, sem um software especializado, a produção de um itinerário personalizado costuma ser longa, tediosa e uma fonte de duplicação. É justamente nesses pontos que um bom software de criação de itinerários trará melhorias espetaculares. Descubra todos os recursos do Ezus
O software de criação de itinerários é um aplicativo (geralmente SaaS, ou seja, acessível on-line via nuvem) projetado para ajudar os profissionais de viagens a projetar, organizar e apresentar itinerários de viagem com eficiência. Ao contrário das ferramentas de consumo, como o Google Maps ou planejadores de viagens rodoviárias, esse software foi projetado para agências de viagens, operadores turísticos e DMCs:
- Eles integram todos os elementos de uma viagem: acomodação, voos/transporte, atividades, restaurantes, etc., estruturados dia a dia.
- Eles permitem que você personalize o programa com descrições, imagens e vídeos, tudo nas cores da agência (carta gráfica, logotipo).
- Eles geralmente incluem gerenciamento de tarifas e orçamentos: custo dos serviços, margens, geração automática de cotações e preço total para o cliente.
- Com apenas um clique, eles produzem documentos profissionais (diário de viagem em PDF, roteiro, proposta de venda) com base em seus dados de entrada, ou até mesmo páginas da web ou aplicativos móveis para o cliente final.
- Por último, mas não menos importante, eles oferecem um catálogo centralizado: um banco de dados contendo seus fornecedores, passeios padrão e textos descritivos, para que você não precise redigitar tudo a cada vez.
Resumindo, é uma ferramenta completa que centraliza a produção de viagens. Seu objetivo principal é simplificar e automatizar o maior número possível de tarefas no design de uma viagem sob medida. Um bom pacote de software de itinerário ajudará você a economizar tempo, tornar suas ofertas mais confiáveis e atender melhor seus clientes. A seguir, vamos nos concentrar no aspecto de economia de tempo, detalhando como esses recursos podem aliviar sua carga de trabalho.
Um software especializado economizará horas preciosas em cada etapa do processo. Aqui estão cinco áreas principais em que a economia de tempo é particularmente perceptível:
A primeira fonte de economia de tempo é a automação. O que costumava levar horas agora pode ser feito em segundos, graças ao software:
Geração automática de documentos: Já se foram os dias em que você tinha que definir manualmente cada itinerário no Word ou no InDesign. O software gera automaticamente um diário de viagem bonito e completo a partir dos dados que você inseriu. Com o Ezus, por exemplo, você pode exportar seu programa em um clique como um PDF personalizado nas cores da sua agência ou até mesmo como um link da web. Você não precisa se preocupar em alinhar fotos, numerar dias ou atualizar a paginação: tudo é feito instantaneamente.
Cálculos e orçamentos instantâneos: Os cálculos do orçamento total e da margem não exigem mais uma planilha separada do Excel. Assim que você adiciona um item (hotel, atividade com seu custo), o software recalcula automaticamente o preço de venda, sua margem e pode até mesmo ajustar impostos ou comissões. Isso evita erros de cálculo e perda de tempo na calculadora.
Bibliotecas de conteúdo reutilizáveis: As tarefas repetitivas incluem escrever descrições de estágios. Um bom software de itinerário permite que você armazene modelos: por exemplo, a descrição de uma excursão à Torre Eiffel ou o texto da apresentação de sua agência são salvos na biblioteca. Em vez de redigitar ou pesquisar documentos antigos, basta selecionar o bloco de conteúdo pré-escrito. Em questão de segundos, o texto é adicionado ao itinerário atual.
Planejamento de arrastar e soltar: Alguns programas oferecem uma interface visual na qual você pode criar o programa dia após dia arrastando e soltando elementos (hotel, atividade, transporte) do seu catálogo para o itinerário. Essa abordagem ergonômica reduz enormemente o tempo de design. Por exemplo, em vez de copiar e colar três parágrafos para inserir um novo dia “Paris - Visite o Louvre”, basta arrastar um módulo pré-configurado “Visite o Louvre”. Em um único gesto, o dia é adicionado com todas as suas informações. Essa economia de tempo é imediata e cumulativa para cada elemento adicionado.
👉 Exemplo concreto: imagine que, sem software, preparar um itinerário de 7 dias levaria cerca de 3 horas (pesquisa, entrada de dados, layout). Com o software, você pode fazer isso em 30 a 45 minutos, pois a maioria dos segmentos já existe e tudo é formatado automaticamente. As 2 horas economizadas por arquivo podem ser reinvestidas no acompanhamento de vendas ou na negociação com fornecedores.
A segunda vantagem é a centralização, que evita o tempo perdido com dados dispersos e facilita o trabalho em equipe:
Todos os dados em um só lugar: Um software de criação de itinerários como o Ezus também serve como um banco de dados central para o conteúdo de sua viagem. Tarifas de hotéis negociadas, descrições de passeios, contatos de prestadores de serviços locais... tudo é armazenado e acessível na plataforma. Você não precisa mais vasculhar e-mails, arquivos ou pastas para encontrar informações. Uma consulta rápida no software e você encontrará o hotel ou a atividade que está procurando, com todas as informações mais recentes (disponibilidade, preços, etc.). Isso economiza muito tempo, especialmente para agências que gerenciam um grande estoque.
Atualização única, múltiplas repercussões: A centralização também significa que, quando você atualiza uma informação, ela é aplicada automaticamente a todos os itinerários em questão. Por exemplo, se a tarifa de um fornecedor mudar ou a descrição de uma excursão for aprimorada, você modifica o registro correspondente somente uma vez no sistema. Todos os programas que usam esse tour exibirão a versão atualizada. Isso evita que você precise editar manualmente dezenas de documentos diferentes - uma grande economia de tempo quando se trata de atualizações de temporada.
Colaboração mais fácil entre colegas: O software moderno é on-line e multiusuário. Vários agentes de viagens podem trabalhar simultaneamente ou sucessivamente no mesmo projeto de itinerário. Já se foram os problemas do documento Word “bloqueado” porque o colega A o está editando enquanto o colega B espera sua vez. Por exemplo, um gerente de produto pode adicionar itens ao programa enquanto um vendedor ajusta o orçamento, tudo em tempo real. Cada um vê as mudanças do outro instantaneamente. Isso reduz a necessidade de troca de e-mails e longas reuniões de revisão.
Aprovação mais rápida: Graças à colaboração on-line, você pode compartilhar uma prévia do itinerário com seu supervisor ou diretamente com o cliente por meio de um link seguro. Eles podem comentar ou solicitar ajustes mais rapidamente. Você recebe uma notificação, faz a alteração imediatamente na plataforma e todos veem o resultado atualizado. Isso evita trocas espalhadas por vários dias apenas para alterar uma etapa — tudo pode ser finalizado com alguns cliques e uma ou duas ligações.
Ao centralizar as informações e simplificar a colaboração, o software economiza seu tempo em cada estágio do ciclo: design, revisão, validação e até pós-venda (por exemplo, se o cliente voltar 6 meses depois para uma viagem similar, você encontrará o projeto anterior instantaneamente na ferramenta).
Um benefício frequentemente subestimado é a padronização dos processos. Isso ajuda indiretamente a economizar tempo ao eliminar tentativas, erros e duplicações:
Modelos de rotas e modelos de documentos: Softwares como o Ezus permitem criar modelos predefinidos. Por exemplo, uma excursão “Clássicos da Itália - 7 dias” que sua agência vende com frequência pode ser salva como modelo. Na próxima vez que um cliente quiser uma viagem semelhante, você não precisa começar do zero: você duplica o modelo, ajusta alguns detalhes (datas, número de viajantes, algumas personalizações) e pronto. Dessa forma, você pode produzir uma cotação personalizada em questão de minutos, onde a primeira elaboração levou horas. O mesmo vale para documentos: você define um modelo de diário de viagem com sua carta gráfica, capas, etc. O software aplica esse modelo a cada novo documento. O software aplica esse modelo a cada novo itinerário gerado. Tudo é perfeito e profissional, sem nenhum esforço extra.
Práticas recomendadas integradas: Ao padronizar, o software também o orienta para que você não esqueça nenhuma etapa. Por exemplo, seu modelo de itinerário padrão já pode conter os títulos essenciais (Dia 1: Chegada, Último dia: Partida etc.). Isso serve como uma lista de verificação e evita a necessidade de repensar a estrutura a cada vez. Menos esquecimento = menos feedback corretivo posteriormente, economizando tempo.
Treinamento mais rápido de novos funcionários: À medida que seus processos são padronizados por meio da ferramenta, um novo agente integrado à equipe aprende mais rapidamente como criar itinerários “no estilo de agência”. O software funciona como uma estrutura: ele sabe onde inserir as informações, como gerar o PDF etc., sem precisar adivinhar ou inventar seu método. Você economiza tempo no treinamento e na correção dos erros dos iniciantes.
Marca e comunicação uniformes: A padronização por meio do software garante que cada itinerário enviado ao cliente tenha a mesma qualidade de apresentação e as mesmas informações abrangentes. Isso evita a necessidade de os clientes irem e voltarem, por exemplo, se receberem um documento incompleto ou mal apresentado e pedirem esclarecimentos. Ao oferecer imediatamente um documento claro, completo e coerente, você reduz o número de perguntas que seus clientes pedem esclarecimentos, economizando ainda mais tempo nas trocas pós-envio.
Em resumo, “padronizar” não significa “tornar todas as viagens idênticas” — pelo contrário, o conteúdo permanece personalizado — mas significa industrializar o método de produção. Sua agência opera no modo “máquina bem lubrificada”, em que cada cotação não exige que você reinvente a roda. Essa eficiência se traduz em uma enorme economia cumulativa de tempo ao longo do ano.
Economizar tempo internamente é ótimo, mas repassá-lo para seus clientes é ainda melhor. O software de criação de itinerários permite que você responda muito mais às solicitações, o que tem um duplo efeito benéfico:
Cotações mais rápidas = mais vendas em potencial: No turismo, responder rapidamente a um cliente potencial geralmente faz a diferença no fechamento da venda. Se, graças à ferramenta, você puder enviar uma proposta no mesmo dia ou no dia seguinte à solicitação do cliente (onde seus concorrentes levarão de 3 a 4 dias), você ganha pontos. Essa reatividade é possível porque você não tem mais medo da “carga de trabalho” envolvida na produção de uma cotação: você sabe que o software facilitará seu trabalho. Por exemplo, um cliente entra em contato com você para uma viagem personalizada à África do Sul. Você já tem módulos e itinerários para esse destino em seu banco de dados. Com apenas alguns cliques, você monta um itinerário personalizado, ajusta algumas atividades e pronto - a cotação estará pronta muito mais cedo. Você impressiona o cliente e aumenta suas chances de conversão.
Ajustes em tempo real: Finalmente, um cliente quer adicionar uma noite extra ou mudar de hotel depois de receber o primeiro itinerário? Não se preocupe: com o software, fazer essa alteração de última hora é rápido e sem riscos. Você modifica os dados (por exemplo, substitui “Hotel A - 2 noites” por “Hotel B - 2 noites”), o resto do programa se recalcula automaticamente (datas, tarifas) e você pode devolver a versão atualizada imediatamente. Novamente, você economiza tempo em comparação com a reformulação manual de documentos, e o cliente gosta de receber sua nova proposta quase instantaneamente.
Comunicação mais fácil: alguns pacotes de software oferecem áreas de clientes ou a possibilidade de interagir por meio da plataforma. Por exemplo, a Ezus oferece uma Área de Passageiros onde os clientes podem consultar seu itinerário on-line, fazer perguntas e validar suas escolhas. Essa comunicação centralizada elimina a necessidade de trocas de e-mail demoradas. Você pode processar os comentários dos clientes mais rapidamente, já que eles estão todos agrupados na linha de discussão do projeto. Melhor comunicação = menos mal-entendidos = menos tempo perdido esclarecendo as coisas.
Resumindo, o tempo que você economiza com o software ajuda a melhorar seu atendimento ao cliente. Você é mais rápido, mais profissional, o que se traduz em clientes satisfeitos e fiéis. E clientes fiéis economizam tempo na prospecção futura (um círculo virtuoso!).
Por último, mas não menos importante - e muitas vezes decisivo - é o tempo que você economiza ao gerenciar crises ou mudanças imprevistas. No setor de turismo, as coisas acontecem rapidamente (cancelamento de voos, novas restrições, mudança de fornecedor...) e uma boa ferramenta ajuda você a reagir sem entrar em pânico:
Atualizações instantâneas em caso de circunstâncias imprevistas: Suponha que, na véspera da partida, um hotel informe que precisa fechar temporariamente e não pode acomodar seus clientes. Sem o software, você teria que recuperar o documento do itinerário, alterar o hotel, possivelmente recalcular o orçamento e enviar a todos os participantes um novo diário de viagem. Com o software de itinerário, você abre o projeto, substitui o hotel no banco de dados e todas as informações relacionadas (preço, detalhes, descrição) são atualizadas no itinerário. Você regenera o registro de viagem atualizado em alguns segundos e o envia. Tempo total mobilizado: talvez 10 minutos, enquanto manualmente levaria facilmente uma hora sob estresse.
Controle de versão e histórico: As ferramentas profissionais geralmente mantêm históricos de versões. Se precisar voltar para uma versão anterior de um itinerário ou verificar o que mudou desde a última comunicação com o cliente, você pode fazer isso facilmente. Isso elimina a necessidade de tentativas e erros demorados.
Eliminação de erros relacionados a modificações: Isso já foi mencionado, mas é crucial em situações imprevistas: o software reduz o número de erros de esquecimento ao modificar algo. Por exemplo, se você excluir uma atividade do Dia 3, não haverá “uma menção por aí” posteriormente no documento, porque tudo está vinculado de forma coerente. Você não precisa perder tempo verificando novamente cada página para garantir que a alteração seja refletida em todos os lugares — a ferramenta cuida disso.
Suporte rápido à tomada de decisões: Finalmente, um bom pacote de software pode integrar painéis ou relatórios que economizam tempo na análise. Por exemplo, para uma viagem em grupo, você pode ver rapidamente o impacto orçamentário da adição de um serviço. Você pode então, diretamente com o cliente no telefone, adaptar o programa ao orçamento dele sem precisar dizer “Eu entrarei em contato com você depois de recalcular”. Isso economiza tempo real e reforça sua imagem como parceiro competente.
Diante de imprevistos, você tem uma rede de segurança que poupa noites inteiras refazendo tudo. Esse tempo economizado em situações de urgência é, sem dúvida, um dos mais valiosos — e muitas vezes a diferença entre uma agência equipada com software moderno e uma agência “antiquada”.
Não há nada como ouvir seus colegas para ilustrar o impacto do software de criação de itinerários na produtividade. Hoje, a Ezus tem mais de 400 clientes de agências de viagens, DMC e operadoras de turismo, mais de 75% dos quais usam a solução diariamente para gerenciar suas férias personalizadas. Aqui estão alguns depoimentos reais da nossa página de depoimentos de clientes:
- Férias em High Point (Operadora de turismo, Reino Unido): “Adoramos usar o Ezus porque ele torna nosso trabalho muito mais fácil e rápido”.
- Esprit basco (DMC, França): “Somos mais produtivos desde que começamos a usar o Ezus!”
- Amanasca (Agence spécialiste, França): “Como poderíamos trabalhar sem ela?!”
Todos esses feedbacks enfatizam a economia de tempo e eficiência proporcionada pela ferramenta. Ao tornar as tarefas mais fáceis e rápidas, softwares como o Ezus permitem que as equipes se concentrem em projetar a experiência do cliente e vender, em vez de na papelada.
De fato, de acordo com um estudo interno, os usuários do Ezus estimam que reduziram o tempo necessário para produzir um itinerário completo em uma média de 3 vezes em comparação com os métodos anteriores. Imagine o que você poderia realizar com todas essas horas economizadas a cada semana: prospectar novos clientes, enriquecer sua oferta ou simplesmente chegar em casa mais cedo à noite!
O software de criação de itinerários não funciona no vácuo: ele geralmente se integra ao resto do seu ecossistema de software. Essa integração também traz uma economia significativa de tempo:
CRM e gerenciamento de clientes: O Ezus, por exemplo, inclui um módulo CRM integrado. Os dados do cliente (perfil do viajante, preferências, histórico de viagens) estão vinculados ao itinerário. Dessa forma, você evita entradas duplas entre sua ferramenta de gerenciamento de clientes e a ferramenta de itinerário. Quando um cliente existente solicita uma cotação, todas as informações dele já estão lá, então não há necessidade de preencher nomes, detalhes de contato etc. novamente.
Módulo de faturamento ou ERP: Cada vez mais programas de software como o nosso oferecem ou se conectam a módulos de faturamento e contabilidade. Depois que a viagem for vendida, os elementos orçados podem gerar automaticamente a fatura, rastrear pagamentos e até mesmo atualizar sua contabilidade. Isso economiza tempo após a venda, no lado administrativo. Não é necessário inserir novamente o que foi vendido em uma fatura do Excel: está tudo integrado.
Ferramentas de comunicação e marketing: Alguns programas de software de itinerário permitem que você exporte conteúdo para seu site ou folhetos. Por exemplo, a descrição do passeio que você criou pode ser publicada em seu site de apresentação por meio de uma integração de API ou widget. Novamente, um único trabalho de entrada serve a vários propósitos, economizando o tempo de “reformatação” do site.
Conectividade com fornecedores (GDS, API do hotel): Finalmente, uma ferramenta conectada pode economizar seu tempo reservando ou bloqueando diretamente determinados serviços. Imagine poder verificar a disponibilidade ou reservar um hotel por meio da integração de API do itinerário com um único clique — isso é muito menos tempo gasto em outras plataformas de reserva.
Ao centralizar todo o fluxo de trabalho de produção de viagens, softwares como o Ezus se tornam um verdadeiro hub para sua agência. Você reduz o número de ferramentas diferentes (e o tempo perdido alternando entre elas). Isso contribui para a economia geral de tempo, desde o primeiro contato com o cliente até a avaliação após a viagem.
Para concluir sobre o lado operacional, aqui estão algumas dicas práticas para agências de viagens que desejam maximizar a economia de tempo oferecida por seu software de criação de itinerários:
Treine você e sua equipe: Uma ferramenta poderosa só revela todo o seu potencial se você dominar suas funcionalidades. Invista algumas horas no início para acompanhar os cursos de treinamento (tutoriais, webinars) oferecidos pela editora. Cada truque que você aprende (por exemplo, duplicar um itinerário existente, importar um lote de dados de fornecedores etc.) economizará seu tempo na produção.
Crie suas próprias bibliotecas personalizadas: Reserve um tempo inicial para preencher seu banco de dados no software: insira os arquivos do hotel, suas atividades principais, seus textos descritivos padrão. No começo, é um pouco trabalhoso, mas, mais tarde, cada novo itinerário será muito mais rápido de montar com base nesses recursos internos. Pense nisso como criar sua própria herança reutilizável.
Use modelos e duplicatas: Não comece do zero se uma viagem parecer uma que você já fez. Use a função “Duplicar” em um itinerário antigo e modifique os elementos necessários. Da mesma forma, crie modelos para e-mails de cotação, programas de amostra, etc., se o software permitir. A padronização acelera seu fluxo de trabalho.
Atualize regularmente seus preços e informações: Uma armadilha seria deixar o banco de dados envelhecer (por exemplo, preços não atualizados, fornecedor obsoleto). Reserve um pouco de tempo para manutenção regularmente (por exemplo, na baixa temporada). Dados atualizados significam cotações rápidas sem precisar procurar as informações certas em outro lugar. Esse é o tempo futuro economizado.
Aproveite o suporte do editor: Se você estiver demorando muito para fazer alguma coisa, ou se achar que um recurso está faltando, entre em contato com o editor (suporte por chat, etc.). Muitas vezes, eles podem fornecer dicas e truques ou sugerir possíveis atualizações. Na Ezus, temos a honra de apoiá-lo diariamente - fazer uma pergunta ao suporte pode desbloquear um problema e economizar um tempo precioso, em vez de precisar procurá-lo sozinho.
Ao aplicar essas melhores práticas, seu ROI em produtividade será maximizado. Lembre-se de que o software de criação de itinerários não é apenas uma compra de computador, é um investimento estratégico para trabalhar com mais eficiência. Cada minuto economizado pode ser reinvestido na satisfação do cliente e no crescimento da agência.
Para agências de viagens, DMCs e operadoras de turismo, adotar um software moderno de criação de itinerários é uma escolha vencedora atualmente. Como vimos, a economia de tempo é evidente em todos os níveis: design automatizado, colaboração mais fácil, maior capacidade de resposta comercial e eliminação de muitas tarefas trabalhosas. Ao aliviar a carga do trabalho administrativo, uma ferramenta como a Ezus permite que você concentre sua energia em seu trabalho real: criar sonhos para seus clientes e fechar mais vendas.
Além de economizar tempo, você também ganha tranquilidade: menos estresse com o cumprimento dos prazos, menos suor ao pensar em um erro em uma cotação e a certeza de oferecer aos seus clientes documentos impecáveis e atualizados. E vamos falar sobre seus clientes: eles sentirão seu maior poder em primeira mão - respostas mais rápidas, propostas mais profissionais - o que fortalecerá a confiança deles em você.
Então, você está pronto para acelerar e economizar o tempo de toda a sua equipe? 💡 Experimente Ezus agora, o software de criação de itinerários aclamado por centenas de agências. Você pode solicitar uma demonstração gratuita e personalizada hoje (botão “Solicitar uma demonstração” em nosso site) para ver em termos concretos como o Ezus pode transformar sua rotina diária. E não hesite em aproveitar nosso teste gratuito para testá-lo em seus próprios projetos de viagem.
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