Uma partida, vários grupos: o modo GIR fatura cada um em separado

Um autocarro, um hotel, um programa comum. E, no entanto, doze famílias que não escolheram as mesmas opções, não pagam o mesmo e esperam cada uma a sua fatura. 🚌

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Em muitas agências, a resposta é um projeto por família, ou um projeto único acompanhado de uma folha de cálculo que reparte os montantes à mão.

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Boa notícia: o modo GIR da Ezus gere vários grupos de viajantes no mesmo projeto, cada um com os seus produtos, o seu orçamento e as suas faturas.

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O problema: uma viagem comum, contas separadas

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Uma partida que reúne famílias, casais ou subgrupos de uma associação coloca sempre a mesma questão: como partilhar a logística sem misturar as contas?

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Duplicar o projeto por grupo multiplica as atualizações. Muda um horário e é preciso corrigi-lo em todo o lado.
Manter um único projeto obriga a repartir os montantes fora da ferramenta, num ficheiro que mais ninguém sabe ler.
O acompanhamento dos recebimentos torna-se confuso. Quem pagou o sinal? Que grupo ainda deve o saldo?
A margem sofre dos dois lados. Ou perde as tarifas negociadas ao separar tudo, ou perde tempo a recalcular.

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O que muda: grupos dentro do projeto, não projetos por grupo 👥

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O modo GIR (Groupement individuel regroupé, ou SIG em inglês) baseia-se na lista de viajantes do seu projeto. Preenche-a à mão, copiando-a de outro projeto ou importando um CSV, e depois ativa o modo grupo.

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Repartir os viajantes

Um atalho cria um grupo por cada viajante não atribuído, num clique: prático quando cada viajante é faturado individualmente.
A atribuição faz-se um a um ou em massa, através da barra de ação «Atribuir a [grupo]».
Um filtro por grupo mostra apenas os viajantes em causa, e a lista abre em ecrã inteiro para as tabelas largas.

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Atribuir os produtos

Construa primeiro o seu programa e crie depois os grupos: o orçamento existente é atribuído automaticamente. A repartição de um produto entre os grupos é proporcional ao número de viajantes de cada um, e pode retirar um produto a um grupo que não beneficia dele.

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No orçamento, a coluna Quantidade passa a três colunas: Fórmula, Pax, Quantidade. Uma seta expande cada linha grupo a grupo para mostrar de onde vem o total. Uma nova variável, T, devolve o número de viajantes do grupo: as suas fórmulas de quantidade adaptam-se à dimensão de cada um.

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Faturar e acompanhar por grupo

Uma fatura por grupo: escolhe o cliente e o grupo, e a Ezus retoma o montante próprio do grupo. Fatura completa ou de sinal, como habitualmente.
Listas de faturas e de pagamentos filtráveis por grupo, com uma coluna Grupo e a possibilidade de reatribuir uma fatura associada ao grupo errado.
Um separador Finanças que funciona por grupo: orçamento, faturado e recebido de cada um.
Suplementos repartidos à sua maneira: taxas de agência ou desconto, em montante ou em percentagem, por viajante ou por grupo.

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Um exemplo concreto

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👉 Uma associação parte para Portugal com 40 pessoas. Mesmo autocarro, mesmo hotel, mas algumas famílias acrescentaram uma excursão e outras não.

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Antes: um projeto para o programa, uma folha de cálculo para repartir os custos, faturas retocadas uma a uma e um lembrete de sinal que obriga a cruzar tudo.

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Agora: um único projeto. Cada família é um grupo, a excursão só é atribuída aos grupos em causa, cada fatura retoma o montante certo e o filtro por grupo mostra quem ainda deve o saldo.

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O que ganha no dia a dia 🚀

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Um único programa para manter. Uma alteração de horário corrige-se uma só vez.
A logística continua partilhada. Um autocarro, tarifas hoteleiras negociadas: a sua margem agradece.
Faturas certas sem cálculos à parte. O montante de cada grupo decorre dos seus produtos.
Um acompanhamento de recebimentos claro. Cada pagamento está associado ao grupo da sua fatura.

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A saber antes de ativar ℹ️

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O modo GIR é útil quando vários subgrupos têm de ser acompanhados e faturados separadamente. Se fatura toda a estadia a uma única entidade (agência revendedora, empresa), um grupo constituído clássico continua a ser mais simples.
Um viajante pertence a um único grupo de cada vez, e uma fatura corresponde a um único grupo.
A fatura continua a ser emitida em nome do cliente do projeto: a associação de um grupo ao seu próprio cliente pagador está em preparação.
Ainda não disponíveis: a margem por grupo, a alteração do grupo de um pagamento já registado e a atribuição de um produto a apenas uma parte de um grupo (nesse caso, ajuste a fórmula).

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