Les emails clients appartiennent au projet, pas à votre boîte mail

Où vit vraiment la conversation avec votre client ? Pas l'itinéraire, pas le budget : la conversation. Les allers-retours qui ont produit le voyage.

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Dans la plupart des agences, la réponse honnête est : dans la boîte mail d'une seule personne. 📥

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Bonne nouvelle : la messagerie Ezus couvre désormais vos clients, plus seulement vos fournisseurs. Les conversations clients sont rattachées au projet et à la fiche client, et visibles par toute votre équipe.

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Le problème : votre projet ne retient que la moitié de son histoire

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Un voyage sur mesure génère des dizaines d'échanges. Le brief initial, l'ajustement de budget, l'hôtel que le client a refusé, l'allergie mentionnée au détour d'une phrase. Quand tout ça dort dans une boîte perso, voilà ce que ça coûte :

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• Votre équipe voit l'itinéraire, pas le raisonnement. Le quoi est documenté, le pourquoi non.
• Chaque passage de relais perd de l'information. Congés, arrêt maladie, départ : vous transférez des chaînes d'emails ou vous reconstituez le contexte de mémoire.
• Le client doit se répéter. Et il le remarque.
• Deux historiques qui ne se croisent jamais. Le volet fournisseur vivait déjà dans Ezus. Le volet client vivait dehors.

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Ce qui change : la conversation client entre dans le projet 💬

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Vous pouvez désormais ouvrir une conversation avec un client, directement depuis Ezus. Les conversations sont automatiquement associées au client et au projet concernés. Concrètement :

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Trois points d'entrée

• Depuis un projet, via l'icône enveloppe du panneau latéral gauche, au niveau global ou au niveau de votre client
• Depuis la fiche client, directement
• Depuis la Messagerie, en basculant du mode Fournisseurs vers le mode Client, puis en cliquant sur le bouton rose Nouvelle conversation

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💡 Si plusieurs contacts sont renseignés pour un client, Ezus cible par défaut le mail du premier contact. Pour en viser un autre, cliquez sur les trois points à droite de celui-ci, puis sur Envoyer un email.

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Un client, plusieurs projets

Une conversation peut être reliée à plusieurs projets à la fois, tout en restant rattachée à un seul client. Idéal pour les clients récurrents dont les échanges dépassent un seul voyage.

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⚠️ Une règle à connaître : un thread peut être lié soit à un ou plusieurs fournisseurs, soit à un client, jamais aux deux en même temps.

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Des emails qui se remplissent tout seuls

Construisez vos modèles une fois, avec des variables qui vont chercher les données du projet et du client. Une variable se compose d'un nom d'attribut entouré de doubles dollars :

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• $$this.contact.first_name$$ renvoie le prénom du contact client à qui vous écrivez
• $$user.first_name$$ renvoie le prénom de l'utilisateur Ezus qui envoie le mail

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Chaque email sort personnalisé. Zéro copier-coller. ✨

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Votre boîte actuelle, pas une deuxième

Utilisez une boîte hébergée par Ezus, ou connectez votre compte Gmail ou Outlook. Avec la synchronisation, les emails envoyés et reçus depuis Ezus apparaissent aussi dans votre boîte habituelle. Personne n'a à changer sa façon de travailler.

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Un exemple concret

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👉 Votre collègue est absent une semaine. Un client appelle pour déplacer un hôtel au jour 4.

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Avant : vous cherchez la conversation, vous ne l'avez pas, vous appelez votre collègue en congés, ou vous demandez au client de vous réexpliquer son propre voyage.

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Maintenant : vous ouvrez le projet, vous lisez l'échange, vous voyez que cet hôtel avait déjà été discuté et pourquoi il avait été retenu. Vous répondez en deux minutes.

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Ce que vous y gagnez au quotidien 🚀

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• Le projet garde sa mémoire. N'importe qui peut reprendre un dossier sans briefing.
• Vous savez si votre proposition a été lue. Les pastilles donnent le statut : rose pour un nouveau message non lu par vous sur Ezus, bleue pour un mail bien envoyé mais pas encore lu par le destinataire, bleu ciel une fois qu'il l'a lu.
• Vos relances sont informées. Vous arrêtez de deviner si la proposition est bien arrivée.
• La boîte reste rangée. Suivez une conversation pour la retrouver dans l'onglet Messages suivis, archivez celles qui sont closes vers Messages archivés, cherchez via la barre de recherche à gauche, et modifiez le ou les projets et le client liés via la roue crantée en haut à droite.

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À savoir avant d'activer ℹ️

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• La messagerie est disponible pour les clients ayant souscrit à l'abonnement Premium
• Aucune limite sur le nombre d'emails envoyés
• L'accès fonctionne en tout ou rien : dès qu'un utilisateur a accès à la fonctionnalité, il peut consulter tous les mails envoyés par tous les membres de l'équipe. C'est ce qui la rend collaborative, mais cela mérite de décider en connaissance de cause qui y a accès.

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Et ce n'est qu'une première étape. Une prochaine version est en travaux : enrichissement du texte (gras, italique, police), signature, brouillons enregistrés et programmation des envois.

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Ramener la conversation là où le travail se fait

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Un dossier voyage, ce n'est pas seulement un itinéraire et un budget. C'est tout ce qui a été dit pour y arriver.

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Tant que ça vit dans une boîte personnelle, la cohérence de votre agence dépend de la disponibilité d'une seule personne. Faire entrer la conversation client dans le projet, c'est un petit changement d'interface et un vrai changement dans la façon dont une équipe travaille.

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📖 Voir comment paramétrer la messagerie côté clients

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👉 Réservez une démo pour voir la messagerie tourner sur vos propres projets.