Ein Bus, ein Hotel, ein gemeinsames Programm. Und doch zwölf Familien, die nicht dieselben Optionen gewählt haben, nicht denselben Betrag zahlen und jeweils eine eigene Rechnung erwarten. 🚌
In vielen Reisebüros heißt die Antwort: ein Projekt pro Familie oder ein einziges Projekt mit einer Tabelle, die die Beträge von Hand aufteilt.
Die gute Nachricht: Der Ezus-GIR-Modus verwaltet mehrere Reisegruppen im selben Projekt, jede mit eigenen Leistungen, eigenem Budget und eigenen Rechnungen.
Das Problem: eine gemeinsame Reise, getrennte Abrechnungen
Eine Abreise, die Familien, Paare oder Untergruppen eines Vereins zusammenbringt, wirft immer dieselbe Frage auf: Wie bündelt man die Logistik, ohne die Abrechnungen zu vermischen?
- Das Projekt für jede Gruppe zu duplizieren vervielfacht die Aktualisierungen. Ein Zeitplan ändert sich, und Sie müssen ihn überall korrigieren.
- Ein einziges Projekt zu behalten zwingt Sie, die Beträge außerhalb des Tools aufzuteilen, in einer Datei, die sonst niemand lesen kann.
- Die Zahlungsverfolgung wird unscharf. Wer hat seine Anzahlung geleistet? Welche Gruppe schuldet noch die Restzahlung?
- Ihre Marge leidet in beiden Fällen. Entweder verlieren Sie Ihre verhandelten Preise, weil Sie alles aufteilen, oder Sie verlieren Zeit mit dem Neuberechnen.
Was sich ändert: Gruppen innerhalb des Projekts statt ein Projekt pro Gruppe 👥
Der GIR-Modus (Groupement individuel regroupé, im Englischen SIG, Semi-Independent Group) baut auf der Reisendenliste Ihres Projekts auf. Sie füllen sie von Hand aus, kopieren sie aus einem anderen Projekt oder importieren eine CSV-Datei und aktivieren dann den Gruppenmodus.
Reisende Gruppen zuweisen
- Eine Verknüpfung erstellt mit einem Klick eine Gruppe pro nicht zugewiesenem Reisenden: praktisch, wenn jeder Reisende einzeln abgerechnet wird.
- Die Zuweisung funktioniert einzeln oder gesammelt über die Aktionsleiste „Einer Gruppe zuweisen [Gruppe]“.
- Ein Gruppenfilter zeigt nur die relevanten Reisenden, und die Liste lässt sich für breite Tabellen im Vollbild öffnen.
Leistungen zuweisen
Bauen Sie zuerst Ihr Programm auf und erstellen Sie danach Ihre Gruppen: Das bestehende Budget wird automatisch zugewiesen. Jede Leistung wird im Verhältnis zur Anzahl ihrer Reisenden auf die Gruppen verteilt, und Sie können eine Leistung aus einer Gruppe entfernen, die sie nicht nutzt.
Im Budget wird die Spalte Menge zu drei Spalten: Formel, Pax, Menge. Ein Pfeil klappt jede Zeile gruppenweise auf und zeigt, woher die Summe stammt. Eine neue Variable, T, liefert die Anzahl der Reisenden in der Gruppe: Ihre Mengenformeln passen sich der Größe jeder Gruppe an.
Nach Gruppen abrechnen und verfolgen
- Eine Rechnung pro Gruppe: Sie wählen den Kunden und die Gruppe, und Ezus übernimmt den eigenen Betrag dieser Gruppe. Vollständige Rechnung oder Anzahlungsrechnung, wie gewohnt.
- Rechnungs- und Zahlungslisten, die sich nach Gruppen filtern lassen, mit einer Spalte Gruppe und der Möglichkeit, eine Rechnung neu zuzuweisen, die mit der falschen Gruppe verknüpft ist.
- Ein Reiter Finanzen, der gruppenweise arbeitet: Budget, in Rechnung gestellt und eingegangen für jede Gruppe.
- Zusatzposten, so aufgeteilt, wie Sie es wollen: Agenturgebühren oder Rabatte, als Betrag oder Prozentsatz, pro Reisendem oder pro Gruppe.
Ein Beispiel aus der Praxis
👉 Ein Verein mit 40 Personen reist nach Portugal. Gleicher Bus, gleiches Hotel, aber manche Familien haben einen Ausflug dazugebucht und andere nicht.
Vorher: ein Projekt für das Programm, eine Tabelle zur Kostenaufteilung, einzeln bearbeitete Rechnungen und eine Anzahlungserinnerung, bei der man alles gegenprüfen muss.
Jetzt: ein einziges Projekt. Jede Familie ist eine Gruppe, der Ausflug wird nur den betroffenen Gruppen zugewiesen, jede Rechnung zeigt den richtigen Betrag, und der Gruppenfilter zeigt, wer die Restzahlung noch schuldet.
Was Sie im Alltag gewinnen 🚀
- Ein Programm, das Sie pflegen. Eine Änderung im Zeitplan wird einmal korrigiert.
- Die Logistik bleibt gebündelt. Ein Bus, verhandelte Hotelpreise: Ihre Marge profitiert.
- Korrekte Rechnungen ohne Nebenrechnungen. Der Betrag jeder Gruppe ergibt sich aus ihren Leistungen.
- Klare Zahlungsverfolgung. Jede Zahlung ist mit der Gruppe auf ihrer Rechnung verknüpft.
Gut zu wissen, bevor Sie ihn aktivieren ℹ️
- Der GIR-Modus ist sinnvoll, wenn mehrere Untergruppen getrennt verfolgt und abgerechnet werden müssen. Wenn Sie die gesamte Reise an eine einzige Stelle abrechnen (Wiederverkäufer-Agentur, Unternehmen), bleibt eine klassische vorformierte Gruppe einfacher.
- Ein Reisender gehört immer nur zu einer Gruppe, und eine Rechnung entspricht nur einer Gruppe.
- Rechnungen werden weiterhin auf den Namen des Projektkunden ausgestellt: Die Verknüpfung einer Gruppe mit ihrem eigenen zahlenden Kunden ist in Arbeit.
- Noch nicht verfügbar: Marge pro Gruppe, Ändern der Gruppe einer bereits erfassten Zahlung und Zuweisen einer Leistung nur an einen Teil einer Gruppe (passen Sie stattdessen die Formel an).
Bündeln, ohne zu vermischen
Bei Gruppenreisen kommt es auf das Gleichgewicht an: teilen, was in der Gruppe weniger kostet, und trennen, was jeder Einzelne zahlt.
Mit dem GIR-Modus passt dieses Gleichgewicht in ein einziges Projekt. Das Programm ist gemeinsam, die Abrechnungen gehören jeder Gruppe.
📖 So verwalten Sie Ihre Gruppen mit dem GIR-Modus
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