Experts du voyage que ce soit pour des séjours FIT, Groupes ou même MICE, nous savons que la création d’itinéraire peut être éprouvante. Et avec la reprise tant attendue, mais tumultueuse du tourisme, le quotidien peut sembler “chaotique” en coulisse.
Le voyage dans son essence est un service avec un taux d'abandon de panier souvent élevé; il est donc nécessaire d'avoir une présentation de l'expérience à la hauteur. On peut avoir le plus intéressant des voyages en production, il aura peu de chance d'être expérimenté si on ne sait pas le présenter. Il faut donc que les documents soient bien personnalisés et promus.
De plus, la réactivité joue un rôle fort dans la décision d’achat de vos clients. Répondre à une demande B2C après 48h réduit drastiquement vos chances de vente face à la concurrence toujours plus réactive.
Il est question ici de voir comment améliorer la réactivité des Agents de Voyages dans la présentation toujours plus personnalisée d’un séjour.
Voici en 8 points essentiels, une feuille de route claire vers l'itinéraire sur-mesure parfait.
1/ Identifier les attentes des futurs voyageurs💁🏼
En fonction du secteur dans lequel vous êtes spécialisé, il se peut que vous ayez déjà une idée générale des attentes de vos prospects. Analysez ce qu’ils attendent de vous dès qu’ils entrent en contact avec vous ou votre agence de voyage.
Que cherchent-ils exactement?
- Loisirs?
- Aventure?
- Arts et gastronomies locaux?
- un lieu calme pour pouvoir travailler à distance?
Un peu de tout ça?
Quand ils vous offriront plus de détails sur ce qu'ils attendent de vous, vous serez alors en mesure de filtrer les données et de ne conserver que ce qui leur conviendra.
Un exercice très efficace consiste à “tester” au préalable chacune des activités que vous envisagez d’inclure dans votre proposition. Faites une excursion similaire à celle que vous voulez mettre au point et faites le plein de brochures. Cela vous donnera une idée de qui est déjà proposé sur le marché, et qui pourrait intéresser vos clients. La dernière étape consiste simplement à évaluer ce que vous serez en mesure d’offrir.
2/ Perfectionner le timing de son itinéraire🕘
Assurez-vous qu’aucune de vos activités, ou déplacements ne se chevauchent. Il serait dommage que vos clients manquent un vol ou une promenade en montgolfière, n’est-ce pas? Il est essentiel de faire en sorte que chaque déplacement et activité s’aligne à la perfection avec les étapes qui les précèdent ainsi que celles qui suivent.
C’est un détail important à prendre en compte si vous ne souhaitez pas que la relation que vous entretenez avec vos partenaires ne tourne pas au vinaigre. Soyez à l’heure à chaque étape, que ce soit un repas, un spectacle ou un déplacement. En effet, ce manque d’attention peut générer de mauvais retours et commentaires de la part de vos clients et par conséquent, la détérioration de votre réputation.
Notre logiciel de création d'itinéraire est parfaitement conçue pour vous donner un aperçu clair et détaillé de tous vos projets. Jetez un coup d'œil à notre article sur Les 6 principales fonctionnalités dont votre logiciel de voyage d’incentive à besoin.
3/ Ne pas surcharger l'itinéraire d'activités📚
L’objectif est de présenter à vos prospects un séjour sur-mesure qu’ils apprécieront, et non pas un qu’ils craindront.
Nous savons que vous aurez l’embarras du choix parmi de nombreuses possibilités toutes aussi intéressantes les unes que les autres. Cependant elles ne correspondront pas forcément toutes à l’ambiance que vous souhaitez créer pour l’itinéraire.
Des conflits d’horaires peuvent survenir, ce qui rendra la situation indéniablement stressante et empêchera les voyageurs de profiter pleinement de leur investissement. N’oubliez pas d’inclure aussi, si les activités sont intenses, des moments de détente.
4/ Présenter son itinéraire sur-mesure avec des maps interactives📌
Attiser l’intérêt de vos prospects en leur offrant une vue globale de l’itinéraire qu’ils vont emprunter en indiquant de manière visible chaque étape du voyage sur une carte. Avoir cette carte sous les yeux leur permettra de visualiser le trajet plus facilement, et de prendre une décision plus rapidement.
Choisissez un itinerary-builder qui permet d'intégrer des cartes interactives à votre itinéraire comme celles que Google Maps, ViaMichelin, ou encore Mappy proposent. En plus d'être connues du public, ces trois options affichent aussi les lieux d'intérêt le long de votre itinéraire. Le simple fait de regarder ces cartes les fera voyager plus tôt que prévu.
Jetez un coup d'œil à ce qu'il vous ait possible de produire avec Ezus.
5/ Mettre en évidence les détails importants du voyage🌟
Des études montrent que plus les informations que vous fournissez sont précises, plus vous paraissez professionnel. Mettez toujours en évidence toutes informations cruciales telles que:
- Détails sur le séjour : dates de début et de fin ;
- Détails sur le voyage : Itinéraires, type de transport, informations sur les correspondances, etc ;
- Détails sur l'hébergement : Nom et type d'hébergement, coordonnées complètes des établissements, numéro de réservation, sites web ;
- Détails sur le voyageur : Noms, précisions médicales, numéros d'urgence...
En donnant à vos clients le plus de détails possible, vous éviterez également les allers-retours d’emails inutiles et chronophages.
6/ Illustrer l'itinéraire avec du contenu visuel de haute qualité 📸
Ne négligez pas l’inclusion d’images et vidéos au contenu et à la qualité optimale. Personne n’a envie d’aller voir un film dont les bandes annonces sont médiocres.
Afin d'éveiller la curiosité de vos clients et de vous rapprocher de la signature du devis, il est impératif que vous utilisez des images et vidéos de haute qualité. Avoir une idée de ce qui les attend n’en sera que plus attrayant et convaincant.
L'équipe d'Ezus est friande de sites web tels que Pexels, qui propose des images de qualité libres de droit. Voici un article listant 8 outils numériques qui vous seront indéniablement utiles pour parfaire et promouvoir votre itinéraire.
7/ Indiquer clairement ce qui est inclus ou exclu de la proposition d'itinéraire de voyage📩
Saviez-vous que plus de 90% des clients se plaignent que les agences et agents de voyage incluent dans leurs propositions quelque chose qui n’était pas prévu, ou alors qu’ils omettent carrément une option qu’ils pensaient être inclue? Ce genre de confusion apparaît lorsqu’il existe des ambiguïtés sur ce qui est, et n’est pas inclus.
Epargnez vos clients et vous-même des interrogations inutiles et incluez dans toutes vos propositions finales une partie “inclusions et exclusion”.
Le petit-déjeuner est-il exclu? Mentionnez-le. Une coupe de champagne gratuite à l’arrivée? Mentionnez-le!
Nous offrons plus de détails dans cet article sur Comment bien rédiger une proposition commerciale de voyage.
8/ Testez votre itinéraire🏃🏾
Partez en fam trip (voyage de familiarisation) afin de faire l’expérience de ce que vous comptez vendre. Il n’y a pas de meilleur moyen de connaître la valeur exacte d’un produit que de l’essayer soi-même. C’est également une étape qui vous permettra de revenir avec du contenu de qualité pour la conception de la brochure.
Résumons toutes les étapes encore une fois...
- Rassemblez toutes les informations et document concernant le séjour: rassemblez toutes les informations relatives au voyage à venir, qu'il s'agisse d'e-mails pertinents, de billets, de brochures, de photos, etc. Ayez votre navigateur web préféré ouvert sur votre ordinateur, tablette ou smartphone pour des recherches rapides.
- Ouvrez un document vierge sur votre éditeur ou le logiciel de votre choix : Microsoft Word, Power Point, Ezus ? 😏 (Nous avons de nombreux templates totalement personnalisables parmi lesquels vous pourrez faire votre choix).
- Relisez votre travail: Accordez-vous un moment loin du projet (raisonnablement), revenez-y jeter un coup d'œil neuf, et pourquoi pas demander à un autre agent de voyage de relire le document. Faites des ajustements si nécessaire, et enfin, transmettez la proposition à votre client.
CONSEIL BONUS: Passez au digital! 💻📱
Les itinéraires en ligne, bien que déjà populaires, seront très bientôt incontournables. En présentant à vos prospects une proposition d’itinéraire en ligne, vous pouvez leur offrir le meilleur des deux mondes: un bel itinéraire téléchargeable à imprimer, ainsi qu’un autre en ligne auquel ils pourront accéder depuis n’importe quel appareil connecté, à tout moment, partout dans le monde…
N’hésitez pas à lire notre article sur les 5 applications que vos clients apprécieront avant, pendant et après leur voyage.
Et n’oubliez pas de jeter un coup d'œil à nos exemples d’itinéraires pour vous inspirer.
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