Una partenza, più gruppi: la modalità GIR fattura ciascuno a parte

Un pullman, un hotel, un programma comune. Eppure, dodici famiglie che non hanno scelto le stesse opzioni, non pagano la stessa cifra e aspettano ciascuna la propria fattura. 🚌

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In molte agenzie, la risposta è un progetto per famiglia, oppure un progetto unico affiancato da un foglio di calcolo che ripartisce gli importi a mano.

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Buone notizie: la modalità GIR di Ezus gestisce più gruppi di viaggiatori nello stesso progetto, ognuno con i suoi prodotti, il suo budget e le sue fatture.

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Il problema: un viaggio comune, conti separati

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Una partenza che riunisce famiglie, coppie o sottogruppi di un'associazione pone sempre la stessa domanda: come condividere la logistica senza mescolare i conti?

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Duplicare il progetto per ogni gruppo moltiplica gli aggiornamenti. Cambia un orario e bisogna correggerlo ovunque.
Tenere un solo progetto vi obbliga a ripartire gli importi fuori dallo strumento, in un file che nessun altro sa leggere.
Il monitoraggio degli incassi diventa confuso. Chi ha versato l'acconto? Quale gruppo deve ancora saldare?
Il margine ne risente in ogni caso. O perdete le tariffe negoziate separando tutto, o perdete tempo a ricalcolare.

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Cosa cambia: gruppi nel progetto, non progetti per gruppo 👥

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La modalità GIR (Groupement individuel regroupé, o SIG in inglese) si basa sulla lista dei viaggiatori del vostro progetto. La compilate a mano, copiandola da un altro progetto o importando un CSV, poi attivate la modalità gruppo.

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Ripartire i viaggiatori

Una scorciatoia crea un gruppo per ogni viaggiatore non assegnato, in un clic: comoda quando ogni viaggiatore viene fatturato singolarmente.
L'assegnazione si fa uno alla volta o in blocco, tramite la barra d'azione «Assegna a [gruppo]».
Un filtro per gruppo mostra solo i viaggiatori interessati, e la lista si apre a schermo intero per le tabelle larghe.

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Assegnare i prodotti

Costruite prima il vostro programma, poi create i gruppi: il budget esistente viene assegnato automaticamente. La ripartizione di un prodotto tra i gruppi è proporzionale al numero di viaggiatori di ciascuno, e potete togliere un prodotto a un gruppo che non ne usufruisce.

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Nel budget, la colonna Quantità diventa tre colonne: Formula, Pax, Quantità. Una freccia espande ogni riga gruppo per gruppo per mostrare da dove viene il totale. Una nuova variabile, T, restituisce il numero di viaggiatori del gruppo: le vostre formule di quantità si adattano alle dimensioni di ciascuno.

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Fatturare e monitorare per gruppo

Una fattura per gruppo: scegliete il cliente e il gruppo, Ezus riprende l'importo proprio del gruppo. Fattura completa o di acconto, come sempre.
Liste di fatture e pagamenti filtrabili per gruppo, con una colonna Gruppo e la possibilità di riassegnare una fattura collegata al gruppo sbagliato.
Una scheda Finanze che ragiona per gruppo: budget, fatturato e incassato per ciascuno.
Supplementi ripartiti a modo vostro: spese d'agenzia o sconto, in importo o in percentuale, per viaggiatore o per gruppo.

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Un esempio concreto

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👉 Un'associazione parte in 40 per il Portogallo. Stesso pullman, stesso hotel, ma alcune famiglie hanno aggiunto un'escursione e altre no.

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Prima: un progetto per il programma, un foglio di calcolo per ripartire i costi, fatture ritoccate una per una e un sollecito di acconto che richiede di incrociare tutto.

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Ora: un solo progetto. Ogni famiglia è un gruppo, l'escursione è assegnata solo ai gruppi interessati, ogni fattura riporta l'importo giusto e il filtro per gruppo mostra chi deve ancora saldare.

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Cosa ci guadagnate ogni giorno 🚀

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Un solo programma da gestire. Un cambio di orario si corregge una volta sola.
La logistica resta condivisa. Un pullman, tariffe alberghiere negoziate: il vostro margine ne beneficia.
Fatture corrette senza calcoli a parte. L'importo di ogni gruppo deriva dai suoi prodotti.
Un monitoraggio degli incassi chiaro. Ogni pagamento è collegato al gruppo della sua fattura.

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Da sapere prima di attivarla ℹ️

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La modalità GIR serve quando più sottogruppi devono essere seguiti e fatturati separatamente. Se fatturate l'intero soggiorno a un solo soggetto (agenzia rivenditrice, azienda), un gruppo precostituito classico resta più semplice.
Un viaggiatore appartiene a un solo gruppo alla volta, e una fattura corrisponde a un solo gruppo.
La fattura resta intestata al cliente del progetto: il collegamento di un gruppo al proprio cliente pagante è in preparazione.
Non ancora disponibili: il margine per gruppo, la modifica del gruppo di un pagamento già registrato e l'assegnazione di un prodotto solo a una parte di un gruppo (in quel caso modificate la formula).

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